С 1 января 2026 г. в России завершится переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на активную цифровизацию кадровой службы, бумажная трудовая книжка останется официальным документом для тех, кто не подписал отказ от неё. Ниже разберём, что это значит на практике, какие требования и как правильно хранить бумажный вариант.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. В ней фиксируются даты начала и окончания работы, должности, начисленные зарплаты, отчисления в пенсионный фонд и другие сведения, важные как для работодателя, так и для работника.
Ключевые функции:
- Подтверждение стажа при получении пенсии.
- Документ для оформления трудовых договоров и изменений.
- Справка для получения кредитов, виз, водительских прав и др.
- История трудовой деятельности при смене работодателя.
История перехода на электронный формат
| Дата | Событие |
|---|---|
| 2020 г. | Введён закон «О трудовой книжке» (электронный формат). |
| 2021 г. | HR‑специалисты обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. |
| 2023 г. | Проведён законопроект об электронных трудовых книжках. |
| 2026 г. | Завершается переходный период; бумажная книга остаётся при отсутствии отказа. |
Что произойдёт после 1 января 2026 г.?
После окончания переходного периода:
- Работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки, если работник не подписал отказ.
- Если работник не подписал отказ, бумажная трудовая книжка будет сохраняться как резервный документ.
- Обе версии могут использоваться одновременно, но официальный статус принадлежит только электронному документу.
- Бумажная книга будет храниться в офисе работодателя и передаваться работнику по его запросу.
Права и обязанности сторон
- Работник:
- Может подписать отказ от бумажной книги в письменной форме.
- Обязан хранить электронный документ в личном кабинете работодателя.
- При необходимости может запросить копию бумажной книги.
- Работодатель:
- Обязан вести электронную трудовую книжку.
- При отсутствии отказа сохранять бумажную книгу в надёжном месте.
- Обеспечивать доступ работнику к копиям по запросу.
Как правильно хранить бумажную трудовую книжку?
Несмотря на цифровизацию, бумажный вариант всё ещё важен. Вот несколько рекомендаций:
- Защита от влаги и огня — хранить в сухом, защищённом от прямых солнечных лучей месте.
- Использовать пластиковый чехол или папку с защитой от пыли.
- Регулярно проверять состояние страниц и при необходимости заменять повреждённые.
- Сохранять в системе учёта (например, в базе данных кадровой службы) с указанием местоположения.
- При транспортировке использовать защищённый кейс.
Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовой книжки
| Фактор | Бумажная | Электронная |
|---|---|---|
| Доступность | Требует физического присутствия | Доступ из любого места с интернетом |
| Безопасность | Риск потери, повреждения, кражи | Защита паролем, шифрование |
| Срок хранения | 30 лет после увольнения | Те же сроки, но в цифровом виде |
| Юридическая сила | Традиционный документ, признанный всеми органами | Юридически признан, но может потребоваться подтверждение в бумажном виде в некоторых случаях |
| Экологичность | Потребляет бумагу и печатные материалы | Отсутствие бумажных отходов |
Практические рекомендации для сотрудников
- Проверьте, подписали ли вы отказ от бумажной книги. Если нет, вы автоматически сохраняете её.
- Сохраняйте электронный документ в личном кабинете работодателя и регулярно проверяйте его актуальность.
- Запросите копию бумажной книги в случае необходимости (например, при оформлении кредита).
- Если вы работаете в сфере, где бумажная книга обязательна (например, в государственных учреждениях), убедитесь, что она хранится в надёжном месте.
- При смене работодателя передайте копию бумажной книги новому работодателю.
Переход на электронные трудовые книжки, важный шаг к цифровизации кадровой службы. Однако бумажная трудовая книжка останется официальным документом до конца 2026 г. и далее, если работник не подписал отказ. Это обеспечивает гибкость и безопасность: в случае технических сбоев или юридических вопросов бумажный вариант всегда будет доступен.
Для успешного перехода важно:
- Понимать свои права и обязанности.
- Обеспечивать надёжное хранение бумажной книги.
- Следить за актуальностью электронного документа.
Таким образом, даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остаётся важным элементом кадровой документации, обеспечивая надёжность и юридическую силу ваших трудовых прав.