С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что работники и работодатели должны определиться с форматом ведения трудовой документации: бумажный, электронный или их сочетание. В данной статье мы подробно рассмотрим, как оформить заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, предоставим образцы документов и разъясним ключевые моменты.

Правовые основы ведения трудовых книжек в 2026 году

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н), с 2026 года:

• Работодатель ведет сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (в системе СЗВ-ТД или аналогичной)
• Бумажная трудовая книжка сохраняется только по желанию работника
• При выборе электронного формата бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью
• Работодатель не несет ответственности за бумажную трудовую книжку после ее выдачи

Что говорит закон о выборе формата?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ:

1. Работник имеет право выбрать:
   • Ведение трудовой книжки только в электронном виде
   • Совместное ведение в бумажном и электронном формате
   • Ведение только в бумажном формате (по согласованию с работодателем)
2. Работодатель обязан:
   • Вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех работников
   • Выдать бумажную трудовую книжку на руки при наличии заявления работника
   • Сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление о выборе формата ведения трудовой книжки подается:

• При приеме на работу (в первый рабочий день)
• При изменении ранее выбранного формата
• В случае возврата к бумажному формату (если ранее был выбран электронный)

Образцы заявлений

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Заявление об изменении формата ведения трудовой книжки

Как правильно оформить заявление?

При составлении заявления необходимо:

• Указать полные данные работника: ФИО, дата рождения, паспортные данные
• Четко сформулировать просьбу: какой формат ведения трудовой книжки выбирается
• Указать нормативную базу: сослаться на статью 66 или 66.1 ТК РФ
• Подписать и датировать документ
• Получить копию заявления с отметкой о принятии

Запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат

При выдаче бумажной трудовой книжки работнику с выбранным электронным форматом в нее вносится следующая запись:

Эта запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Ответственность работодателя после выдачи бумажной трудовой книжки

После выдачи бумажной трудовой книжки на руки:

• Работодатель не несет ответственности за сохранность и ведение бумажной трудовой книжки
• Все изменения в трудовой деятельности вносяться только в электронный формат
• При необходимости работник может запросить дубликат бумажной трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажному формату, если уже выбран электронный?

Да, работник может изменить свое решение. Для этого необходимо подать новое заявление о переходе на бумажный формат ведения трудовой книжки.

Нужно ли делать запись в бумажной трудовой книжке при выборе электронного формата?

Да, обязательно. В бумажной трудовой книжке делается запись о переходе на электронный формат с указанием даты.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Заявление должно быть принято и зарегистрировано. При отказе можно обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Можно ли вести трудовую книжку и в бумажном, и в электронном формате одновременно?

Да, это допускается. Работник может выбрать такой вариант, если работодатель согласен.

Рекомендации экспертов

Специалисты рекомендуют:

• Подавать заявление при приеме на работу ⎼ это позволит избежать спорных ситуаций
• Получать копию заявления с отметкой о принятии ⎼ это подтвердит факт подачи
• Следить за изменениями в законодательстве ⎼ правила могут обновляться
• Сохранять все документы ‒ заявления и копии должны храниться в личном деле работника
• При возникновении вопросов обращаться к специалистам ‒ кадровикам или юристам

С 2026 года ведение трудовых книжек в России претерпело значительные изменения. Работники получили право выбирать формат ведения сведений о трудовой деятельности: бумажный, электронный или их сочетание. Для этого необходимо подать соответствующее заявление работодателю.

Важно помнить, что:

1. Заявление должно быть подано в письменной форме
2. При выборе электронного формата бумажная трудовая книжка выдается на руки с соответствующей записью
3. Работодатель не несет ответственности за бумажную трудовую книжку после ее выдачи
4. Работник может изменить свое решение в любой момент

Своевременное оформление заявления позволит избежать спорных ситуаций и обеспечит корректное ведение трудовой документации.