Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный способ ведения кадрового учета, который заменил традиционную бумажную форму. С 2020 года ЭТК стали обязательным элементом кадровой документации в России, а с 2021 года новые сотрудники получают только электронную форму. В облачном сервисе 1С:Фреш реализован удобный модуль 1С:ЭТК, позволяющий полностью автоматизировать процесс создания, ведения и сдачи отчётности.

Содержание статьи

1. Законодательные основы и сроки внедрения
2. Что представляет собой сервис 1С:ЭТК в облаке 1С:Фреш
3. Как подключить и настроить модуль ЭТК
4. Автоматизация кадровых документов
5. Заполнение раздела 1.1 в ЕФС‑1 через 1С:ЗУП
6. Отчётность (СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑Ф)
7. Практические советы и типичные ошибки
8. FAQ

Законодательные основы и сроки внедрения

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках» – определяет порядок создания, хранения и передачи ЭТК.
• С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников.
• С 1 января 2021 г. новые приёмы на работу оформляются только в электронном виде – бумажные книжки более не выдаются.
• Сдача ЕФС‑1 (единый формуляр сведений о приёме, переводе и увольнении) стала обязательной для всех работодателей, а раздел 1.1 – Электронная трудовая книжка обязателен к заполнению.

Эти требования делают автоматизацию в 1С не просто удобством, а необходимостью для соблюдения законодательства;

Что представляет собой сервис 1С:ЭТК в облаке 1С:Фреш

Сервис 1С:Электронные трудовые книжки (ЭТК) в рамках облачной платформы 1С:Фреш объединяет несколько ключевых функций:

• Создание и ведение ЭТК – каждый сотрудник получает уникальный номер и QR‑код, по которому можно просмотреть запись в личном кабинете.
• Автоматическое формирование кадровых документов – приказы о приёме, переводе, увольнении, заявления сотрудников, трудовые договоры.
• Интеграция с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия – данные о сотрудниках автоматически передаются в расчётный модуль и в форму ЕФС‑1.
• Поддержка электронного подписания – документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) без выхода из системы.
• Экспорт в ФГИС «Электронные трудовые книжки» – один клик отправляет сведения в Федеральный государственный информационный ресурс.
• Уведомления и напоминания – система автоматически информирует о предстоящих событиях (проверка сроков, необходимость сдачи отчётности).

Все операции происходят в облаке, поэтому доступ к ЭТК есть у руководителей, бухгалтеров и самих сотрудников из любой точки с интернет‑соединением.

Как подключить и настроить модуль ЭТК в 1С:Фреш

Шаг 1. Подписка на сервис

1. В личном кабинете 1С:Фреш перейдите в раздел «Приложения» → «Электронные трудовые книжки».
2. Нажмите кнопку «Подключить» и выберите тарифный план (базовый – до 50 сотрудников, расширенный – до 200 и т.д.).
3. Подтвердите оплату и дождитесь активации (обычно в течение 5–10 минут).

Шаг 2. Настройка реквизитов организации

1. Откройте «Настройки → Организация».
2. Введите ИНН организации – система автоматически подтянет название, КПП, ОКТМО и другие реквизиты из ЕГРЮЛ.
3. Укажите контактные данные ответственного лица (ФИО, телефон, e‑mail) – они будут отображаться в ЭТК.

Шаг 3. Создание шаблонов документов

В разделе «Кадровый документооборот» выберите «Шаблоны» и настройте типовые формы:

• Приказ о приёме на работу
• Трудовой договор (полный и срочный)
• Приказ о переводе
• Приказ об увольнении
• Заявление сотрудника

Для каждого шаблона можно задать подписи (КЭП) и автозаполнение реквизитов (ИНН, ОКВЭД, банковские реквизиты).

Шаг 4. Связывание с 1С:ЗУП

1. В «Настройки → Интеграция» включите переключатель «Синхронизация с 1С:ЗУП».
2. Укажите путь к базе 1С:ЗУП (если используется отдельный сервер) или выберите «Облачная интеграция».
3. Сохраните настройки – система выполнит тестовую синхронизацию и покажет список сотрудников, найденных в обеих базах.

Шаг 5. Тестовый запуск

Создайте тестового сотрудника, оформите приём через «Кадровый документооборот → Приём» и проверьте, что запись появилась в ЭТК, а также в разделе «Отчётность → ЕФС‑1».

Автоматизация кадровых документов

4.1 Приём на работу

1. Перейдите в «Кадровый документооборот → Приём».
2. Выберите сотрудника из справочника «Сотрудники» или создайте нового.
3. Заполните поля: дата приёма, должность, ставка, график работы.
4. Нажмите «Сформировать приказ» – система автоматически подставит реквизиты организации и создаст приказ в формате PDF.
5. Подпишите приказ КЭП (если требуется) и отправьте сотруднику по e‑mail.
6. Система автоматически создаст запись в ЭТК (вкладка «Трудовая книжка»).

4.2 Перевод и изменение условий труда

Процедура аналогична приёму, но в пункте «Тип операции» выбирается «Перевод». Система сохраняет историю всех изменений в ЭТК, что позволяет в любой момент просмотреть полную хронологию.

4.3 Увольнение

1. Откройте карточку сотрудника → «Увольнение».
2. Укажите дату увольнения, причину, расчётные документы.
3. Система сформирует приказ об увольнении и автоматически закроет запись в ЭТК (вкладка «Запись закрыта»).
4. При необходимости система сформирует расчетный лист и отправит его в 1С:Бухгалтерию.

4.4 Заявления сотрудников

Сотрудники могут отправлять заявления через личный кабинет (мобильное приложение или веб‑интерфейс). Все заявления попадают в очередь согласования, где их может одобрить руководитель или бухгалтер.

Заполнение раздела 1.1 в ЕФС‑1 через 1С:ЗУП

Раздел 1.1 – Электронная трудовая книжка в форме ЕФС‑1 заполняется автоматически, если включена интеграция с модулем ЭТК.

Пошаговая инструкция

1. Откройте «Отчётность → ЕФС‑1» в 1С:ЗУП.
2. Выберите период (обычно – текущий месяц).
3. Нажмите кнопку «Обновить данные» – система получит информацию о новых, переведённых и уволенных сотрудниках.
4. В таблице появятся строки с пометкой «ЭТК – Да» (если у сотрудника есть электронная книжка) или «ЭТК – Нет» (для сотрудников, у которых книжка ещё не заведена).
5. Проверьте корректность заполнения полей: номер ЭТК, дата начала записи, дата окончания (при увольнении).
6. Сохраните форму и отправьте в Пенсионный фонд России через «Отправить в ПФР».

Важно: если в системе обнаружены несоответствия (например, отсутствие номера ЭТК), система выдаст сообщение об ошибке и предложит открыть карточку сотрудника для корректировки.

Отчётность (СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑Ф)

Сервис 1С:ЭТК генерирует все необходимые формы статистической отчётности в автоматическом режиме.

• СЗВ‑ТД – сведения о трудовых ресурсах, формируется раз в квартал.
• СЗВ‑М – сведения о среднемесячной заработной плате, формируется ежемесячно.
• СЗВ‑Ф – сведения о выплатах в фонд обязательного медицинского страхования.

Как сформировать отчёт

1. Перейдите в «Отчётность → Статистическая отчётность».
2. Выберите нужный тип отчёта (СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑Ф).
3. Укажите период и нажмите «Сформировать».
4. Система автоматически соберёт данные из ЭТК, расчётных листов и бухгалтерского учета.
5. Отчёт можно экспортировать в XML/Excel или отправить напрямую в ФГИС через кнопку «Отправить в ФГИС».

Все отчёты сохраняются в истории, что упрощает проверку и аудит.

Практические советы и типичные ошибки

• Регулярно проверяйте синхронизацию. Настройте автоматический запуск задачи «Синхронизация ЭТК ↔ 1С:ЗУП» каждый вечер.
• Не забывайте про КЭП. При оформлении приказов и договоров используйте квалифицированную электронную подпись – иначе документ будет отклонён ПФР.
• Контроль уникальности номеров ЭТК. При импорте сотрудников из внешних систем проверьте, что у каждого сотрудника уже есть уникальный номер в поле «Номер ЭТК».
• Заполняйте обязательные реквизиты. В карточке сотрудника обязательно указывайте ИНН, СНИЛС, дату рождения – без этих данных невозможно сформировать запись в ФГИС.
• Отслеживание сроков сдачи ЕФС‑1. Система посылает напоминание за 5 дней до крайнего срока. Не откладывайте отправку – штрафы за просрочку могут достигать 5 000 руб.
• Тестовый режим. При первом подключении используйте «Тестовый режим» (sandbox) – это позволит проверить работу без реального взаимодействия с ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли использовать ЭТК без облака 1С:Фреш?

Да, существует локальная версия 1С:ЭТК, однако в ней отсутствует автоматическая синхронизация с ФГИС и мобильный доступ. Облачный сервис 1С:Фреш рекомендуется для малого и среднего бизнеса.

Вопрос: Какой тип подписи требуется?

Для отправки данных в ПФР и формирования официальных кадровых документов требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

Вопрос: Что делать, если сотрудник уходит, а запись в ЭТК не закрывается?

Откройте карточку сотрудника, проверьте статус «Уволен». Если статус установлен, но запись не закрылась, нажмите кнопку «Обновить статус ЭТК» в разделе «Трудовая книжка». При повторных ошибках обратитесь в техподдержку 1С.

Вопрос: Можно ли импортировать сотрудников из Excel?

Да. В разделе «Справочники → Сотрудники» нажмите «Импорт из CSV/Excel». При импорте укажите колонку «НомерЭТК», иначе система сгенерирует новые номера автоматически.

Вопрос: Как обеспечить конфиденциальность данных?

Облачный сервис 1С:Фреш использует шифрование TLS 1.3, а доступ к ЭТК регулируется ролями (руководитель, бухгалтер, сотрудник). Рекомендуется включить двухфакторную аутентификацию (2FA) для всех пользователей.

Внедрение электронных трудовых книжек через 1С:Фреш – это не только соответствие современным требованиям законодательства, но и значительное упрощение кадрового учёта. Автоматическое формирование приказов, синхронизация с 1С:ЗУП, мгновенная сдача ЕФС‑1 и готовые отчёты СЗВ позволяют сосредоточиться на стратегических задачах бизнеса, а не на рутине.

Следуя описанным в статье шагам, вы сможете быстро настроить сервис, избежать типичных ошибок и обеспечить надёжный, прозрачный и полностью электронный кадровый процесс в своей организации.

Если после внедрения возникнут вопросы, обратитесь к официальной документации 1С или к партнёрам, специализирующимся на поддержке 1С:Фреш.