С 2021 года все кадровые специалисты обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершён переходный период, и от этого момента электронный формат становится обязательным для всех сотрудников, включая тех, кто работает по совместительству. В этой статье разберём, как правильно оформить трудовой договор с совместителем, как вести его ЭТК и какие нюансы стоит учитывать работодателю и работнику.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовом стаже, должностях, зарплате, отработанных днях и т.д.
• ЭТК хранится в Единый государственный реестр сотрудников (ЕГРС) и доступна работнику и работодателю через портал госуслуг.
• Переход на ЭТК исключает риск потери бумажной трудовой книжки и упрощает контроль за трудовым стажем.
• С 2026 года переходный период завершён, и от этого момента все трудовые книжки обязаны быть в электронном виде.

Кто обязан вести ЭТК?

Обязанность ведения ЭТК возлагается на работодателя. Это касается:

• Штатных сотрудников
• Внутренних совместителей (работники, которые одновременно работают в разных подразделениях одной организации)
• Внешних совместителей (работники, которые работают в разных организациях)

Для всех видов сотрудников ЭТК должна содержать одинаковую информацию: дата начала работы, должность, оклад, часы работы, даты увольнения и т.д.

Трудовой договор с совместителем

Нужно ли заключать договор?

Да, в соответствии с ФЗ № 149‑ФЗ «Об обязательном использовании электронных трудовых книжек» и Трудовым кодексом РФ, любой сотрудник, включая совместителя, должен иметь письменный трудовой договор;

Как правильно заполнить контракт?

• Основные реквизиты:
  • ФИО сотрудника и работодателя
  • Адреса
  • Дата заключения договора
  • Дата начала работы
  • Должность и описание обязанностей
  • Время работы (количество часов в неделю)
  • Оклад и порядок расчёта
  • Срок действия договора (если он ограничен)
  • Условия расторжения договора
• Специфика совместительства:
  • Указание, что сотрудник работает в нескольких подразделениях/организациях
  • Согласование суммарного количества рабочих часов (не более 100 % от полной ставки)
  • Указание, что каждая часть работы оформляется отдельным договором, но все они регистрируются в одной ЭТК
• Подписи: договор подписывается обеими сторонами. В электронном виде можно использовать цифровой сертификат.
• Сохранение: копия договора хранится в электронном архиве работодателя и в ЭТК.

Как оформить договор в электронном виде?

В большинстве случаев работодатели используют платформу «Электронный сервис трудовой книжки» (ESRK) или портал ФСС/ПФР. Процесс выглядит так:

1. Создайте электронный договор в формате PDF.
2. Подпишите его с помощью цифрового сертификата.
3. Загрузите договор в систему ЭТК.
4. Система автоматически добавит запись о начале работы в ЭТК.
5. Работник получит уведомление о регистрации в портале госуслуг.

Особенности ведения ЭТК для совместителей

• Разделение записей: каждая часть работы (например, работа в отделе продаж и работа в отделе маркетинга) регистрируется как отдельный «период работы».
• Суммарные часы: при расчёте стажа учитываются все часы, отработанные в разных договорах. Если суммарные часы превышают 100 % от полной ставки, работник считается «полноценным» сотрудником.
• Права и льготы: совместитель имеет те же права, что и штатный сотрудник, но в расчёте отпускных и больничных учитывается только фактическое количество отработанных дней.
• Увольнение: при расторжении одного из договоров остальные продолжают действовать. При увольнении всех договоров сотрудник считается полностью уволенным.

Как работник может проверить свою ЭТК?

1. Перейдите на портал госуслуг.
2. Войдите в личный кабинет (используйте электронную подпись или ПП).
3. Откройте раздел «Трудовая книжка».
4. Вы увидите все записи о трудовом стаже, включая совместительные договоры.
5. Можно скачать PDF‑копию всей книги.

Что делать, если в ЭТК есть ошибки?

• Обратитесь в отдел кадров работодателя с письменным заявлением.
• Работодатель обязан внести исправления в систему в течение 30 дней.
• После исправления сотрудник получит уведомление о корректировке.

Практические рекомендации для работодателя

• Обеспечьте наличие цифрового сертификата для подписания документов.
• Регулярно проверяйте, что все договоры зарегистрированы в ЭТК.
• Проводите обучение сотрудников по использованию портала госуслуг.
• Создайте внутреннюю схему учета совместителей, чтобы не пропустить ни один договор.
• Соблюдайте сроки обновления данных (не более 10 рабочих дней после изменения).

С переходом на электронную трудовую книжку в 2026 году все работодатели и работники, включая сотрудников по совместительству, должны адаптироваться к новым требованиям. Трудовой договор с совместителем оформляется так же, как и с штатным сотрудником, но требует учёта нескольких договорных отношений в одной ЭТК. Правильное ведение документации обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и упрощает контроль со стороны государственных органов.

Если у вас возникли вопросы по оформлению ЭТК для совместителей, обратитесь в отдел кадров вашей организации или воспользуйтесь онлайн‑сервисами, предлагающими поддержку по электронным трудовым книжкам.