С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все сведения о трудовом стаже, в т.ч. и сведения о внешних совместителях, будут фиксироваться в единой цифровой системе, находящейся в Пенсионном фонде России (ПФР). Ниже подробно рассматриваются особенности применения ЭТК к внешним совместителям, их права и обязанности, а также практические рекомендации для работодателей.

Что такое внешний совместитель?

Согласно статье 26 Трудового кодекса РФ, совместитель – это физическое лицо, которое одновременно работает по трудовому договору в нескольких организациях. Внешний совместитель – это работник, который официально трудоустроен в одной организации (основном работодателе), а в другой (внешнем) организации работает по совместительству, не являясь её штатным сотрудником.

• Внешний совместитель не обязан предъявлять бумажную трудовую книжку при оформлении совместительства (п. 2 ст. 26 ТК РФ).
• Сведения о совместительстве фиксируются в трудовой книжке (бумажной или электронной) работодателя‑основателя.

Правовая база электронных трудовых книжек

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек».
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 2, п. 4 ч. 1 закона 439‑ФЗ).
3. Приказ Минтруда России от  г. № 322н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».

В пункте 4 части 1 статьи 2 закона 439‑ФЗ зафиксировано, что уведомлять внешних совместителей о переходе на электронные трудовые книжки не требуется, а также не требуется информировать их о праве выбора способа ведения трудовой книжки.

Нужно ли уведомлять внешнего совместителя о переходе на ЭТК?

Согласно официальному разъяснению от 8 декабря 2020 г., уведомлять внешнего совместителя о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве выбрать способ ведения трудовой книжки не нужно. Это правило действует независимо от того, работает ли совместитель в организации, где уже введена ЭТК, или в организации, где используеться только бумажный вариант.

Выбор между электронным и бумажным вариантом

Для внешних совместителей закон не предусматривает обязательного выбора. Однако в случае, если работник желает вести трудовую книжку в бумажном виде, он может подать соответствующее заявление работодателю. При этом:

• Заявление должно быть оформлено в письменной форме.
• Работодатель обязан оформить запись в бумажной трудовой книжке и одновременно передать сведения в ПФР в электронном виде (т.к. ЭТК является обязательным элементом системы учёта трудового стажа).
• Отказ от ЭТК полностью невозможен, поскольку с 2026 г. электронный формат считается единственным официальным способом фиксирования трудового стажа.

Права и обязанности внешнего совместителя

Права

• Получать полную информацию о своих записях в ЭТК через личный кабинет ПФР.
• Требовать своевременного внесения всех записей о приёме, переводе, увольнении и прочих изменениях в ЭТК.
• При необходимости получать выписку из ЭТК в бумажном виде (по запросу в ПФР).

Обязанности

• Предоставлять работодателю необходимые данные (СНИЛС, ИНН, паспортные данные) для идентификации в системе ПФР.
• Своевременно информировать работодателя о любых изменениях, влияющих на запись в трудовой книжке (смена ФИО, изменение паспортных данных и т.п.).
• При увольнении убедиться, что запись об увольнении внесена в ЭТК.

Порядок оформления записи в ЭТК для внешних совместителей

1. Сбор данных. Работодатель получает от совместителя копию паспорта, СНИЛС, ИНН и согласие на обработку персональных данных.
2. Регистрация в ПФР. Работодатель через личный кабинет работодателя вносит сведения о приёме совместителя в электронную трудовую книжку.
3. Подтверждение записи. После внесения данных ПФР отправляет уведомление работодателю и совместителю (по СМС/Электронной почте) о том, что запись успешно зарегистрирована.
4. Изменения в трудовом статусе. При переводе, изменении должности, приостановке или увольнении совместитель также фиксируется в системе тем же способом.
5. Контроль. Совместитель имеет право проверять корректность записей в любой момент, используя свой личный кабинет в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли совместитель отказаться от ведения электронной трудовой книжки?

Отказ полностью невозможен. С 2026 г. электронный формат является обязательным, а бумажный – лишь дополнительным (по желанию работника).

Нужно ли работодателю предоставлять совместителю бумажный экземпляр трудовой книжки?

Если совместитель запросил бумажный вариант, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку, но при этом запись в ЭТК остаётся обязательной.

Как совместителю проверить, что запись внесена корректно?

Через личный кабинет ПФР можно просмотреть все записи, а также загрузить выписку в формате PDF.

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Необходимо написать заявление работодателю с указанием конкретной ошибки. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит исправления в ПФР.

Практические рекомендации для работодателей

• Автоматизировать процесс. Использовать специализированные программы для интеграции с ПФР, что уменьшит риск ошибок.
• Обучить персонал. Провести инструктаж HR‑специалистов по работе с электронными трудовыми книжками.
• Сохранять копии документов. Хранить сканы паспортов, СНИЛС и заявлений о выборе формы трудовой книжки в электронном виде.
• Контролировать сроки. Внести запись в ЭТК в течение 3 рабочих дней с момента изменения трудового статуса.
• Информировать сотрудников. Несмотря на отсутствие обязательного уведомления, рекомендуется разослать информационное письмо о переходе на ЭТК, чтобы избежать недоразумений.

Внедрение электронных трудовых книжек упрощает процесс учёта трудового стажа, делает его более прозрачным и доступным как для работодателей, так и для внешних совместителей. С 2026 г. электронный формат является обязательным, а бумажный – лишь дополнительным. Работодателям важно своевременно вносить все изменения в систему ПФР, а совместителям – контролировать корректность своих записей.

При правильном подходе ЭТК позволяет избежать бюрократических проволочек, ускорить процесс оформления совместительства и обеспечить надёжную защиту прав работников.

Дата публикации: