Обновлено: 23 мая 2026 года, 11:56

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж и места работы. В нее работодатель вносит информацию о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и других важных событиях в трудовой жизни сотрудника.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней. Также Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года была утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.

Основные изменения и переход на цифровой формат

С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс связан с общей цифровизацией трудовых отношений и стремлением государства к сокращению бумажного документооборота.

В 2026 году ситуация выглядит следующим образом:

• Новые сотрудники: При приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка
• Действующие сотрудники: Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут выбрать формат ведения — бумажный или электронный
• Переход на ЭТК: Работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Вопрос подтверждения наличия ЭТК возникает у работодателей и сотрудников. Согласно действующему законодательству:

• Работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в личном кабинете на портале Госуслуг
• Работодатель обязан предоставить информацию о трудовой деятельности сотрудника по его запросу
• Электронная трудовая книжка хранится в базе Пенсионного фонда РФ

Ведение бумажных трудовых книжек: когда это необходимо

Ситуации, когда бумажные трудовые остаются обязательными

Несмотря на переход к электронным форматам, в некоторых случаях ведение бумажных трудовых книжек остается обязательным:

• Для работников, которые не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку
• В случае отсутствия технической возможности у работодателя вести электронный учет
• Для некоторых категорий работников (например, работающих по совместительству на условиях внешнего совместительства)

Как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек

Согласно письму Минтруда от 5 февраля 2021 г. № 14-2/В-174, ведение книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки должно осуществляться на бумажном носителе.

В этих книгах фиксируются:

• Прием на работу и выдача трудовых книжек
• Внесение записей в трудовую книжку
• Учет бланков трудовых книжек
• Выдача дубликатов и вкладышей

Как перейти на электронные трудовые книжки

Процедура перехода

Для перехода на электронный формат необходимо:

1. Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
2. Получить уведомление от работодателя о принятии заявления
3. Сотрудник может продолжать использовать бумажную трудовую книжку до внесения последней записи
4. Все последующие записи будут вноситься только в электронную трудовую книжку

Можно ли отказаться от электронных трудовых книжек

Да, работник имеет право сохранить бумажный формат ведения трудовой книжки. Для этого необходимо:

• Не подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
• Продолжать использовать имеющуюся бумажную трудовую книжку
• Работодатель обязан вносить записи в бумажный документ

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения, хранения или учета трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность для работодателя:

• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• В случае повторного нарушения — штраф до 70 000 рублей
• Возможна приостановка деятельности организации на срок до 90 суток

Практические рекомендации для работников и работодателей в Томске

Для работников

• Проверьте наличие своей электронной трудовой книжки на портале Госуслуг
• Если хотите сохранить бумажный формат — не подавайте заявление о переходе
• При смене работы уточняйте, какой формат трудовой книжки ведет новый работодатель
• Сохраняйте все уведомления и заявления, связанные с переходом на ЭТК

Для работодателей в Томске

• Обеспечьте техническую возможность ведения электронных трудовых книжек
• Обучите кадровых специалистов работе с электронными трудовыми
• Соблюдайте требования по ведению книги учета движения трудовых книжек на бумажном носителе
• Своевременно информируйте сотрудников о возможности перехода на ЭТК
• Храните бумажные трудовые книжки в сейфах и обеспечивайте их сохранность

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета?

Нет. Книга учета движения трудовых книжек и книга учета бланков ведутся только на бумажном носителе для бумажных трудовых книжек.

Как получить дубликат электронной трудовой книжки?

Дубликат ЭТК можно получить через личный кабинет на портале Госуслуг или обратившись в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Можно ли вернуть бумажный формат после перехода на электронный?

Да, работник может в любой момент вернуться к бумажному формату, подав соответствующее заявление работодателю.

Как подтвердить стаж работы при отсутствии бумажной трудовой книжки?

Стаж работы подтверждается выпиской из электронной трудовой книжки или справками с предыдущих мест работы.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный этап цифровизации трудовых отношений в России. В 2026 году в Томске, как и по всей стране, действуют новые правила ведения трудовых книжек, которые требуют от работников и работодателей повышенного внимания к оформлению и учету трудовых документов.

Главное помнить:

• С 2021 года новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки
• Работники могут сохранить бумажный формат по своему выбору
• Ведение книги учета движения трудовых книжек остается обязательным только для бумажных документов
• Работодатели обязаны обеспечивать сохранность трудовых книжек и соблюдать установленные правила

Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок и спорных ситуаций при оформлении трудовой деятельности в Томске.