С 1 января 2021 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году этот процесс полностью завершен. Для работодателей это означает появление новых‚ четко регламентированных законом обязанностей. Несоблюдение этих правил влечет административную ответственность. Данная статья подробно разбирает‚ что должен делать работодатель в условиях повсеместного использования ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка и как она устроена?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина‚ который ведется в Социальном фонде России (СФР) в электронном виде. Физический носитель (бумажная книжка) больше не является обязательным.

• Хранитель информации: Все данные обнице (периоды работы‚ должности‚ увольнения и т.д.) передаются работодателем и хранятся исключительно в СФР (с 2023 года вместо ПФР).
• Доступ работника: Сотрудник может в любой момент проверить актуальность своих данных через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР.
• Безопасность: Риск утери‚ порчи или подделки бумажной книжки полностью исключен.

Ключевые обязанности работодателя при работе с ЭТК

Обязанность вести и передавать сведения в ЭТК лежит на работодателе. Вот полный перечень действий‚ которые необходимо выполнять:

Обязанность завести ЭТК на нового сотрудника

При приеме на работу впервые трудоустраивающегося гражданина (у которого ранее не было ни бумажной‚ ни электронной книжки) работодатель обязан:

1. Зарегистрировать его в системе ЭТК.
2. Передать в СФР сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД или ЕФС-1 в зависимости от категории работодателя).

Своевременное и корректное информирование СФР

Это основная и постоянная обязанность. Работодатель должен передавать в СФР данные о любых изменениях в трудовом статусе сотрудника:

• Прием на работу (дата‚ должность‚ условия трудового договора).
• Изменение существенных условий трудового договора (перевод‚ изменение оплаты труда и т.д.).
• Увольнение (дата‚ основание‚ формулировка).
• Начисление и выплата отпускных‚ больничных (если это влияет на стаж).

Эти сведения передаются в установленной законом форме (СЗВ-ТД для большинства работодателей‚ ЕФС-1 для отдельных категорий) в строго установленные сроки (обычно не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным).

Взаимодействие с сотрудником по его запросу

Работник имеет право запросить у работодателя:

• Выписку из ЭТК (это аналог традиционной «трудовой»). Работодатель обязан предоставить ее в разумный срок (как правило‚ в течение 30 дней‚ если иное не установлено локальным актом).
• Объяснение или исправление неточностей в переданных в СФР сведениях. Если ошибка допущена по вине работодателя‚ он обязан без промедления направить в СФР корректирующие сведения.

Защита персональных данных (ПДн)

При работе с ЭТК работодатель является оператором персональных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ сведения о трудовой деятельности). Он обязан:

1. Обеспечить конфиденциальность этой информации.
2. Иметь законное основание для обработки ПДн (трудовой договор).
3. Не передавать ПДн третьим лицам‚ кроме СФР‚ в рамках своих прямых обязанностей.

Особые ситуации и права работника

Отказ сотрудника от ЭТК и желание получить бумажную книжку

Закон предусматривает‚ что работодатель обязан выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку в следующих случаях:

• Если гражданин был принят на работу до 1 января 2021 года и у него уже есть заполненная бумажная книжка.
• Если гражданин‚ принятый на работу после 1 января 2021 года‚ подал письменное заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде.

Ключевой момент: После выдачи бумажной книжки на руки работодатель освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение. Все последующие записи (о приеме‚ увольнении и т.д.) в эту книжку не вносятся. Информация об этом периоде работы будет только в ЭТК в СФР.

Как проверить‚ есть ли у кандидата ЭТК?

При приеме на работу:

1. Запросите у кандидата СНИЛС.
2. Через официальные сервисы СФР (или с согласия кандидата через его личный кабинет на Госуслугах) можно проверить‚ заведена ли за ним электронная трудовая книжка и какие в ней записи.
3. Если ЭТК нет‚ это означает‚ что человек либо никогда не работал официально‚ либо его предыдущие работодатели не передавали сведения. В этом случае работодатель обязан завести ЭТК с нуля при приеме на работу.

Ответственность работодателя за нарушения

За неисполнение обязанностей по ведению ЭТК предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц (директор‚ главный бухгалтер‚ кадровик): штраф от 5 000 до 50 000 руб.
• Для юридических лиц: штраф от 100 000 до 500 000 руб.

Типичные нарушения: несвоевременная или неполная передача сведений в СФР (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1)‚ невыдача по запросу выписки из ЭТК‚ разглашение персональных данных.

5>Практические шаги для работодателя: что делать уже сейчас?

1. Назначьте ответственного за взаимодействие с СФР и ведение ЭТК (как правило‚ это бухгалтер или специалист по кадрам).
2. Обучите ответственного: изучите правила заполнения и сдачи отчетных форм (СЗВ-ТД‚ ЕФС-1) через портал СФР или через сервисы вашего бухгалтерского ПО (например‚ 1С‚ СБИС).
3. Разработайте внутренний регламент (локальный акт)‚ описывающий порядок действий при приеме‚ переводе и увольнении сотрудников с точки зрения передачи данных в ЭТК.
4. При приеме на работу всегда уточняйте у кандидата‚ есть ли у него уже ЭТК‚ и получайте его СНИЛС.
5. При увольнении убедитесь‚ что сведения об этом переданы в СФР в установленный срок. Это защитит вас от претензий по стажу сотрудника в будущем.
6. Храните копии всех заявлений от сотрудников о желании получить бумажную книжку или о переходе на ЭТК.

Электронная трудовая книжка, это уже не будущее‚ а суровая реальность 2026 года. Обязанность работодателя — не просто формальное «сдавать отчеты»‚ а гарантировать точность и полноту информации о трудовой деятельности каждого сотрудника в единой государственной системе. Это повышает прозрачность трудовых отношений и защищает права как работника‚ так и работодателя. Главное — системный подход: назначить ответственного‚ настроить процесс‚ контролировать сроки и хранить документацию по взаимодействию с сотрудниками и СФР.