В 2026 году кадровое делопроизводство в России достигло важной вехи: завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на то, что основной массив данных теперь храниться в цифровом виде, правильность внесения записей работодателем остается критически важной. От точности этих данных зависит расчет пенсии сотрудника, его социальный статус и возможность подтверждения стажа. В этой статье мы подробно разберем, как грамотно оформить записи о приеме и увольнении, учитывая нюансы бумажного и электронного документооборота.
Особенности 2026 года: Бумажная vs Электронная книжка
С 1 января 2026 года в России окончательно закрепился приоритет электронного формата. Однако бумажные трудовые книжки продолжают вестись для тех сотрудников, кто ранее не отказался от них в пользу ЭТК, а также для новых работников, которые по каким-либо причинам сохранили бумажный вариант (хотя выдача новых бумажных книжек при первом трудоустройстве с 2021 года прекращена).
Ключевые принципы ведения записей:
- Все сведения о трудовой деятельности дублируются в системе Социального фонда России (СФР).
- Записи в бумажной и электронной версиях должны быть идентичны.
- Ответственность за точность данных несет работодатель.
Порядок записи при приеме на работу
Оформление сотрудника начинается с издания приказа о приеме на работу. Именно на основании этого документа вносится запись в трудовую книжку. Важно помнить, что запись делается в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа (для бумажной версии) и не позднее следующего рабочего дня после издания приказа данные должны быть переданы в СФР (для ЭТК).
Структура записи о приеме
В соответствующих графах бумажной трудовой книжки (или в форме СЗВ-ТД/отчетности для ЭТК) указываются следующие данные:
- Графа 3 (Сведения о работе): Здесь пишется название должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Также указывается структурное подразделение, если это прописано в трудовом договоре.
- Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам».
Если сотрудник работает по совместительству, запись вносится по его желанию. В этом случае он должен предоставить документальное подтверждение работы у другого работодателя. Записи о совместительстве могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении), если сотрудник обращается с такой просьбой.
Правила оформления записи об увольнении
Увольнение — процедура, требующая максимальной внимательности. Ошибка в формулировке или основании увольнения может привести к судебным спорам и проблемам с пенсией сотрудника. Запись об увольнении вносится в день расторжения трудового договора.
Алгоритм действий при увольнении:
- Издать приказ об увольнении с точной формулировкой основания (со ссылкой на статью ТК РФ).
- Внести запись в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»).
- В третьей колонке указать причину увольнения со ссылкой на закон (например, «уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
- В четвертой колонке указать реквизиты приказа об увольнении.
- Заверить запись: Подпись ответственного лица (работодателя или специалиста по кадрам) и печать организации (если она используется). Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая ознакомление.
Важно: при увольнении заверяются все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, а не только последняя.
Нюансы и частые ошибки
Даже опытные кадровики допускают ошибки. Вот на что стоит обратить особое внимание в 2026 году:
Переводы и переименования
При переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение запись вносится аналогично приему: указывается новая должность и основание (приказ о переводе); Если организация сменила название, запись об этом вносится до записи о приеме или увольнении сотрудника.
Исправление ошибок
Если в записи обнаружена ошибка, ее нельзя зачеркивать. В бумажной трудовой книжке вносится новая запись с указанием: «Запись за номером [номер] недействительна», после чего пишется правильный вариант. В электронном формате подается корректирующий отчет в СФР.
Цифровая точность
После полной оцифровки учета трудового стажа любая неточность, допущенная работодателем при внесении данных в систему, автоматически влияет на расчет стажа в Пенсионном фонде. Поэтому сверка данных перед отправкой отчета стала обязательным этапом.
Грамотное ведение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и юридической безопасности работодателя. В условиях, когда формулировки об увольнении могут влиять на репутацию специалиста на рынке труда (несмотря на исследования, показывающие снижение их роли в условиях кадрового голода), точность и соблюдение закона остаются приоритетом.
Используйте актуальные бланки приказов, проверяйте данные перед отправкой в электронные системы и своевременно знакомьте сотрудников с записями. Это поможет избежать штрафов и сохранить доверие в коллективе.