Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам с 2021 года, в ряде случаев (например, при приостановлении трудового договора в связи с частичной мобилизацией) требуется внесение записи в бумажный вариант. Ниже представлен подробный разбор порядка оформления записей, нормативная база, типичные ошибки и готовые образцы.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 84.1 (ведение трудовых книжек).
Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
Информационные письма Роструда (например, разъяснения о внесении записей о приостановлении трудового договора в связи с мобилизацией, dated 2023‑2024 гг.).
Федеральный закон от № 123‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовых книжек» (вводит возможность корректировки нумерации записей при определенных условиях).

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих ситуациях:

Приём на работу (первая запись).
Перевод на другую должность или в другое структурное подразделение.
Повышение по службе, присвоение квалификационного разряда;
Поощрение (награждение, благодарность).
Взыскание (выговор, замечание, увольнение по статье).
Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
Приостановление или возобновление трудового договора (например, в связи с частичной мобилизацией).
Прохождение обучения, повышения квалификации, стажировки.
Иные события, предусмотренные внутренними локальными актами работодателя (например, присвоение звания «Ветеран труда»).

Общие требования к оформлению записи

Запись делается черной пастой (или синей, если иное не предусмотрено локальным актом).
В левой колонке указывается номер записи (последовательный, без пропусков).
Во второй колонке – дата (день, месяц, год) внесения записи.
В третьей колонке – содержание записи (наименование организации, должность, вид действия и т.д.).
В четвертой колонке – основание (номер и дата приказа, трудового договора, иного документа).
Запись завершается подписью уполномоченного лица (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации (если она предусмотрена).

Образец записи в трудовую книжку

Приём на работу (первая запись)

1 Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность инженера‑конструктора 1‑го разряда.
Основание: Приказ № 45 от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Перевод на другую должность

2 Переведён с должности инженера‑конструктора 1‑го разряда на должность ведущего инженера‑конструктора.
Основание: Приказ № 12 от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Приостановление трудового договора в связи с частичной мобилизацией

3 Трудовой договор с сотрудником приостановлен в связи с частичной мобилизацией (Указ Президента РФ от № 647).
Основание: Приказ № 78 от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Возобновление трудового договора после мобилизации

4 Трудовой договор возобновлён после окончания периода мобилизации.

Основание: Приказ № 102 от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Увольнение по собственному желанию

5 Уволен по собственному желанию.
Основание: Заявление об увольнении от , приказ № 15 от .
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Согласно разъяснениям Роструда и Федеральному закону № 123‑ФЗ от , допускается корректировка нумерации записей, если:

Ошибка обнаружена до выдачи книжки сотруднику.
Исправление производится путём зачёркивания ошибочной записи, внесения правильной записи с новой датой и указанием основания исправления (приказ о внесении исправления).
Все исправления должны быть заверены подписью и печатью организации.

Пример исправления ошибочной нумерации

3 [Зачёркнуто] Трудовой договор с сотрудником приостановлен в связи с частичной мобилизацией.
Основание: Приказ № 78 от .
Исправлено: Трудовой договор с сотрудником приостановлен в связи с частичной мобилизацией.
Основание исправления: Приказ № 201 от «О внесении исправления в трудовую книжку».
Подпись: ___________________ И.И. Иванов
Печать: [печать ООО «Ромашка»]

Электронная трудовая книжка vs бумажная

Критерий	Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка (ЕТК)
Формат ведения	Физический документ, ручные записи	Электронный реестр в системе ПФР
Обязательность с 2021 года	Допускается только в случаях, когда работник отказался от ЕТК	Обязательна для всех newly hired сотрудников
Возможность внесения записей о мобилизации	Требуется ручная запись (см. образец выше)	Запись формируется автоматически на основании данных из ЕГРЗ и приказа работодателя
Хранение	У работника, дубликат у работодателя (5 лет после увольнения)	В информационной системе ПФР, доступно работнику через личный кабинет на Госуслугах
Риск потери/повреждения	Высокий (можно потерять, испортить)	Минимальный (данные резервируются)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о мобилизации без приказа работодателя?: Нет. Основанием для записи является приказ о приостановлении (или возобновлении) трудового договора, изданный работодателем в соответствии с Указом Президента о частичной мобилизации.
Нужно ли ставить печать при каждой записи?: Да, если у организации есть печать и она используется в кадровом документообороте. В отсутствие печати допускается только подпись уполномоченного лица.
Можно ли исправить запись, сделанную предыдущим работодателем?: Исправлять записи, внесённые другим работодателем, запрещено. Можно только добавить новую запись с указанием, что предыдущая запись содержит неверную информацию, и приложить справку от прежнего работодателя.
Как быть, если работник отказался от электронной трудовой книжки?: В этом случае ведётся бумажная трудовая книжка. Все записи оформляются по тем же правилам, что и для ЕТК, но вручную.

Правильное внесение записей в трудовую книжку – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия защиты прав работника. Образцы, приведённые выше, помогут кадровикам избежать типичных ошибок и оформить записи корректно, будь то приём на работу, перевод, приостановление трудового договора в связи с мобилизацией или увольнение. При работе с электронными трудовыми книжками важно помнить, что бумажный вариант остаётся актуальным в определённых ситуациях, и знание порядка его ведения остаётся обязательным для специалистов по кадрам.

Следует регулярно обновлять свои знания, следя за изменениями в нормативных актах и разъяснениями Роструда, чтобы обеспечить безупречное ведение трудовых книжек в вашей организации.