С 2020 года в России активно реализуется переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. Компания Такском предлагает комплексные решения для кадровой службы, упрощающие оформление, ведение и сдачу отчётности по электронным трудовым книжкам (ЭТК). В данной статье мы подробно рассмотрим, что такое ЭТК, какие нормативные акты регулируют их использование, как организовать переход с помощью сервисов Такском и какие типичные ошибки следует избегать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это единая база данных, в которой хранится полная информация о трудовой деятельности гражданина: места работы, периоды, должности, переводы, награды и т.д. Оператором базы является Социальный фонд России (СФР). Доступ к сведениям осуществляется через личный кабинет на портале gosuslugi.ru или через специализированные сервисы кадрового учёта.
- Единый формат – все записи стандартизированы, что исключает разночтения.
- Безопасность – данные защищены криптографическими средствами и храняться в государственных информационных системах;
- Доступность – сотрудник может в любой момент выписать справку или подтвердить свой стаж.
Нормативная база
Переход на ЭТК закреплён следующими законодательными актами:
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – определяет порядок перехода с бумажных на электронные трудовые книжки.
- Федеральный закон от № 436‑ФЗ – вносит изменения в Трудовой кодекс РФ, регулируя формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Статья 66.1 ТК РФ – закрепляет понятие «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
- Постановления Минтруда и Соцзащиты РФ – регламентируют порядок ведения, хранения и предоставления ЭТК.
Согласно этим нормам, с 1 января 2021 года всем newly hired сотрудникам оформляется исключительно электронный вариант, а работники, принятые до этой даты, могли выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на ЭТК.
Как происходит переход на ЭТК?
Процесс перехода состоит из нескольких этапов, которые можно автоматизировать с помощью решений Такском:
Информирование сотрудников
Работодатель обязан ознакомить каждого сотрудника с правом выбора формы ведения трудовой книжки и последствиями каждого варианта. Информация предоставляется в письменной форме (уведомление) и/или в электронном виде через корпоративный портал.
Сбор заявлений
Сотрудник, желающий перейти на ЭТК, подаёт заявление в кадровую службу. Если сотрудник хочет сохранить прежний стаж, он должен получить дубликат бумажной трудовой книжки с последнего места работы и предоставить его работодателю для переноса данных в электронную форму.
Внесение данных в ЭТК
Кадровик вносит сведения о трудовой деятельности в электронную форму через сервис Такском. Система автоматически формирует запись в соответствии с требованиями СФР и направляет её в государственный реестр;
Хранение и предоставление справок
После внесения данных сотрудник может получить выписку из ЭТК в личном кабинете госуслуг или запросить справку через кадровую службу. Бумажная трудовая книжка, если она осталась у сотрудника, считается недействительной для подтверждения стажа после полного перехода на ЭТК.
Роль Такском в работе с электронными трудовыми книжками
Компания Такском предоставляет комплексный набор инструментов, которые позволяют кадровой службе:
- Автоматизировать оформление ЭТК – готовые шаблоны заявлений, приказов и выписок.
- Интегрироваться с СФР – прямая передача данных через защищённые каналы связи.
- Сдавать отчётность – формы СЗВ‑М, уточнённые СЗВ‑М и другие регламентированные отчёты в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.
- Обеспечивать соответствие законодательству – система автоматически проверяет заполненные поля на соответствие актуальным требованиям ТК РФ и нормативным актам Минтруда.
- Обучать персонал – вебинары и онлайн‑курсы (например, вебинар с Ириной Журавлёвой «Электронные трудовые книжки: технология перехода»).
Благодаря этим возможностям компании сокращают время на кадровое администрирование на 30‑40 % и минимизируют риск штрафов за ошибки в ведении трудовых книжек.
Частые ошибки при работе с ЭТК и как их избежать
Несмотря на простоту процесса, на практике встречаются типичные недочёты:
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неполное информирование сотрудника о праве выбора | Нарушение ст. 66.1 ТК РФ, возможные штрафы | Использовать готовые уведомления Такском, фиксировать факт получения распиской |
| Отсутствие дубликата бумажной ТК при желании сохранить стаж | Потеря части трудового стажа в ЭТК | Запрашивать дубликат у предыдущего работодателя до оформления ЭТК |
| Ошибки в заполнении полей (дата, должность, основание) | Отказ СФР в приёме записи, необходимость корректировки | Включить проверку данных через валидатор Такском перед отправкой |
| Несвоевременная сдача отчётности СЗВ‑М | Штрафы от ПФР, приостановка выплат пособий | Автоматизировать формирование и отправку отчётов через сервисы Такском |
| Отказ от предоставления выписки из ЭТК по требованию сотрудника | Нарушение права на информацию, возможные трудовые споры | Настроить автоматическую генерацию выписки в личном кабинете сотрудника |
Преимущества использования решений Такском для ЭТК
- Скорость – оформление одной записи занимает менее 5 минут.
- Точность – встроенные проверки исключают опечатки и несоответствия.
- Прозрачность – вся история изменений сохраняется в журнале аудита.
- Экономия – снижение расходов на бумагу, печать и хранение архивов.
- Соответствие требованиям – регулярные обновления системы под актуальные изменения законодательства.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да, если сотрудник сделал выбор в пользу бумажного варианта и не подал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работодатель продолжает заполнять бумажную ТК, а электронная форма остаётся пустой.
- Что делать, если сотрудник потерял доступ к личному кабинету госуслуг?
- Сотрудник может восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля или обратиться в МФЦ. Кадровая служба также может выдать справку из ЭТК по запросу.
- Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки после перехода на ЭТК?
- Бумажные книжки, выданные до перехода, следует хранить в личном деле сотрудника в течение 50 лет (как и ранее) в случае, если они могут понадобиться для подтверждения стажа при спорах или для выдачи дубликата.
- Как учесть периоды работы до 2020 года в ЭТК?
- Если сотрудник выбрал электронный вид и предоставил дубликат бумажной ТК с предыдущими местами работы, кадровая служба вносит эти сведения в ЭТК как «предыдущий стаж». Если дубликат не предоставлен, стаж до 2020 года не отражается в ЭТК.
Переход на электронные трудовые книжки – это не просто формальное изменение документации, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта и повышению эффективности взаимодействия работодателей, сотрудников и государственных органов. Компания Такском предлагает готовые решения, которые позволяют пройти этот переход быстро, без ошибок и с минимальными затратами.
Соблюдая законодательные требования, используя автоматизированные сервисы и обучая персонал, организации могут полностью избавиться от проблем, связанных с ведением бумажных трудовых книжек, и сосредоточиться на стратегических задачах развития бизнеса.
Статья актуальна на май 2026 года.