С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что при первом приёме на работу сотрудника работодателю необходимо оформить запись в электронном формате, а бумажную трудовую книжку уже не требуется выдавать. Ниже разберём, что это значит на практике, какие правила действуют, как проверить наличие ЭТК и какие преимущества и риски связаны с её использованием.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой реестр, хранящийся в системе Социального фонда. В нём фиксируются:
- Личные данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
- Сведения о трудовом стаже: даты приёма, увольнения, перевода, приостановления и возобновления трудового договора.
- Место работы и его адрес.
- Общий стаж работы, который можно проверить через портал «Госуслуги».
ЭТК действует наравне с бумажной трудовой книжкой, но хранится в электронном виде, что исключает риск потери или повреждения документа.
Законодательная база
В 2020 г. в России был принят закон о переходе на электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 г. закон вступил в силу полностью, а бумажные трудовые книжки больше не обязательны. Однако работодатели обязаны:
- Вносить запись о приёме на работу в ЭТК в течение рабочих суток.
- Предоставлять работнику подтверждение о наличии ЭТК (например, скриншот из портала «Госуслуги»).
- Сохранять копии всех электронных записей в собственных системах в течение 5 лет.
Как оформить ЭТК при приёме на работу?
Шаги просты, но требуют точности:
- Сбор информации. Работник должен предоставить работодателю ФИО, СНИЛС, дату рождения, а также сведения о предыдущем месте работы (если есть).
- Регистрация в системе. Работодатель входит в портал «Госуслуги» и выбирает раздел «Трудовая книжка».
- Внесение записи. Вводятся даты приёма, должность, место работы и другие обязательные поля.
- Подтверждение. После успешного внесения работодатель получает электронный документ, который можно распечатать и передать работнику.
- Сохранение копии. Работодатель сохраняет скриншот или PDF‑копию в своей системе для внутреннего учёта.
Как проверить наличие ЭТК у сотрудника?
Существует несколько способов:
- Попросить работника показать подтверждение в портале «Госуслуги» – там отображается статус «ЭТК зарегистрирована».
- Запросить у работодателя скриншот или PDF‑копию записи.
- Проверить в системе Социального фонда по СНИЛСу сотрудника (доступно только для работодателей).
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Преимущества
- Отсутствие риска потери или повреждения документа.
- Удобство доступа – любой сотрудник может проверить свой стаж онлайн.
- Экономия бумажных ресурсов и времени на оформление.
- Соблюдение требований закона без бумажных формальностей.
Недостатки
- Требуется доступ к интернету и знание работы с порталом «Госуслуги».
- При технических сбоях в системе возможны временные трудности с доступом к данным.
- Нужна защита персональных данных – хранение и передача информации должна соответствовать требованиям ФЗ «О персональных данных».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в 2026 г.? – Нет, бумажные трудовые книжки больше не обязательны, но их можно использовать в качестве дополнительного подтверждения, если работодатель предпочитает.
- Что делать, если сотрудник не имеет СНИЛС? – СНИЛС обязателен для регистрации в ЭТК. Работодатель должен помочь сотруднику оформить его в ФСС.
- Можно ли изменить данные в ЭТК после внесения? – Да, но только через портал «Госуслуги» с подтверждением изменений работодателем.
- Как узнать общий стаж работы? – Через раздел «Трудовая книжка» в портале «Госуслуги» можно увидеть суммарный стаж.
- Что делать, если ЭТК не зарегистрирована? – Работодатель обязан внести запись в течение рабочих суток. Если это не произошло, необходимо срочно исправить ошибку.
Переход на электронные трудовые книжки в 2026 г. упрощает процесс оформления приёмов на работу, повышает прозрачность и защищает данные сотрудников. Работодатели должны:
- Обучить персонал работе с порталом «Госуслуги».
- Создать внутренние процедуры для проверки и подтверждения наличия ЭТК.
- Обеспечить резервное копирование электронных записей;
- Следить за соблюдением требований закона о персональных данных.
Таким образом, выбор электронной трудовой книжки – это не просто модный тренд, а законный и эффективный способ вести учёт трудовой деятельности в России.