С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России изменился порядок оформления и хранения сведений о трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрены сроки подачи заявления, этапы перехода и практические рекомендации для работников и кадровых служб.

Основные этапы внедрения ЭТК в России

• 2012 год – впервые поднят вопрос о введении электронных трудовых книжек.
• 2020 год – старт пилотного проекта, электронный формат начал исключать риск потери сведений о трудовом стаже.
• С 2021 года – при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2026 года – завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде.

Кто и когда должен подавать заявление на переход на ЭТК?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подаётся в следующих случаях:

1. При приёме на работу (с 2021 года) – кадровая служба сразу оформляет ЭТК, заявление от сотрудника не требуется.
2. При переводе с бумажной трудовой книжки на электронную – сотрудник подаёт заявление работодателю, после чего кадры вносят запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и выдают её сотруднику.
3. При изменении условий труда (удаленная работа, вахтовый метод) – многие организации начинают переход на ЭТК досрочно, чтобы упростить учёт трудового стажа удалённых сотрудников.

Сроки подачи заявления

Конкретные сроки не регламентированы законодательством напрямую, однако существуют рекомендации, основанные на практике и переходных положениях:

• В течение 5 рабочих дней с момента поступления запроса от сотрудника о переходе на ЭТК кадровая служба должна оформить заявление и внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она ещё существует).
• Не позднее 10 рабочих дней после получения заявления работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой о подаче заявления на электронный формат.
• После 1 января 2026 года подача заявления становится формальностью: все новые трудовые отношения оформляются сразу в электронном виде, а бумажные книжки больше не выдаются (за исключением случаев, когда сотрудник настаивает на получении бумажного дубликата для личного архива).

Порядок оформления заявления

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется включать следующие реквизиты:

• ФИО сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Номер бумажной трудовой книжки (если имеется);
• Просьба о переходе на электронную трудовую книжку;
• Дата и подпись сотрудника;
• Отметка кадровой службы о принятии заявления (дата, подпись, печать организации).

После принятия заявления кадры делают запись в бумажной трудовой книжке: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подано ___.__.____». Эта запись служит основанием для выдачи книжки сотруднику.

Преимущества электронного формата

• Исключается риск потери или повреждения документа;
• Сотрудник в любой момент может проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России и каков размер накопленного стажа;
• Упрощается взаимодействие с государственными сервисами (например, при оформлении пенсии, пособий, кредитов);
• Снижается административная нагрузка на кадровые службы.

Что делать после 1 января 2026 года?

С этой даты переходный period считается завершённым. Поэтому:

1. Все newly hired сотрудники оформляются исключительно в ЭТК;
2. Сотрудники, у которых ещё есть бумажная трудовая книжка, могут подать заявление на её замену на электронный вариант; после обработки заявления бумажная книжка выдаётся на руки с отметкой о переходе;
3. Работодатели обязаны обеспечить доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративную систему кадрового учёта.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Информационные письма Минтруда России о переходном периоде (2021‑2026 гг.);
• Методические рекомендации по оформлению заявления на переход на ЭТК (приказ Минтруда № XXX от XX.XX.202X).

Соблюдение указанных сроков и правил обеспечит плавный переход на электронный формат трудовых книжек, защитит права работников и упростит взаимодействие с государственными органами.