С 1 января 2020 года в России начался процесс замены традиционных бумажных трудовых книжек на их электронные аналоги (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период будет завершён‚ и все новые трудовые отношения будут фиксироваться исключительно в электронном виде. В статье подробно рассматриваются:

• правовая база перехода;
• какие документы необходимо подготовить работодателю и сотруднику;
• пошаговый порядок оформления ЭТК;
• плюсы и минусы электронного формата;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база и ключевые нормативные акты

Основные документы‚ регулирующие переход на электронные трудовые книжки‚ включают:

1. Федеральный закон № 122‑ФЗ от 30 июля 2015 г. «О системе обязательного пенсионного страхования» – вводит обязательную передачу данных о трудовом стаже в ПФР.
2. Постановление Правительства РФ № 748 от 30 апреля 2020 г. «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России № 1‑н от 30 апреля 2020 г. «Об организации электронного документооборота в сфере труда».
4. Федеральный закон № 152‑ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» – регулирует защиту информации‚ содержащейся в ЭТК.
5. С 1 января 2026 г. вступает в силу окончательная часть пакета законопроектов‚ принятых Госдумой и одобренных Советом Федерации‚ фиксирующая‚ что новые трудовые отношения могут оформляться только в электронном виде.

Какие документы нужны для перехода

Для работодателя

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) или ИП.
• Свидетельство о постановке на учёт в ПФР (СЗВ‑ТД) – форма‚ в которой фиксируются все кадровые изменения.
• Договор с оператором электронных трудовых книжек (обычно – «Социальный фонд РФ»);
• Техническая документация: сертификат электронной подписи‚ описание ИТ‑инфраструктуры‚ согласованное с ФНС и ПФР.
• Политика обработки персональных данных (ППД) в соответствии с ФЗ 152‑ФЗ.

Для сотрудника

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Старый (бумажный) трудовой книжка – её необходимо сдать в отдел кадров для переноса записей.
• Согласие на обработку персональных данных (может быть оформлено в электронном виде).
• Электронный адрес (e‑mail) и/или номер мобильного телефона‚ привязанный к личному кабинету в ПФР.

Пошаговый порядок оформления ЭТК

Шаг 1. Подготовка инфраструктуры работодателя

Работодатель регистрирует организацию в системе «Электронный документооборот в сфере труда» (ЭДОТ) через портал Госуслуги. После подтверждения выдается доступ к личному кабинету работодателя.

Шаг 2. Сканирование и загрузка данных

Сотрудник передаёт скан копию бумажной трудовой книжки (или оригинал‚ если он ещё не был заменён). Система автоматически извлекает записи о:

• дате начала и окончания трудовых отношений;
• должностях и разряде;
• размерах заработной платы и премий;
• отпусках и командировках.

Шаг 3. Подписание электронных записей

Все записи подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и сотрудника. При отсутствии КЭП используется система «Электронная подпись через Госуслуги».

Шаг 4. Передача данных в ПФР

После подписания сведения автоматически передаются в Социальный фонд России‚ где формируется электронная трудовая книжка (ЭТК). Сотруднику приходит уведомление на e‑mail и в мобильное приложение «ПФР».

Шаг 5. Завершение процесса

Сотрудник подтверждает получение ЭТК‚ а работодатель закрывает заявку в системе. При необходимости можно распечатать «краткую справку» о трудовом стаже в PDF‑формате.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство доступа. Сотрудник может просматривать свою трудовую историю в любое время через личный кабинет ПФР.
• Сокращение бюрократии. Нет необходимости хранить бумажные документы‚ вести архивы.
• Повышенная безопасность. Данные защищены шифрованием и контролем доступа.
• Автоматизация отчётности. Формы СЗВ‑ТД заполняются автоматически‚ уменьшая риск ошибок.
• Экономия средств. Сокращаются расходы на печать‚ хранение и транспортировку бумажных книжек.

Возможные сложности и способы их решения

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли сохранить бумажную трудовую книжку?

Да. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка‚ её можно оставить у себя‚ но в ней больше не вносятся записи. Все новые сведения фиксируются только в ЭТК.

Вопрос 2: Что делать‚ если сотрудник уходит из компании до завершения перехода?

Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней завершить перенос записей в ЭТК и передать электронную справку о трудовом стаже сотруднику.

Вопрос 3: Как получить выписку из ЭТК для подачи в банк?

В личном кабинете ПФР есть функция «Скачать справку о трудовом стаже». Файл выдаётся в формате PDF‚ подписанным электронной подписью.

Вопрос 4: Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков перехода?

Согласно статье 5.2 КоАП РФ‚ за несоблюдение требований к ведению электронных трудовых книжек может быть наложен штраф до 300 000 рублей для юридических лиц.

Вопрос 5: Можно ли использовать ЭТК за пределами России?

ЭТК признаётся только на территории РФ. При трудоустройстве за рубежом требуется традиционная бумажная справка о стаже‚ которую можно получить в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации российского рынка труда. К 2026 году все новые трудовые отношения будут фиксироваться исключительно в электронном виде‚ а старые бумажные книжки постепенно выводятся из оборота. Для успешного перехода работодателям необходимо подготовить юридические и технические документы‚ а сотрудникам – собрать базовые персональные данные (паспорт‚ СНИЛС) и согласие на обработку персональной информации.

При правильном подходе процесс занимает от нескольких дней до недели‚ а преимущества (удобство‚ безопасность‚ экономия) ощутимы сразу. Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь в Пенсионный фонд России или к вашему региональному отделу труда.

Дата актуализации информации: 22 мая 2026 г.