Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный способ ведения учета трудовой деятельности работников. С 2020 года в России активно внедряется система ЭТК, которая постепенно заменяет традиционные бумажные трудовые книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое электронная трудовая книжка, какие преимущества она предоставляет, как происходит переход на нее, и какие вопросы возникают у работников и работодателей.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Переход на электронные трудовые книжки регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Этот закон и другие нормативные акты определяют порядок ведения и использования ЭТК.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она хранится в электронной форме в базе данных, которую ведет Социальный фонд России (СФР). ЭТК обеспечивает удобный и быстрый доступ к информации о трудовом стаже, заработной плате, наградах и других важных сведениях.
Преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки имеет ряд преимуществ как для работников, так и для работодателей:
- Удобство доступа: Работник может в любое время и в любом месте получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или мобильное приложение.
- Безопасность: Сведения о трудовой деятельности хранятся в защищенной базе данных СФР, что исключает возможность подделки.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги способствует сохранению окружающей среды.
- Оперативность: Информация о трудовой деятельности обновляется в режиме реального времени, что упрощает ведение кадрового учета.
- Доступность: ЭТК всегда доступна, даже при смене работы или переезде.
Обязателен ли переход на электронную трудовую?
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, фиксируются только в электронном виде. Перевод существующих сотрудников на электронную трудовую книжку осуществляется по соглашению работника с работодателем.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?
При приеме на работу сотрудника с ЭТК работодатель должен:
Уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку.
Получить согласие работника на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Зарегистрировать ЭТК работника в системе СФР.
Внести сведения о работнике в базу данных СФР.
Как организовать переход на ЭТК в организации (пошаговая инструкция)
Получите согласие работников: Обязательно получите письменное согласие каждого работника на ведение его трудовой книжки в электронном виде.
Выберите программное обеспечение: Выберите подходящее программное обеспечение для ведения ЭТК. Существует множество решений, как платных, так и бесплатных.
Зарегистрируйтесь в системе СФР: Зарегистрируйтесь в системе СФР и получите доступ к функционалу ведения ЭТК.
Загрузите данные о работниках: Загрузите данные о работниках в систему СФР.
Ведение ЭТК: Ведение ЭТК осуществляется в электронном виде с помощью выбранного программного обеспечения.
Отчетность в ПФР: Работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
Работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/) или в мобильном приложении «Госуслуги». Для этого необходимо авторизоваться на портале и выбрать раздел «Трудовая книжка».
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписку из электронной трудовой книжки можно получить через портал Госуслуг или в мобильном приложении. Выписка содержит сведения о трудовой деятельности работника за определенный период времени.
Форма трудовой книжки нового образца
С 1 сентября 2021 года действует новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России от N 320. Эта форма упрощает ведение учета трудовой деятельности и обеспечивает более удобный доступ к информации.
Электронные трудовые книжки для договорников
С 1 января 2023 года электронные трудовые книжки будут вестись и для работников, трудовые договоры с которыми заключаются на определенный срок (договорные работники).
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в модернизации системы учета трудовой деятельности в России. ЭТК предоставляет работникам и работодателям множество преимуществ, таких как удобство доступа, безопасность и экологичность. Внедрение ЭТК постепенно становится обязательным, поэтому важно быть в курсе изменений в законодательстве и адаптироваться к новым условиям.
Полезные ссылки
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»: [https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_343744/](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_343744/)
- Портал Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)
- Социальный фонд России: [https://sfr.gov.ru/](https://sfr.gov.ru/)
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.