Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. От корректности ее заполнения зависит будущее право сотрудника на пенсию, расчет непрерывного стажа и подтверждение квалификации. Одним из важнейших реквизитов в этом документе является дата. В нашей статье мы подробно разберем, как правильно заполнять графу «Дата заполнения» на ьном листе, а также как вносить даты в раздел «Сведения о работе» в 2026 году.
Дата заполнения на ьном листе
ьный лист содержит основные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения и образование на момент заведения трудовой книжки. После того как вся эта информация была внесена в соответствующие графы ьного листа, компания проставляет дату заполнения трудовой книжки.
Особый формат даты
Важно помнить, что дата на ьном листе вносится не так, как в остальных разделах. Существует строгий правило:
- Число и год пишутся арабскими цифрами.
- Месяц прописывается словами (прописью).
Пример: 22 мая 2026
Когда ставить дату?
Дата заполнения на ьном листе должна соответствовать фактическому дню оформления документа. Согласно закону, запись о приеме на работу (и, соответственно, первичное оформление книжки) должна быть внесена не позднее пяти дней с даты начала работы (ч. 1 ст. 68 ТК, п. 9 Правил, утв. приказом Минтруда от № 320н). После внесения данных работодатель обязан лично продемонстрировать сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку, для сверки.
Дата заполнения вкладыша
Если в трудовой книжке закончились страницы в разделе «Сведения о работе», выдается вкладыш. Дату на ьном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.
Даты в разделе «Сведения о работе»
В отличие от ьного листа, в разделах трудовой книжки даты имеют строгий цифровой формат. В графе 2 число и месяц указываются двузначными числами, а год — четырехзначным: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Прием на работу и увольнение
Порядок заполнения граф при приеме и увольнении регламентирован:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при наличии).
- Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу или дата увольнения (прекращения трудового договора).
- В графе 3 делается сама запись (о приеме, переводе, увольнении).
- В графе 4 указывается наименование организационно-распорядительного документа (приказа или распоряжения), на основании которого внесена запись, с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).
Установление второй профессии
Если сотрудник получает новую квалификацию, запись также сопровождается датой. В этом случае:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата установления второй профессии.
- В графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия Электрогазосварщик с присвоением 3 разряда».
- В графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
Исправление ошибочных записей
Ошибки в трудовой книжке нельзя зачеркивать или замазывать. Если нужно исправить запись (например, при приеме указали не ту должность), порядок действий следующий:
- В графе 1 укажите следующий порядковый номер (следующий за последней записью).
- В графе 2 поставьте текущую дату (дату внесения исправления).
- В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер предыдущей записи] недействительна», и сразу внесите правильный вариант.
- В графе 4 укажите дату и номер приказа, на основании которого вносится исправление.
Кто отвечает за корректное заполнение?
Ответственность за ведение, хранение и корректное заполнение трудовых книжек несет работодатель. Внутри организации приказом назначается ответственное лицо (обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер). Именно этот сотрудник обязан знать, как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году, следить за актуальностью нормативной базы (Приказ Минтруда № 320н) и не допускать нарушений.
Важные нюансы 2026 года
В текущем 2026 году при работе с трудовыми книжками следует помнить о нескольких ключевых моментах:
- Переводы: Перевод считается постоянным с даты перевода. Отражать его в трудовой книжке задним числом не нужно — запись делается в день перевода или позже (но в разумные сроки).
- Награждения: Если работник был награжден, эти данные должны быть внесены в соответствующий раздел с указанием даты награждения в графе 2 и реквизитов приказа в графе 4.
- Увольнение по соглашению сторон: Если основанием для прекращения трудовых отношений стало соглашение сторон, в графе 3 указывается основание из ТК РФ, а в графе 4 — дата и номер самого соглашения (если это прописано в локальном акте) или приказа об увольнении.
Графа «Дата заполнения» и все последующие даты в трудовой книжке требуют предельного внимания. Разный формат для ьного листа (месяц прописью) и раздела «Сведения о работе» (цифровой формат ДД.ММ.ГГГГ) часто становится причиной ошибок. Избегайте неверного указания дат на вкладышах, своевременно вносите записи о приеме (в течение 5 дней) и всегда отражайте дату исправления записи текущим числом. Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от проблем при оформлении пенсии.