С 1 января 2026 года в России официально завершён переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это означает, что все работодатели — независимо от формы собственности и численности персонала — обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде․ Бумажные трудовые книжки больше не являются обязательным документом для новых сотрудников, а для уже работающих — остаются только по их личному желанию․
Почему переход на электронные трудовые книжки — это не просто нововведение, а необходимость
Электронные трудовые книжки, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР)․ Его преимущества очевидны:
- Надёжность — данные не потеряются при пожаре, наводнении или ошибке сотрудника;
- Доступность — работник может в любое время проверить свой стаж через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- Автоматизация — данные о приёме, увольнении, переводе автоматически передаются работодателем в ПФР без ручного ввода;
- Снижение административной нагрузки, исчезает необходимость вести книги учёта бланков и движения трудовых книжек на бумаге․
По данным Минтруда, более 70% россиян уже выбрали электронный формат, а в некоторых регионах, например в Челябинской области и Республике Коми, доля перехода превысила 80%․ Это говорит о том, что цифровизация трудовых отношений — не временная тенденция, а устойчивый тренд․
Обязанности работодателя: что нужно делать с 1 января 2026 года
Выбор формата ведения трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), каждый новый сотрудник имеет право выбрать:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК), по умолчанию, если сотрудник не подал заявление об обратном;
- Бумажную трудовую книжку — только при подаче письменного заявления до или в день приёма на работу․
Важно! Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, она остаётся у него․ Работодатель не вправе изымать её․ Однако все новые записи (приём, увольнение, перевод, награды) вносятся только в ЭТК, если сотрудник не заявил о желании продолжать вести бумажную книжку․
Подача сведений в ПФР
Работодатель обязан ежедневно (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа) передавать в ПФР сведения о:
- Приёме на работу;
- Увольнении;
- Переводе на другую работу;
- Награждении, поощрении;
- Иных изменениях, влияющих на трудовой стаж․
Передача данных осуществляется через:
- Специализированную программу «Электронная трудовая книжка» (бесплатно скачивается с сайта ПФР);
- Электронный документооборот через оператора ЭДО (например, «СБИС», «Контур», «Тендер»);
- Интернет-приёмную ПФР через личный кабинет работодателя․
Данные передаются в формате XML, подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица․
Отказ от ведения бумажных книг учёта
Ранее работодатели вели две книги:
- Книга учёта движения трудовых книжек;
- Книга учёта бланков трудовых книжек․
С 2026 года эти книги больше не обязательны․ Минтруд в письме от 5 марта 2025 года подтвердил: ведение этих учётных книг в электронном виде не предусмотрено законодательством, а их бумажный аналог — отменён․
Важно! Если у вас остались бумажные книги учёта — их можно архивировать, но вести новые записи в них не нужно․
Работа с сотрудниками, выбравшими бумажную трудовую книжку
Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Вносить все записи в бумажную книжку в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225);
- Сохранять бумажную книжку в архиве до увольнения сотрудника;
- При увольнении выдать книжку сотруднику под роспись;
- Не вносить никаких записей в ЭТК по такому сотруднику — только в бумажную книжку․
При этом работодатель не обязан передавать сведения о таких сотрудниках в ПФР — исключение, предусмотренное законом․
Как работнику проверить свою электронную трудовую книжку?
Каждый сотрудник может самостоятельно проверить точность и полноту данных в ЭТК через:
- Личный кабинет на сайте ПФР — https://es․pfrf․ru
- Портал Госуслуги — в разделе «Пенсия и социальные выплаты»
- Мобильное приложение «ПФР» (доступно в App Store и Google Play)
- МФЦ, по запросу с паспортом
Если работник обнаружил ошибку (например, неправильный период работы, отсутствие записи о премии), он должен:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением;
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести исправления и направить их в ПФР;
- ПФР обновит данные в течение 5 рабочих дней․
Что делать с бумажными трудовыми книжками, которые уже есть у сотрудников?
Бумажные трудовые книжки, выданные до 2026 года, остаются у сотрудников․ Они не аннулируются и не изымаются․ Однако:
- Все новые записи вносятся только в ЭТК (если сотрудник не выбрал бумажный формат);
- Бумажная книжка сохраняется как исторический документ — она может понадобиться при оформлении льгот, пенсий, при проверке стажа за период до 2026 года;
- Работодатель обязан хранить бумажные книжки в архиве до момента увольнения сотрудника, а затем передать их ему․
Штрафы за нарушения
Несоблюдение требований по ведению ЭТК влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
- Для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей;
- Для юридических лиц, от 50 000 до 100 000 рублей․
Также возможны штрафы за несвоевременную передачу данных в ПФР — до 5 000 рублей за каждый просроченный день․
Практические рекомендации для HR и бухгалтерии
- Создайте внутренний регламент — утвердите порядок работы с ЭТК, назначьте ответственного сотрудника (например, HR-специалиста или бухгалтера)․
- Обучите персонал, проведите инструктаж для всех, кто работает с кадровыми документами․
- Настройте программное обеспечение — установите официальную программу ПФР или подключитесь к ЭДО․
- Проведите аудит — проверьте, все ли сотрудники подали заявления о выборе формата ЭТК․
- Создайте шаблоны заявлений, для новых сотрудников и для тех, кто хочет вернуться к бумажной книжке․
- Архивируйте старые документы — бумажные трудовые книжки и книги учёта храните не менее 75 лет (согласно архивным нормам)․
С 2026 года ведение трудовых книжек в электронном виде — не опция, а обязательное требование закона․ Это упрощает жизнь как работодателям, так и сотрудникам․ Цифровая система исключает ошибки, ускоряет процессы и делает трудовой стаж прозрачным для всех участников․
Не откладывайте переход на ЭТК — даже если вы ещё не начали, сейчас самое время:
- Проверить, есть ли у вас УКЭП;
- Установить программу ПФР;
- Собрать заявления от сотрудников;
- Обновить внутренние регламенты․
Электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ․ Это шаг к современной, прозрачной и эффективной системе управления персоналом в России․
Информация актуальна на 23 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно отслеживать изменения на официальном сайте Пенсионного фонда РФ и Минтруда России․