Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. От точности и правильности записей в ней напрямую зависят размер будущей пенсии и другие социальные гарантии. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление о выдаче или ведении бумажного документа.
Ключевые изменения с 2026 года
По информации из официальных источников, на конец 2025 года около 24 млн работников уже переведены на электронный формат. С 2026 года:
- Работодатели обязаны формировать сведения об трудовой деятельности в ЭТК.
- Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника.
- Все записи об увольнении, приеме, переводе, отпусках и т.д. вносятся в единую государственную информационную систему «Страховой стаж» (ЕГИСС).
Как происходит запись при приеме на работу в ЭТК?
Процедура приема на работу с точки зрения внесения записи в ЭТК выглядит следующим образом:
Подписание трудового договора
Работник и работодатель подписывают трудовой договор в письменной форме. С этого момента возникает трудовые отношения.
Формирование записи в ЭТК работодателем
В течение трех рабочих дней со дня заключения договора работодатель обязан:
- Сформировать в своей информационной системе (или через сервис «Работа в России») электронную запись о приеме на работу.
- Направить эту запись в ЕГИСС (электронная трудовая книжка работника).
- Уведомить работника о внесении записи. Уведомление может быть сделано через личный кабинет на портале «Работа в России», по электронной почте или иным согласованным способом.
Что содержит запись?
Запись должна содержать точные и полные данные:
- Дата приема на работу.
- Наименование организации-работодателя (с указанием всех реорганизаций, если они были).
- Должность, специальность, профессия в соответствии со штатным расписанием.
- Основание для приема (номер и дата приказа о приеме).
- Подпись ответственного лица (руководителя или уполномоченного) и печать организации (если используется).
Что должен делать работник?
Даже при автоматическом формировании записи работник обязан:
- Проверить точность и полноту внесенных данных в своей электронной трудовой книжке. Это можно сделать через личный кабинет на портале «Работа в России» (gosuslugi.ru) или в мобильном приложении «Работа в России».
- Своевременно сообщить работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) о любых ошибках или неточностях в записи. Исправления вносятся на основании заявления работника и приказа работодателя.
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка, то запись в нее также вносится на основании того же приказа. Но с 2026 года это будет исключительное право работника, а не обязанность работодателя.
Типичные ошибки и их последствия
Как предупреждают эксперты, ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную), могут стать причиной недоначисления пенсии. Наиболее частые проблемы:
- Опечатки в наименовании организации или ФИО работника.
- Неточности в датах (особенно переход с одной работы на другую).
- Неполное указание основания для приема/увольнения.
- Внесение записи на новой странице при наличии незаполненных полей на предыдущей (это нарушение правил оформления). Роструд разъяснил, что в таком случае запись считается недействительной, и стаж не засчитывается.
Если в записи об увольнении указано неверное основание (например, «по собственному желанию» вместо «сокращение штата»), это может лишить работника права на пособие по безработице или повлиять на размер выходного пособия. В случае спора работник вправе обратиться в суд для изменения записи.
Права работника при несогласии с записью
Если работник не согласен с содержанием записи (например, с формулировкой основания увольнения), он должен:
- Письменно заявить о своем несогласии работодателю.
- Если работодатель отказывается вносить изменения, подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- При удовлетворении иска суд обяжет работодателя внести исправленную запись в ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку — это шаг к цифровизации и удобству, но он не снимает с работника ответственности за контроль над своей трудовой историей.
- Для работника: Регулярно (не реже раза в год) проверяйте свою ЭТК в личном кабинете на портале «Работа в России». Сохраняйте все приказы о приеме, переводе, увольнении.
- Для работодателя: Необходимо строго соблюдать сроки и правила внесения записей в ЕГИСС, чтобы избежать административной ответственности и споров с сотрудниками.
Помните: Точность записи в трудовой книжке (бумажной или электронной), это гарантия вашего будущего пенсионного обеспечения. Не пренебрегайте проверкой этого документа!
Источники информации: официальные разъяснения Роструда, Пенсионного фонда РФ, материалы агентства ПРАЙМ и ТАСС, нормативные акты (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 906).