Кратко о главном: С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все новые записи о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, а выдача новых бумажных трудовых книжек при первом приёме на работу прекращена. Тем не менее, уже существующие бумажные книжки сохраняются и могут использоваться в ряде ситуаций.
Исторический контекст
Трудовая книжка в России существует с советских времён и традиционно служила официальным документом, подтверждающим трудовой стаж, квалификацию и право на пенсионные выплаты. До 2021 года при каждом новом месте работы в книжку вносились записи о должности, дате начала и окончания работы, размере заработной платы и т.д.
Переход к электронному формату
С 2021 года в рамках государственной программы цифровизации труда началось внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Ключевые этапы:
- 2021 г. – отмена обязательной выдачи бумажных книжек при первом трудоустройстве.
- 2023‑2025 гг. – расширение доступа к ЭТК через портал Госуслуг и интеграцию с бухгалтерскими программами работодателей.
- 1 января 2026 г. – завершение переходного периода: все новые записи фиксируются только в электронном виде.
Текущий правовой статус
Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а также приказу Минтруда России от 12 февраля 2025 г. № 123н, действуют следующие правила:
- Электронная трудовая книжка является равноценным документом бумажной.
- Бумажные трудовые книжки, выданные до 2021 года, сохраняют юридическую силу и могут использоваться при проверках, в суде и при оформлении пенсионных прав.
- Работодатели обязаны вести электронный реестр трудовой истории и предоставлять сотруднику доступ к ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.
Преимущества и недостатки бумажной трудовой книжки
Плюсы
- Ощутимая форма – многие работники привыкли к физическому документу, который можно показать «на месте».
- Отсутствие зависимости от интернета – в случае проблем с доступом к Госуслугам бумажный документ всегда под рукой.
- Независимость от технических сбоев – нет риска потери данных из‑за сбоя серверов.
Минусы
- Риск потери или порчи (пожар, вода, кража).
- Неудобство обновления – каждый раз требуется личное присутствие работодателя.
- Трудности проверки подлинности – подделать бумажную книжку проще, чем электронную запись.
Преимущества и недостатки электронного формата
- Автоматическое обновление записей в реальном времени.
- Доступ из любой точки через портал Госуслуг или мобильное приложение.
- Защита от подделки – записи подписываются электронной подписью работодателя.
- Упрощённый процесс передачи данных при смене работы, переезде, оформлении пенсии.
- Необходимость интернет‑подключения и базовых цифровых навыков.
- Возможные технические сбои и необходимость обращения в техподдержку.
- Проблемы с конфиденциальностью при использовании общедоступных компьютеров.
Как действовать в 2026 году?
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, не спешите её выбрасывать. Она остаётся официальным документом до тех пор, пока не будет заменена на электронную запись. Рекомендуется:
- Сохранить книжку в безопасном месте (не в подвале, а в сухом, защищённом от влаги месте).
- Ознакомиться с личным кабинетом на Госуслугах и убедиться, что ваш трудовой стаж уже перенесён в ЭТК.
- При необходимости запросить у работодателя перевод записей из бумажной книжки в электронный реестр (это бесплатно).
- Если вы только планируете выйти на работу, будьте готовы к тому, что вам не выдадут бумажную книжку, а сразу оформят запись в ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужна ли мне бумажная трудовая книжка, если я уже работаю?
Если ваша книжка была выдана до 2021 года, она остаётся действительной. Вы можете использовать её как дополнительный документ, но официальные записи в дальнейшем будут вноситься только в электронный реестр.
Можно ли получить электронную трудовую книжку, если у меня уже есть бумажная?
Да. Обратитесь в отдел кадров вашего текущего работодателя с просьбой «перевести» данные в ЭТК. После подтверждения работодателем запись появится в вашем личном кабинете на Госуслугах.
Как проверить, что мои данные в ЭТК актуальны?
Войдите в личный кабинет на Госуслугах, выберите раздел «Электронная трудовая книжка» и просмотрите список записей. При обнаружении ошибок сразу сообщите в отдел кадров.
Что делать, если моя бумажная книжка утеряна?
Подайте заявление в отдел кадров с просьбой оформить новую электронную запись. При необходимости предоставьте копии трудовых договоров и справок о доходах.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку за границей?
Да. При оформлении виз, миграционных процедур и получения международных сертификатов вы можете предоставить скриншот или распечатку из ЭТК, подтверждающую ваш трудовой стаж.
На сегодняшний день, бумажная трудовая книжка больше не является обязательным документом при оформлении новых мест работы. Электронный формат полностью заменил её в официальных процессах, однако старые бумажные книжки сохраняют юридическую силу и могут использоваться в качестве резервного документа.
Для большинства работников рекомендовано перейти на электронный вариант – это удобно, безопасно и соответствует современным требованиям государства. Тем, у кого уже есть бумажная книжка, советуем сохранить её в надёжном месте и постепенно переводить данные в ЭТК.
Полезные ссылки
- Портал Госуслуги – Электронная трудовая книжка
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Пенсионный фонд России – информация о стаже
Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам отдела кадров вашего предприятия или к консультантам на портале Госуслуг.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.