С 1 января 2024 г. в России вступили в силу новые требования к работодателям: все компании обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Это решение стало частью государственной программы «Цифровая экономика» и направлено на упрощение кадрового документооборота, повышение прозрачности трудовых отношений и снижение бумажной нагрузки.
Кто должен вести ЭТК?
- Все работодатели, независимо от размера и отрасли.
- Независимо от того, работает ли сотрудник впервые или уже имеет опыт работы в другой компании.
- Иностранные граждане, работающие в РФ, также подлежат обязательному ведению ЭТК.
Исключения
На данный момент исключений нет. Минтруд России объявил, что даже небольшие предприятия с одним сотрудником обязаны оформить электронную трудовую книжку.
Ключевые даты и этапы внедрения
- 1 января 2020 – вводится возможность оформления ЭТК для любого работающего человека.
- 1 января 2021 – работодатели обязаны вести ЭТК только для сотрудников, которые впервые приходят на работу.
- 1 января 2024 – обязательное ведение ЭТК для всех работодателей.
- 1 января 2025 – все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде без исключений.
- 1 января 2026 – планируется окончательное переход на полностью электронный кадровый документооборот.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство доступа – сведения о стаже и квалификации доступны в любой момент через портал «Электронная трудовая книжка».
- Экономия времени и ресурсов – исключается необходимость печати, хранения и пересылки бумажных документов.
- Повышение прозрачности – данные хранятся в единой базе, что снижает риск ошибок и мошенничества.
- Сокращение бумажного оборота – поддержка экологических инициатив и снижение расходов на бумагу.
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Регистрация в системе – работодатель регистрируется в портале «Электронная трудовая книжка» и получает уникальный идентификатор.
- Создание профиля сотрудника – вводятся данные о сотруднике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, дата начала работы.
- Заполнение истории работы – каждая смена работы, должность, оклад и другие сведения заносятся в электронную книгу.
- Подтверждение данных – работодатель подписывает данные электронной подписью, подтверждая их достоверность.
- Передача данных в органы – информация автоматически передаётся в Пенсионный фонд и другие государственные органы.
Что делать при увольнении?
При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде. Если у работодателя нет возможности вести ЭТК, он может выдать бумажный документ, но это уже не соответствует требованиям 2024‑года.
Требования к безопасности и защите данных
Электронная трудовая книжка хранится в защищённой базе данных, доступ к которой ограничен только уполномоченными лицами. Для доступа используется двухфакторная аутентификация и цифровая подпись.
Как защитить данные сотрудника?
- Регулярно обновлять программное обеспечение.
- Проводить обучение персонала по работе с системой.
- Использовать только официальные каналы доступа к порталу.
Как подтвердить наличие ЭТК сотрудника?
При приёме на работу работодатель может запросить у кандидата ссылку на его электронную трудовую книжку. Ссылка подтверждает наличие и актуальность данных. Если у сотрудника ещё нет ЭТК, работодатель обязан оформить её сразу после начала работы.
Сравнение с украинской системой
В Украине до 10 июня 2026 г. необходимо оцифровать трудовую книжку, а с 10 июня 2026 г. учет стажа будет осуществляться полностью в электронном виде. Таким образом, Россия и Украина движутся в одном направлении, но сроки и детали реализации различаются.
Что делать, если вы уже используете бумажную трудовую книжку?
- Проверьте, есть ли у вашего предприятия регистрационный номер в системе ЭТК.
- Перенесите все данные из бумажной книги в электронный формат.
- Обучите сотрудников работе с порталом.
- Проведите аудит: убедитесь, что все сведения корректны и подписаны.
Обязательное ведение электронной трудовой книжки – это шаг к более прозрачному, эффективному и современному управлению кадрами. Внедрение ЭТК не только упрощает работу работодателей, но и обеспечивает сотрудникам доступ к своим данным в любой момент. Не откладывайте переход: соблюдение требований законодательства уже с 2024 года – это ваша обязанность и защита от штрафов.