Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что при приёме на работу впервые гражданин оформляется исключительно в электронном виде, а бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех, кто уже имел её до указанной даты и не подал заявление об отказе от бумажного варианта․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе ПФР (Пенсионный фонд России)․ В неё вносятся сведения о:

приёме на работу и увольнении;
переводах и изменениях условий труда;
наградах и поощрениях;
периодах нетрудоспособности и др․

Доступ к ЭТК имеют работник (через личный кабинет на портале «Госуслуги»), работодатель (через систему взаимодействия с ПФР) и уполномоченные органы․

Правовые основы с 1 января 2026 года

Основные нормативные акты:

Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, учитывающей переход на электронный формат);
Постановление Правительства РФ от № 1845 «О завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек»;
Приказ Минтруда России от № 123н «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․

С указанной даты:

при приёме на работу впервые работник не подаёт заявление о выдаче бумажной трудовой книжки;
работодатель обязан в течение пяти рабочих дней внести запись о приёме в ЭТК через систему взаимодействия с ПФР;
если работник уже имел бумажную книжку и не отказался от неё, допускается ведение обеих форм параллельно․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может подтвердить наличие ЭТК следующими способами:

через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»);
выпиской из ЭТК, полученной в МФЦ или в клиентской службе ПФР;
с помощью мобильного приложения «Госуслуги․Карта» (функция «Моя трудовая»)․

При устройстве на новую работу достаточно предоставить работодателю СНИЛС и дать согласие на передачу данных в ПФР (обычно оформляется электронным согласием в личном кабинете)․

Оформление при приёме на работу: пошаговая инструкция

Для работника

Убедиться, что в личном кабинете Госуслуг отражена актуальная ЭТК (отсутствуют ошибки в ФИО, дате рождения, СНИЛС)․
При подаче заявления о приёме на работу указать согласие на ведение электронной трудовой книжки (часто это делается автоматически при заполнении анкеты через HR‑систему)․
После получения предложения о работе дождаться уведомления от работодателя о внесении записи в ЭТК (обычно приходит в личный кабинет Госуслуг)․
Проверить корректность внесённой записи (дата приёма, должность, отдел, трудовой договор №)․ При обнаружении несоответствия немедленно сообщить в отдел кадров работодателя․

Для работодателя (отдел кадров/бухгалтерия)

Получить от кандидата СНИЛС и подтверждение согласия на работу с ЭТК (электронное согласие через Госуслуги или подписанное заявление)․
В системе кадрового учёта (например, 1С:ЗУП) создать карточку сотрудника, указав реквизиты трудового договора․
При оформлении приёма на работу сформировать запрос в ПФР через модуль «Электронная трудовая книжка» (в 1С:ЗУП – раздел «Кадровик → ЭТК → Отправка сведений»)․
После получения подтверждения от ПФР (обычно в течение 1‑3 рабочих дней) зафиксировать факт внесения записи в локальную базу и выдать сотруднику копию выписки из ЭТК (по запросу)․
Архивировать электронное согласие и все сопроводительные документы в соответствии с требованиями Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»․

Роль 1С:ЗУП в работе с электронной трудовой книжкой

С 2020 года в конфигурации 1С:ЗУП 3․1 и выше реализована поддержка ЭТК․ Основные возможности:

Автоматическая выгрузка сведений о приёме, переводе, увольнении в формате, утверждённом ПФР;
Проверка корректности СНИЛС и ФИО перед отправкой;
Получение извещений от ПФР о принятии или отклонении записи (с указанием причины ошибки);
Формирование выписок из ЭТК для сотрудника в PDF‑формате;
Ведение журнала обмена с ПФР (дата/время отправки, статус, код ошибки)․

Важно: перед началом работы с ЭТК необходимо обновить справочники классификаторов (ОКВЭД, ОКЗ, ОКПД2) и загрузить актуальные версии сертификатов для взаимодействия с ПФР․

Преимущества электронной трудовой книжки

Надёжность: исключён риск потери, повреждения или подделки документа;
Доступность: работник может в любое время посмотреть свою трудовую историю через Госуслуги;
Скорость обмена: работодатель передаёт сведения в ПФР за считанные минуты, а не дни;
Снижение административной нагрузки: нет необходимости вести и хранить бумажные книжки, архивировать их в отделе кадров;
Прозрачность: государственные органы получают актуальные данные о занятости населения, что улучшает планирование социальных выплат․

Возможные риски и способы их минимизации

Технические сбои в системе ПФР: рекомендуется дублировать отправку сведений (например, через портал Госуслуги как резервный канал) и вести журнал попыток;
Ошибки в ФИО или СНИЛС: перед отправкой обязательно проверять данные через справочник «Сотрудники» и запрашивать у сотрудника скан паспорта и СНИЛС;
Отказ работника от электронного формата: если сотрудник настаивает на бумажной книжке (имеет право только до ), оформить обе формы и вести параллельный учёт;
Несанкционированный доступ к данным: обеспечить защиту рабочих станций, использовать шифрованные каналы связи (TLS) и соблюдать требования 152‑ФЗ․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли всё ещё получить бумажную трудовую книжку после 1 января 2026 года?: Да, но только если у работника уже была бумажная книжка до этой даты и он не подал заявление об отказе от неё․ Для newly‑hired сотрудников бумажная форма не выдаётся․
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка (неверная дата приёма)?: Необходимо направить запрос в отдел кадров работодателя с требованием внесения исправления․ Работодатель формирует корректирующую запись и отправляет её в ПФР․ После подтверждения исправления работник получает обновлённую выписку․
Нужно ли информировать ПФР об увольнении, если работник переходит к другому работодателю?: Да․ При увольнении текущий работодатель обязан отправить запись об увольнении в ПФР не позднее следующего рабочего дня․ Новый работодатель, в свою очередь, при приёме отправляет запись о приёме․
Можно ли использовать ЭТК для подтверждения стажа при назначении пенсии?: Да․ ПФР автоматически учитывает все записи из ЭТК при расчёте страхового пенсионного капитала․ Работнику достаточно предоставить СНИЛС при обращении за пенсией․

Электронная трудовая книжка с 1 января 2026 года становится обязательным элементом трудовых отношений в России․ Она упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами, повышает надёжность хранения данных о трудовой деятельности и снижает административные издержки․ Для успешного перехода на ЭТК необходимо:

обеспечить актуальность данных сотрудников (СНИЛС, ФИО);
обновить и настроить кадровую систему (1С:ЗУП или аналогичную) под требования ПФР;
провести обучение сотрудников отдела кадров и бухгалтерии работе с модулем ЭТК;
информировать работников о их правах и возможностях доступа к электронной трудовой книжке через портал Госуслуги․

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать ошибок, штрафов и недоразумений, а также сделает процесс приёма на работу прозрачным и комфортным для всех участников․