С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж работников теперь формируется преимущественно в электронном виде. Однако многие сотрудники и работодатели до сих пор сталкиваются с ситуациями, когда у человека существует два документа о трудовом стаже — бумажный и электронный. Разберём, как это работает и что делать в подобных случаях.
Как появилась система с двумя трудовыми книжками
Вопрос о введении электронных трудовых книжек впервые был поднят ещё в 2012 году. Практические шаги по реализации начались значительно позже:
- 2020 год — введение электронных трудовых книжек для новых работников
- 2021 год — при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки
- 2026 год, завершение переходного периода, окончательный переход на электронный формат
При этом важно понимать: бумажные трудовые книжки, оформленные до 2020 года, сохраняют свою юридическую силу. Именно поэтому у многих работников фактически существует два документа о стаже.
Когда возможно одновременное применение двух форматов
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законодательством в определённых случаях. Вот основные сценарии:
- Работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки — в этом случае работодатель продолжает вести оба документа
- Трудовая книжка была оформлена до введения ЭТК — документ сохраняется у работника или хранится в организации
- Работник трудоустроился до 2020 года и не переходил на электронный формат
Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там содержится.
Как заполнить и оформить электронную трудовую книжку
Разработанная концепция электронного трудового договора и электронной трудовой книжки направлена на модернизацию и упрощение трудовых отношений. Вот ключевые моменты:
При приёме на работу
Работодатель обязан внести сведения в электронную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента оформления трудового договора. Для этого не требуется физического документа — всё происходит через информационную систему Социального фонда России.
При увольнении
При увольнении работодатель:
- Вносит запись об увольнении в ЭТК
- Предоставляет работнику справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
- Работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в любой момент
Для работников с бумажной книжкой
Если у вас осталась бумажная трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а также документ строгой отчётности — вы можете:
- Сохранить бумажный вариант и продолжать его ведение параллельно с ЭТК
- Написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, после этого все записи ведутся только в электронном формате
Преимущества и риски двойной системы
| Преимущества | Риски и недостатки |
|---|---|
| Гарантия сохранности данных в СФР | Возможна путаница в записях |
| Доступ к информации из любой точки | Не все работодатели своевременно передают сведения |
| Защита от подделок и потерь | Требуется контроль со стороны работника |
| Упрощение оформления пенсии | Технические сбои в системах |
Что делать работнику в 2026 году
Традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были оформлены. Однако для корректного формирования стажа рекомендуется:
- Проверьте сведения в Социальном фонде России, через личный кабинет на сайте СФР или через госуслуги
- Сведите дублирующие записи — если обнаружены расхождения между бумажной и электронной книжками, обратитесь к текущему или предыдущему работодателю
- Храните бумажную книжку как резервный документ — она может понадобиться дляподтверждения стажа при спорных ситуациях
- При смене работы уточняйте формат ведения трудовой книжки, предоставляйте заявление о предпочтительном варианте
Система с двумя трудовыми книжками — это временное явление переходного периода, который завершился в 2026 году. В ближайшие годы бумажные документы будут постепенно вытеснены полностью электронным форматом. Для работников главное — контролировать актуальность сведений о своём трудовом стаже независимо от формата их хранения.
Самое главное помнить: электронная трудовая книжка не отменяет ваших прав на бумажный документ, но и не защитит от ошибок работодателя без вашего личного контроля. Регулярно проверяйте данные в СФР и сохраняйте подтверждающие документы — это гарантия стабильной пенсии в будущем.