С 1 января 2026 года трудовые книжки в России полностью переходят в электронный формат. Это решение стало результатом серии законодательных реформ, начиная с 2019 года, и имеет значительные последствия как для работодателей, так и для работников. Ниже приведён подробный обзор ключевых изменений, процедур перехода и правовых нюансов, которые необходимо учитывать всем участникам рынка труда.

История изменений

• 16 декабря 2019 г. – Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК).
• 30 июня 2020 г. – работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора между бумажной трудовой книжкой и ЭТК.
• 1 января 2021 г. – сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых до этой даты не было стажа, фиксируются только в электронном виде.
• 1 января 2026 г. – законодательно закреплённый переход всех трудовых книжек в электронный формат. От этого момента бумажные трудовые книжки не создаются.

Ключевые положения закона

1. Статья 66.1 ТК РФ – устанавливает сроки, в которые работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности работника по письменному заявлению (бумажному или электронному). Сроки обычно составляют 30 календарных дней с момента подачи заявления.
2. Право выбора – работник может выбрать:
   • сохранить бумажную трудовую книжку;
   • переходить на ведение трудовой книжки в электронном виде.
3. Обязанности работодателя – вести сведения о трудовой деятельности в системе ЭТК, обеспечивать их целостность и доступность для работника, а также передавать данные в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в соответствии с установленными процедурами.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

1. Подача заявления – работник оформляет заявление о переходе в электронный формат (форма ЕФС‑1) и подаёт его работодателю в бумажном или электронном виде.
2. Получение подтверждения – работодатель подтверждает получение заявления и информирует работника о сроках начала работы с ЭТК.
3. Фиксация данных – работодатель вводит сведения о трудовой деятельности в электронную систему, которая автоматически формирует электронную трудовую книжку.
4. Проверка и корректировка – работник имеет право проверить данные в системе и заявить об ошибках в течение 30 дней с момента их появления.

Права и обязанности сторон

• Работник – имеет право:
  • выбрать формат трудовой книжки;
  • получить доступ к своей ЭТК в любое время;
  • запросить исправление ошибок в данных;
  • получить бумажный экземпляр только до момента перехода на ЭТК.
• Работодатель – обязан:
  • обеспечить хранение и защиту данных в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных»;
  • передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР;
  • не предоставлять бумажные копии трудовой книжки после перехода на ЭТК, если работник не требует их до увольнения.
• ПФР – получает электронные данные и обеспечивает их доступность для проверок и начисления пенсий.

Частые ошибки и штрафы

Нарушения при ведении ЭТК могут повлечь за собой административные штрафы и юридические последствия:

• Несвоевременная фиксация данных – штраф до 50 000 ₽ за нарушение сроков;
• Неправильная регистрация стажа – штраф до 100 000 ₽;
• Нарушение конфиденциальности персональных данных – штраф до 200 000 ₽;
• Отказ от передачи данных в ПФР – штраф до 500 000 ₽.

Как получить электронную трудовую книжку в 2026 году

1. Оформить заявление о переходе (форма ЕФС‑1) в отдел кадров;
2. Получить электронный сертификат доступа к системе ЭТК (обычно через портал «Госуслуги»);
3. Проверить данные в личном кабинете работодателя и подтвердить их корректность;
4. Сохранить копию электронного сертификата и доступ к системе для личного использования.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Он обеспечивает более быстрый доступ к данным, повышает прозрачность и снижает риск потери информации. Работодатели и работники должны внимательно следить за соблюдением сроков и требований закона, чтобы избежать штрафов и юридических осложнений. Внедрение ЭТК уже завершено, но дальнейшая работа по оптимизации процессов и повышению уровня цифровой грамотности остаётся актуальной задачей для всех участников рынка труда.