Трудовое законодательство регулярно обновляется, и кадровикам важно быть в курсе всех нововведений․ Особое внимание стоит уделить оформлению трудовых книжек, особенно когда речь заходит о совместителях․ В 2026 году действуют актуальные правила, учитывающие в т․ч․ переход части сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о внешнем совместительстве в бумажную и электронную трудовую книжку, кто это должен делать и какие документы для этого необходимы․
Внутреннее и внешнее совместительство: в чем разница?
Прежде чем говорить о записях, важно четко понимать разницу между двумя видами совместительства:
- Внутреннее совместительство — сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, где у него оформлено основное место работы․
- Внешнее совместительство — сотрудник после своей основной работы (перед ней или в выходные дни) трудится в совершенно другой компании․
Именно внешнее совместительство вызывает наибольшее количество вопросов при оформлении трудовой книжки, так как в процессе участвуют два разных работодателя․
Главное правило: кто вносит запись?
Согласно действующему законодательству и разъяснениям Минтруда, работодатель по месту внешнего совместительства не имеет права вносить записи в трудовую книжку сотрудника․ Это правило строго соблюдаеться: если человек работает у вас как внешний совместитель, вы не вправе делать отметки в его бумажной трудовой․
Запись о работе по внешнему совместительству вносится работодателем по основному месту работы․ Однако это происходит исключительно при соблюдении двух условий:
- Желание работника․ Запись вносится только по просьбе (письменному заявлению) самого сотрудника․ Если работник не просит об этом, работодатель по основному месту работы не обязан ничего вносить по своей инициативе․
- Наличие подтверждающих документов․ Работник должен предоставить на основное место работы документы, подтверждающие факт трудоустройства по совместительству у другого работодателя․
Что делать, если у внешнего совместителя нет основного места работы?
На практике часто возникает вопрос: как быть, если человек трудится только по внешнему совместительству и нигде не работает на основной работе? В таком случае внести запись о совместительстве некому, так как основного работодателя просто нет․ Трудовая книжка в этом случае будет находиться у самого работника на руках, и записи в нее не вносятся до тех пор, пока он не устроится на основное место работы․
Какие документы нужны для внесения записи?
Чтобы основной работодатель внес сведения о внешнем совместительстве, сотрудник должен предоставить один из следующих документов (или их копии):
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству;
- Копия трудового договора, заключенного с работодателем по совместительству;
- Справка от работодателя по совместительству, подтверждающая период работы и должность․
Заверять копии документов должен работодатель по совместительству․
Как внести запись в бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция
Если работник предоставил все необходимые документы и написал заявление, кадровик по основному месту работы вносит запись в раздел «Сведения о работе»․
Образец заполнения граф:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: указывается дата приема на работу по совместительству․
- Графа 3: в виде заголовка указывается полное наименование работодателя по совместительству, а также его сокращенное наименование (при наличии)․ Под этим заголовком вносится сама запись о приеме, например: «Принят в отдел хирургии на должность сосудистого хирурга по совместительству»․
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись․ Например: «Справка ООО «МедСервис» от № 12, копия приказа о приеме на работу от № 45-к»․
При увольнении внешнего совместителя запись также вносится основным работодателем на основании предоставленных документов (копии приказа об увольнении или справки)․
Как внести запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С переходом многих сотрудников на ЭТК правила подачи сведений изменились․ Работодатель по месту внешнего совместительства самостоятельно подает отчетность в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1․ Таким образом, сведения о работе по совместительству автоматически попадают в электронную трудовую книжку работника․
Однако, если работник просит внести запись о внешнем совместительстве в бумажную трудовую (если он не перешел полностью на ЭТК и сохранил бумажный вариант), основной работодатель делает это по описанным выше правилам․
Переход с совместительства на основную работу
Отдельная сложность возникает, когда работник переходит с внешнего совместительства на основное место работы у того же работодателя․ Согласно рекомендациям Роструда, такой переход чаще всего оформляется через увольнение с совместительства и последующим приемом на основную работу․
В этом случае в трудовой книжке придется сделать две отдельные записи:
- Запись об увольнении с работы по совместительству․
- Запись о приеме на основное место работы․
При этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка снова указывается полное (и сокращенное, если есть) наименование работодателя, даже если запись делается сразу после увольнения из этой же компании․
Краткие итоги
Оформление записи о внешнем совместительстве требует внимательности и строгого соблюдения процедуры:
- Вносит запись только основной работодатель․
- Запись делается только по желанию работника и при наличии подтверждающих документов (справки, копии приказа или трудового договора)․
- Работодатель по совместительству в бумажную книжку записи не вносит, но обязан сдавать отчеты в СФР для формирования ЭТК․
- При переходе с совместительства на основную работу обычно оформляется увольнение и новый прием․
Соблюдение этих правил в 2026 году позволит избежать кадровых ошибок и претензий со стороны проверяющих органов․