К 2026 году процесс перевода трудовых книжек в электронный формат в России практически завершён. Система, запущенная с 2020 года, прочно вошла в практику, но при этом сохранила возможность ведения бумажных документов по заявлению работника. В этой статье подробно разберём, как работают электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году, кто и как их ведёт, какие права есть у сотрудников и какие обязанности у работодателя.
Ключевые изменения и текущий статус на 2026 год
Основные нормативные акты, регулирующие вопрос:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ (внес изменения в ТК РФ).
- Постановление Правительства РФ (внесло изменения в 55 нормативных актов).
- Приказы Минтруда России, утверждающие правила ведения и хранения.
Важный вывод: С 1 января 2021 года все впервые устраивающиеся на работу граждане получают только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк не оформляется. Для уже работающих граждан действует принцип выбора, сделанного в установленный срок (до ). Если заявление не подано, работодатель вносит сведения в ЭТК автоматически.
Бумажная vs. Электронная: сравнение в 2026 году
| Критерий | Бумажная трудовая книжка (ТК) | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Кто получает | Только по письменному заявлению работника, сделанному до , или в случаях, прямо предусмотренных законом (например, для работников, уволенных до ). | Все впервые принимаемые на работу с . Также все остальные, если не подали заявление на бумажную. |
| Кто ведёт | Работодатель вручает и вносит записи физически. | Сведения вносятся в единую федеральную информационную систему (ЕФИС «Трудовая»). Работодатель направляет данные через личный кабинет на портале Госуслуг или через систему электронного документооборота. |
| Хранение | У работника. | В ЕФИС. Работник может получить выписку в бумажном виде по запросу. |
| Подпись | Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации. | Квалифицированная электронная подпись (КЭП) работодателя. С 2026 года ФНС активно продвигает получение КЭП через биометрию. |
Правила ведения электронной трудовой книжки в 2026 году
Обязанности работодателя
- Внесение сведений: В течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу (или со дня возникновения трудовых отношений) направить в ЕФИС «Трудовая» сведения о приёме, а в день увольнения — сведения об увольнении.
- Внесение записей: Все записи о трудовой деятельности (приказы, переводы, изменения условий договора, увольнение) вносятся в электронный формат. Если сотрудник перешёл на ЭТК, записи в бумажную книжку больше не вносятся.
- Использование КЭП: Все действия в системе должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью работодателя.
- Уведомление сотрудника: При приёме на работу необходимо уведомить сотрудника о ведении его трудовой книжки в электронном формате (если это его основной формат).
- Отчётность: Корректно заполнять и подавать форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), которая теперь формируется на основе данных из ЭТК.
Права работника
- Доступ к данным: Получить бесплатный доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг (с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи или через банковский сервис).
- Запрос выписки: В любой момент потребовать у работодателя предоставление заверенной КЭП выписки из ЭТК в бумажном виде.
- Возврат к бумажному формату: В 2026 году вернуться к бумажной книжке, если изначально выбрал электронную, нельзя. Выбор формата делается единожды при первом трудоустройстве или в переходный период (до ).
- Контроль: Видеть все записи, проверять их корректность и при необходимости требовать внесения изменений.
Как выглядит запись в электронной трудовой книжке? Образцы 2026
Структура записи стандартизирована. В обязательном порядке указываются:
- Дата и номер записи.
- Наименование документа (приказ о приёме, об увольнении и т.д.).
- Номер и дата документа.
- Основание для внесения записи (ссылка на конкретный пункт приказа).
- Должность, специальность, квалификация в соответствии с новым классификатором профессий (введён с 2026 года).
- Подразделение (при необходимости).
- КЭП работодателя.
Пример записи о приёме на работу:
«Приказ о приёме на работу № 45-к от . Принят(а) на работу в должность Программист (код по классификатору: 2522) в отдел разработки программного обеспечения с . Условия оплаты труда: оклад 80 000 руб. Трудовой договор № 89 от .»
Частые ошибки работодателей и последствия
- Несвоевременное внесение данных: Задержка более 5 рабочих дней. Штраф: для должностных лиц — 5-10 тыс. руб., для юридических лиц — 30-50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Внесение записей в бумажную книжку после перехода на ЭТК: Запрещено. Это считается нарушением.
- Некорректное указание данных: Ошибки в названии должности (не по классификатору), датах, номерах приказов. Требует внесения исправлений через отдельный приказ.
- Отсутствие КЭП или использование недействительной: Запись без подписи не имеет юридической силы.
- Непредоставление сотруднику доступа к его ЭТК: Нарушение права работника на ознакомление со своими документами.
Что делать работнику?
- Активировать личный кабинет на Госуслугах и привязать к нему свою ЭТК (через раздел «Трудовая деятельность»).
- Регулярно проверять записи в своей ЭТК после каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение).
- При смене работы сообщать новому работодателю о наличии ЭТК и предоставлять СНИЛС.
- При необходимости запрашивать у работодателя бумажную выписку из ЭТК (например, для оформления кредита или пенсии).
- Хранить пароли и данные для доступа в надёжном месте.
К 2026 году система электронных трудовых книжек в России стала обязательной и повсеместной. Главное правило: для новых работников — только ЭТК, для старых — действует выбранный ими ранее формат. Работодатель обязан вести ЭТК аккуратно и в срок, используя КЭП. Сотрудник должен контролировать свои данные через портал Госуслуг. Нарушение правил влечёт административные штрафы. Переход на цифровые кадровые документы упрощает процедуры, но требует от обеих сторон понимания процесса и ответственности.
Информация в статье актуальна на май 2026 года. Для получения самой точной и персональной консультации рекомендуется обращаться в Трудовую инспекцию или к кадровым специалистам.