Вопрос о том, следует ли фиксировать дисциплинарные взыскания (выговор, замечание, предупреждение) в трудовой книжке, возникает у многих специалистов по кадрам и работников. Ниже – подробный разбор нормативной базы, практики ведения бумажных и электронных трудовых книжек, а также рекомендации по оформлению дисциплинарных мер.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст. 81 (основания расторжения трудового договора), ст. 193‑198 (дисциплинарные взыскания).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (в ред. от ).
• Федеральный закон от № 165‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Приказ Минтруда России от № 585н «О внесении изменений в Правила ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (введение электронной трудовой книжки).

Все указанные нормативные акты прямо указывают, какие сведения должны вноситься в трудовую книжку, и какие – не допускаются.

Что записывается в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся только следующие сведения:

1. Приём на работу (дата, должность, структурное подразделение).
2. Переводы (внутри организации или в другую организацию).
3. Изменения сведений о работе (изменение должности, профессии, специализации).
4. Награды и поощрения (за трудовые достижения).
5. Увольнение (дата, основание по ст. 81 ТК РФ, формулировка – например, «увольнение по собственному желанию», «увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением штата» и т.д.).
6. Иные сведения, предусмотренные законодательством (например, информация о работе в условиях вредных и/или опасных производственных факторов, если это требуется для назначения пенсии).

Важно: дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, предупреждение) не входят в этот перечень.

Выговор и другие дисциплинарные взыскания: можно ли их заносить?

Что говорит Трудовой кодекс?

Ст. 193 ТК РФ определяет виды дисциплинарных взысканий:

• замечание;
• выговор;
• предупреждение о неполном соответствии занимаемой должности (или работе) требованиям трудового договора.

Ст. 194 ТК РФ устанавливает порядок применения взысканий: необходимо выдать письменное замечание/выговор/предупреждение под роспись работника, ознакомить его с документом под роспись и издать приказ (распоряжение) о применении взыскания.

Однако ни в ст. 193‑198 ТК РФ, ни в Правилах ведения трудовых книжек нет положения о внесении сведений о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку. Более того, в пункте 2.1 Правил прямо указано, что запрещается вносить в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях, а также о привлечении к disciplinary ответственности.

Что происходит на практике?

• Личное дело сотрудника (форма Т‑2) – здесь фиксируются все дисциплинарные взыскания: копии приказов, объяснения работника, акты о нарушении трудовой дисциплины.
• Приказ о применении взыскания – хранится в отделе кадров и является основанием для возможного последующего увольнения по статье 81 ТК РФ (например, «повторное неисполнение трудовых обязанностей после применения дисциплинарного взыскания»).
• Трудовая книжка (бумажная или электронная) – содержит только сведения о приёме, переводах, наградах и увольнении. Если сотрудник уволен за дисциплинарный проступок, в трудовой книжке указывается лишь основание увольнения (например, «увольнение по пункту 5 статьи 81 ТК РФ – систематическое неисполнение трудовых обязанностей»), но не сам факт выговора или замечания.

Таким образом, занесение выговора в трудовую книжку является нарушением законодательства и может быть оспорено работником в суде или трудовой инспекции.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С года ведение трудовых книжек перешло в электронный формат (ст. 66.1 ТК РФ). Правила ведения ЭТК практически идентичны правилам ведения бумажных книжек:

• В ЭТК вносятся те же сведения, что и в бумажную версию (приём, переводы, награды, увольнение).
• Дисциплинарные взыскания не вносятся в ЭТК.
• Информация о дисциплинарных взысканиях хранится в личном деле сотрудника и в кадровом учете (например, в системе 1C:ЗУП, SAP HR и т.п.).

Работодатель, который всё же попытается внести выговор в ЭТК, рискует получить предписание трудовой инспекции и возможные штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Практические рекомендации для кадровой службы

Как правильно оформить выговор?

1. Получить письменное объяснение работника о допущенном нарушении (ст. 193 ТК РФ).
2. Составить приказ о применении выговора (форма Т‑8 или аналогичная).
3. Ознакомить работника с приказом под роспись (копия приказа остаётся в личном деле).
4. Хранить приказ и объяснение в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет после увольнения).
5. При необходимости использовать факт выговора как основание для последующего увольнения (например, повторное нарушение после выговора).

Что делать, если сотрудник требует внесения выговора в трудовую книжку?

Объяснить, что согласно законодательству внесение дисциплинарных взысканий в трудовую книжку запрещено. Предложить предоставить справку о применении выговора (можно выдать справку по форме, подтверждающую факт дисциплинарного взыскания) – такая справка имеет юридическую силу и может быть предоставлена по требованию работника.

Как отразить увольнение за дисциплинарный проступок?

В трудовой книжке (бумажной или электронной) указывается:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения – соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ (например, п. 5 – «систематическое неисполнение трудовых обязанностей» после применения дисциплинарного взыскания);
• Формулировка, принятая в приказе об увольнении (например, «увольнение по инициативе работодателя в связи с систематическим неисполнением трудовых обязанностей»).

Сам факт выговора не указывается.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в трудовой книжке сделать пометку «выговор объявлен»?

Нет. Такая пометка считается нарушением Правил ведения трудовых книжек и может быть оспорена.

Если сотрудник уволен за прогул, а ранее получал выговор, нужно ли упоминать выговор в трудовой книжке?

Нет. В трудовой книжке указывается только основание увольнения (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ – прогул). Выговор остаётся в личном деле.

Какие документы можно выдать сотруднику как подтверждение факта выговора?

Справка о применении дисциплинарного взыскания (можно оформить в свободной форме, но с указанием реквизитов приказа, даты выговора и подписи уполномоченного лица).

Срок хранения приказа о выговоре?

Приказ о дисциплинарном взыскании хранится в личном деле сотрудника 50 лет после увольнения (в соответствии с Федеральным законом «О архивном деле в Российской Федерации»).

Изменятся ли правила с введением электронной трудовой книжки?

Нет. Правила ведения ЭТК повторяют требования к бумажным книжкам; дисциплинарные взыскания по‑прежнему не вносятся.

Согласно действующему трудовому законодательству РФ, выговор и другие дисциплинарные взыскания не заносятся в трудовую книжку – ни в бумажную, ни в электронную форму. Эта норма направлена на защиту прав работников от возможной дискриминации при последующем трудоустройстве на основании старых дисциплинарных замечаний.

Для кадровых специалистов важно:

• Вести дисциплинарные взыскания в личном деле сотрудника (форма Т‑2, приказы, объяснения).
• Хранить эти документы в соответствии с установленными сроками.
• При увольнении за дисциплинарный проступок указывать в трудовой книжке лишь основание увольнения по ст. 81 ТК РФ, без упоминания самого выговора.
• При запросе сотрудника предоставить справку о факте применения дисциплинарного взыскания, если это необходимо для внутренних целей или для последующего трудоустройства (по согласованию с работодателем).

Соблюдение этих правил обеспечит законопослушность кадровой работы, снизит риски споров с инспекцией по труду и защитит интересы как работодателя, так и работника.