Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным элементом кадрового учёта с 2021 года. В 1С существует несколько конфигураций, где можно сформировать отчёт по ЭТК: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:ERP Управление предприятием. Ниже представлен пошаговый алгоритм, который подходит для большинства версий 1С 8.3.

Подготовка данных

1. Убедитесь, что в справочнике Сотрудники заполнены поля:
   • Трудовая книжка (электронная) – Да/Нет;
   • Номер СНИЛС;
   • Дата приёма и увольнения;
   • История переводов, отпусков, больничных и т.д.
2. Проверьте, что все кадровые события (приём, перевод, отпуск, больничный, увольнение) отражены в документах Приём на работу, Перевод сотрудника, Отпуск, Больничный лист и Увольнение.
3. Если используется внешний обмен с ПФР, убедитесь, что выгрузка Сведения о трудовой деятельности настроена и выполняется без ошибок.

Формирование отчёта в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:ЗУП отчёт по электронным трудовым книжкам находится в разделе Кадровик → Отчёты → Трудовые книжки.

Шаг 1. Открытие отчёта

Меню → Кадровик → Отчёты → Трудовые книжки → Электронные трудовые книжки.

Шаг 2. Установка периода

В верхней части формы отчёта задайте:

• Период с по (или любой нужный интервал);
• Организацию (если их несколько);
• Фильтр по подразделению или категории сотрудников (по желанию).

Шаг 3. Выбор показателей

На вкладке Показатели отметьте необходимые колонки:

• Табельный номер;
• ФИО сотрудника;
• СНИЛС;
• Дата приёма;
• Дата увольнения (если есть);
• Количество периодов работы;
• Суммарный стаж (в днях/месяцах/годах);
• Примечания (например, причины увольнения).

Шаг 4. Запуск формирования

Нажмите кнопку Сформировать. Система выполнит запрос к регистру накопления Трудовая деятельность сотрудников и выведет таблицу с данными.

Шаг 5. Экспорт и печать

Для дальнейшей работы с отчётом доступны следующие варианты:

• Экспорт в Excel (Файл → Сохранить как → Excel);
• Печать непосредственно из 1С (Файл → Печать);
• Отправка по электронной почте (Файл → Отправить).

Формирование отчёта в 1С:Бухгалтерия предприятия

Если вы используете 1С:Бухгалтерия, отчёт по ЭТК формируется через внешнюю обработку или через стандартный отчёт Кадровый учёт → Трудовые книжки.

Шаг 1. Открытие обработки

Файл → Открыть → Обработка → Отчёт по электронным трудовым книжкам (обработка обычно поставляется с обновлением конфигурации или можно скачать с сайта 1С).

Шаг 2. Настройка параметров

В открывшейся форме укажите:

• Период;
• Организацию;
• Фильтр по сотрудникам (можно оставить пустым – будет выбран весь список);
• Нужно ли включать уволенных сотрудников.

Шаг 3. Получение результата

После нажатия Выполнить появится таблица, аналогичная той, что в ЗУП. Вы можете:

• Сортировать по любому столбцу (клик по заголовку);
• Группировать данные (например, по подразделению) через кнопку Группировать;
• Добавить вычисляемые поля (например, Стаж в годах = Дни/365) через Изменить → Добавить поле.

Шаг 4. Сохранение шаблона

Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, сохраните текущие параметры как шаблон:

1. Нажмите Сохранить как шаблон;
2. Дайте ему понятное имя, например Отчёт_ЭТК_Месячный;
3. При следующем запуске выберите нужный шаблон из списка.

Полезные советы и типичные ошибки

• Проверяйте актуальность СНИЛС. Если номер отсутствует или содержит ошибки, выгрузка в ПФР будет отклонена.
• Не забывайте про отпуска без сохранения заработка. Они влияют на общий стаж и должны быть отражены в документе Отпуск без сохранения заработка.
• При массовом импорте данных (например, при переходе с другой системы) используйте обработку Загрузка данных из Excel и проверьте, что поля Трудовая книжка (электронная) заполнены корректно.
• Регулярно обновляйте конфигурацию. В новых версиях 1С исправляются ошибки, связанные с формированием XML-файлов для ПФР.
• Если отчёт пустой – проверьте, что у сотрудников установлен флаг Электронная трудовая книжка и что есть хотя бы один кадровый документ за выбранный период.

Пример готового отчёта (в виде таблицы)

Таб. №	ФИО	СНИЛС	Дата приёма	Дата увольнения	Стаж, дни	Примечание
001	Иванов Иван Иванович	123-456-789 00	1825	Работает
002	Петрова Мария Сергеевна	987-654-321 00	2360	Уволена по собственному желанию

Данную таблицу можно скопировать в Excel для дальнейшего анализа или отправки в контролирующие органы.

Сформировать отчёт по электронным трудовым книжкам в 1С достаточно просто, если следовать описанным шагам и учитывать особенности вашей конфигурации. Главное – поддерживать актуальность кадровых данных, правильно настроить обмен с ПФР и использовать шаблоны отчётов для экономии времени. Если возникнут вопросы, обращайтесь к справке 1С (F1) или к специалистам по сопровождению вашей конфигурации.