Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника. Правильное хранение этой бумаги регулируется рядом нормативных актов, и от того, где она находится, зависит её доступность как для работодателя, так и для самого работника.
Где хранится трудовая книжка?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225 от , трудовые книжки должны находиться в организации, а не у работников. Хранить их можно в следующих местах:
- В специально отведённом архиве персонала (чаще всего – в металлическом запираемом шкафу);
- В несгораемом сейфе, если в организации есть такой объект (необязательно, но рекомендуется для повышения безопасности);
- В кабинете руководителя или в кадровом отделе, если там организован система документооборота.
Важно, чтобы помещение, где находятся книжки, было защищено от потери и повреждения (например, наличие решёток на окнах, система пожаротушения и т.д.).
Требования к месту хранения
По разъяснениям Роструда и Минтруда, в помещении, где хранятся трудовые книжки, должны соблюдаться следующие условия:
- Обеспечение контроля доступа к документу (только уполномоченные лица могут брать книжку);
- Наличие реестра выдачи и получения (учебный лист, где фиксируются даты выдачи и возврата);
- Соблюдение условий хранения – сухое, темное помещение, защищённое от влаги и огня.
Как оформить хранение трудовых книжек?
Для корректного учёта и контроля за трудовыми книжками работодатель обязан вести несколько auxiliary документов.
Учётные книги
- Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует, кому и когда выдавалась книжка, а также когда она возвращена.
- Книга учёта бланков трудовых книжек – отражает количество полученных, использованных и оставшихся бланков.
Эти книги должны вестись на бумажном носителе (постановление Минтруда от ). Электронный вариант пока не предусмотрен.
Обязанности ответственного лица
Работодатель обязан, согласно п. 2024‑04‑16, назначить ответственного за:
- Ведение учёта трудовых книжек;
- Хранение и выдачу их работникам;
- Обеспечение наличия необходимого количества бланков и вкладышей (п. 44 Правил).
Что происходит с книжкой после увольнения?
Если сотрудник ушёл с работы и не забрал свою книжку, она остаётся в организации до момента её получения (п. 43 Правил). Через определённый срок (обычно 3 года) невостребованные документы могут быть уничтожены, но только после официального уведомления работника.
Сроки хранения
Обычная практика:
- Хранить книжку в течение всего срока действия трудового договора;
- После увольнения – хранить до 3 лет, после чего при отсутствии запроса её можно уничтожить.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли хранить трудовые книжки в несгораемом сейфе?
Ответ: Законодательство не требует именно сейфа; достаточно надёжного металлического запираемого шкафа или другого помещения, отвечающего требованиям по защите от огня и влаги.
Вопрос: Можно ли передать хранение книжки работнику?
Ответ: Нет. По закону трудовая книжка должна находиться у работодателя, а не у сотрудника.
Вопрос: Как оформить выдачу новой формы книжки с ?
Ответ: Новая форма должна быть оформлена в соответствии с Приказом Минтруда № 320н от . При выдаче необходимо поставить подпись руководителя и поставить печать (или оформить сургучной печать/опломбировать).
Хранение трудовых книжек – это часть системы документооборота, регулируемой Трудовым кодексом, Постановлением Правительства и специальными нормативными актами. Правильное оформление и учёт позволяют:
- Своевременно выдавать и возвращать книжки;
- Контролировать соблюдение трудовых прав работников;
- Избежать штрафов и спорных ситуаций при проверках.
Таким образом, хранить трудовые книжки следует в специальном, защищённом помещении организации, вести соответствующие учётные книги и назначать ответственного лица. Это обеспечит юридическую защиту как работодателя, так и сотрудника.