Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и права на социальные выплаты. Вопрос о том, где именно хранить её в филиале, имеет как юридическое, так и практическое значение. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (Федеральный закон «О труде» от  N 181-ФЗ, Федеральный закон «О занятости населения» от  N 439-ФЗ, Приказ Минтруда РФ № 320Н от и последующие поправки).

Общие требования к хранению трудовой книжки

• Физический хранитель – филиал, где работник официально трудоустроен.
• Порядок хранения – в закрытом шкафу, доступном только уполномоченным сотрудникам (HR‑менеджер, бухгалтер, руководитель отдела кадров).
• Срок хранения – не менее 5 лет после увольнения работника, а в случае электронных трудовых книжек – в течение 10 лет после окончания трудового договора.
• Обязательность – хранение является обязательным для всех работодателей, включая филиалы, в соответствии со ст. 10 Трудового кодекса РФ.

Физическое хранение в филиале

Выбор места

Трудовую книжку следует хранить в специально отведенном шкафу (или ящике) в отделе кадров. Если филиал не имеет собственного отдела кадров, книжки хранятся в общем офисе под контролем руководителя филиала.

Защита от потери и повреждения

1. Книжки размещаются в плотно закрывающемся шкафу с дверной ручкой, защищенной от влаги и пыли.
2. Внутри шкафа – полка с разделителями, чтобы каждая книга находилась в отдельном ящике.
3. При наличии большого количества сотрудников – цифровой каталог (таблица Excel или база данных), где фиксируется ФИО, дата начала работы, номер книжки, место хранения.

Доступ к документу

Только уполномоченные лица (HR‑менеджер, бухгалтер, руководитель отдела кадров) имеют право открывать и использовать трудовые книжки. При необходимости – запись в журнале доступа с датой, временем и подписью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Переход на электронный формат

С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, которую можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронный документооборот» (ЕДО) и доступна через портал «Госуслуги».

Хранение ЭТК в филиале

• Физически – в виде доступа к системе ЕДО через защищенную корпоративную сеть.
• Требуется доступ к учетной записи работодателя в системе ЕДО, который может быть ограничен по ролям.
• В случае отключения филиала от центральной сети – необходимо записать резервный ключ в безопасном месте (например, в сейфе).

Срок хранения ЭТК

Электронная трудовая книжка хранится в течение 10 лет после окончания трудового договора, а в случае увольнения – не менее 5 лет. После истечения срока данные удаляются автоматически системой.

Хранение в центральном офисе (если филиал не имеет собственного отдела кадров)

Если филиал не имеет собственной службы кадров, то трудовые книжки работника филиала хранятся в центральном офисе компании. В таком случае:

• Физическая копия – в закрытом шкафу отдела кадров центрального офиса.
• Электронная копия – в системе ЕДО центрального офиса.
• В филиале хранится только копия записи (например, скан), но не оригинал.

Что делать при потере, повреждении или уничтожении трудовой книжки

1. Немедленно сообщить об инциденте руководителю филиала и в отдел кадров.
2. Подать заявление в отдел кадров о получении справки о трудовом стаже (для бумажной книги) или о получении копии ЭТК (для электронного формата).
3. Если потеря произошла в филиале, но оригинал хранится в центральном офисе – необходимо оформить письменный запрос на выдачу копии.
4. В случае повреждения – оформить замещение в соответствии со ст. 10 Трудового кодекса РФ.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте состояние хранения (проверка наличия, целостность, отсутствие влаги).
• Ведите ежемесячный контрольный журнал с отметками о проверках.
• Обучайте сотрудников, работающих с трудовыми книжками, правилам безопасности и конфиденциальности.
• При переходе на электронный формат обязательно обновляйте данные в системе ЕДО в течение 3 дней с момента изменения статуса сотрудника.

Правильное хранение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и защита прав и интересов как сотрудника, так и работодателя. Физический хранитель – филиал, где работник трудоустроен, а электронный – система ЕДО, доступная через портал «Госуслуги». Соблюдение всех пунктов, перечисленных выше, гарантирует, что трудовая книжка будет в порядке в любой момент проверки со стороны государственных органов.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям (например, хранение в филиале без отдела кадров, переход на электронный формат или восстановление утраченной книжки), рекомендуем обратиться в отдел кадров вашего предприятия или в региональный центр занятости.