Трудовая книжка, это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который стартовал в 2020 году, бумажные носители продолжают активно использоваться. С 1 января 2023 года в России были введены в действие трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним (согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н). Это обновление актуализировало и правила работы с ними. Один из ключевых организационных вопросов для работодателя — где именно должны храниться чистые бланки и заполненные документы. Согласно законодательству, бланки трудовой книжки хранятся в бухгалтерии (как правило, именно это подразделение отвечает за их учет и выдачу).
Нормативная база: кто и как должен хранить бланки
В соответствии с пунктами 31 и 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225 с учетом последующих изменений), работодатель обязан обеспечить:
- Ведение специальной приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Надежное хранение бланков строгой отчетности.
Именно на бухгалтерию организации традиционно возлагается функция закупки, учета и хранения чистых бланков. Бухгалтер отражает их в приходно-расходной книге как материальные ценности. В то время как кадровая служба (отдел кадров) отвечает за ведение книги учета движения уже заполненных трудовых книжек работающих сотрудников.
Порядок хранения и выдачи бланков
Хранение в бухгалтерии
Чистые бланки трудовой книжки и вкладыши в них должны храниться в бухгалтерии как документы строгой отчетности — в несгораемых сейфах или запирающихся металлических шкафах. Доступ к ним должен быть ограничен. Ответственность за сохранность несет специально уполномоченное лицо бухгалтерии, назначенное приказом руководителя.
Выдача бланков в кадровую службу
Выдача бланков из бухгалтерии в кадровую службу производится по заявке кадровика. При этом в приходно-расходной книге делаеться соответствующая отметка с указанием серии и номера каждого выданного бланка. Кадровик, получивший бланки, расписывается в их получении.
Взимание платы с работника
В пункте 47 Правил (утв. Постановлением Правительства РФ № 225) четко указано: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Порядок взыскания этой суммы зависит от внутренних нормативных актов организации:
- Работник может внести наличные денежные средства в кассу организации;
- Сумма может быть удержана из заработной платы работника на основании его письменного заявления;
- В некоторых случаях (по решению руководства) бланк может выдаваться работнику бесплатно за счет средств работодателя.
Нововведения 2023 года и их влияние на учет
Кабмин утвердил постановление, связанное с началом использования трудовых книжек нового образца с 1 января 2023 года. Минтруд обновил не только форму самого бланка (теперь в нем больше страниц для сведений о работе), но и правила их ведения и хранения. Кадровикам и бухгалтерам необходимо было проверить свои учетные книги и адаптировать их под новые стандарты.
Важно помнить, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца продолжают действовать. Обменивать их на новые без необходимости не нужно. Новые бланки выдаются только в случае утери, порчи старого документа или при первичном трудоустройстве.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажные бланки
Переход на ЭТК начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР). С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в СФР и какая информация там отражена.
Тем не менее, бумажные трудовые книжки не отменены; Сотрудники, не подавшие заявление о переходе исключительно на электронный формат, продолжают вести бумажный вариант параллельно с электронным. Это означает, что потребность в закупке, хранении бланков в бухгалтерии и их выдаче сохранится еще долгое время.
Ответственность за нарушение правил хранения
Поскольку бланки трудовой книжки хранятся в бухгалтерии как материальные ценности, утрата или порча бланков по вине ответственного лица влечет за собой дисциплинарную и материальную ответственность. Работник, виновный в нарушении правил ведения, учета и хранения, может быть оштрафован. В случае массовой утраты (например, при пожаре или краже из сейфа) работодатель обязан создать специальную комиссию для установления стажа работников и выдачи дубликатов.
Разделение зон ответственности между бухгалтерией и кадровой службой — залог правильного кадрового учета. Бухгалтерия обеспечивает закупку, сохранность в сейфе и списание бланков строгой отчетности, а кадровики — их грамотное заполнение и хранение документов уволенных сотрудников до выдачи их на руки. Внимательное отношение к обновленным правилам 2023 года и синхронизация действий двух отделов позволят работодателю избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками.