В 2026 году дистанционная работа стала неотъемлемой частью российского рынка труда. При этом правила ведения трудовой книжки остаются теми же, что и для офлайн‑сотрудников. Ниже приведён подробный разбор всех этапов: от регистрации в книге учета движения трудовых книжек до перехода на электронную форму.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий оформление трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России от  № 69 – содержит требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Постановление Минтруда РФ от  № 45 – уточняет порядок перехода на электронную трудовую книжку.
• Регламент Е-Офис 24 – практические рекомендации по работе с электронными документами.

Общие принципы оформления записи о приёме

При приёме дистанционного работника необходимо:

1. Получить от сотрудника оригинал трудовой книжки (или копию, подтверждённую печатью).
2. Записать в книгу учета движения трудовых книжек (КУДТК) номер и дату приёма.
3. Внести запись о приёме в саму трудовую книжку сотрудника.
4. Выдать трудовую книжку работнику, если он предпочитает бумажную версию.

Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, запись о приёме в бумажной форме не обязательна, но рекомендуется для подтверждения факта приёма.

Шаг 1 – регистрация в КУДТК

В книге учета движения трудовых книжек (приложение 3 к постановлению Минтруда) вносится:

• № записи – последовательный номер.
• Дата выдачи – дата, когда работник получил трудовую книжку.
• Сведения о работнике – ФИО, дата рождения, место работы.

Шаг 2 – запись в трудовую книжку

В трудовой книжке фиксируется:

• № записи – совпадает с номером в КУДТК;
• Дата выдачи.
• ФИО работодателя.
• Позиция, должность и вид деятельности.
• Дата начала работы.
• Условия работы (удалённый режим, график, место работы).

Пример записи:

№ 1
Дата выдачи: 
ФИО работодателя: ООО «РосТруд»
Должность: Инженер-программист
Вид деятельности: Удалённая работа
Дата начала работы: 
Условия работы: удалённый режим, гибкий график

Переход на электронную трудовую книжку

С 2025 года работники могут отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную. Для работодателя порядок следующий:

1. Получить письменное согласие работника на переход.
2. Внести запись о приёме в бумажную книжку (если она есть), затем оформить переход.
3. Внести запись о переходе в электронную трудовую книжку (ЭТК). В графе 1 указывается номер записи, в графе 2 – дата выдачи, в графе 3 – сведения о приёме.
4. Сохранить электронный сертификат и отправить его работнику.

Важно: при переходе на ЭТК работодатель обязан сохранить бумажную копию в течение 10 лет, если работник не согласился с переходом.

Специальные случаи

Приём на срочный трудовой договор

Если дистанционный работник приёмается на срочный договор, запись о приёме в трудовую книжку обязательна, но срок действия договора фиксируется в отдельном приложении к договору.

Реорганизация компании

При выделении нового юридического лица работник сохраняет трудовую книжку, но запись о переходе в новую организацию должна быть внесена в КУДТК и в трудовую книжку.

Потеря трудовой книжки

Если работник потерял трудовую книжку, он может предоставить работодателю копию, подтверждённую печатью. Работодатель вносит запись о приёме в КУДТК и выдаёт новую трудовую книжку.

Практические советы

• Всегда сохраняйте копию всех документов в электронном виде.
• Проверяйте, что дата начала работы в трудовой книжке совпадает с датой начала работы в системе учета.
• Если работник работает удалённо, уточните место его проживания для корректного заполнения поля «Место работы».
• При переходе на ЭТК обязательно подпишите электронный сертификат и отправьте его по заказному письму.
• В случае сомнений обратитесь к специалисту по трудовому праву или к сервису Е-Офис 24.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку? – Да, если работник согласен, но рекомендуется вносить для подтверждения факта.
• Нужна ли отдельная запись о переходе на удалённый режим? – В большинстве случаев достаточно указать «удалённый режим» в поле «Условия работы».
• Что делать, если работник не хочет получать бумажную трудовую книжку? – В таком случае оформляется только электронная трудовая книжка, но бумажную копию необходимо хранить в течение 10 лет.

Ведение трудовой книжки дистанционного работника в 2026 году не отличается от традиционного процесса. Главное – соблюдать порядок регистрации в книге учета движения трудовых книжек, корректно оформить запись о приёме и при желании – оформить переход на электронную форму. Следуя рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите законность трудовых отношений с удалёнными сотрудниками.