Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ начавшийся в 2020 году‚ бумажные экземпляры продолжают играть важную роль в трудовых отношениях. Когда человек официально трудоустроен‚ оригинал трудовой книжки находится в отделе кадров работодателя. Но что это значит на практике‚ каковы правила хранения и когда сотрудник имеет право забрать свой документ?

Почему оригинал хранится в отделе кадров?

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих сотрудников. Во время действия трудового договора оригинал трудовой книжки находится в отделе кадров или бухгалтерии (в зависимости от структуры организации). Это делается для:

• Внесения своевременных записей о переводах‚ повышениях‚ награждениях или увольнении.
• Исключения утери или порчи документа работником.
• Защиты от мошенничества (например‚ попыток скрыть стаж или подделать записи).

Работодатель несет полную ответственность за сохранность этого документа. Если оригинал испортил работодатель‚ он обязан оформить дубликат трудовой книжки.

Когда можно получить оригинал на руки?

Несмотря на то‚ что документ хранится в отделе‚ у работника есть законное право получить его на руки в определенных ситуациях:

1. Увольнение. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки на руки с внесенной записью об увольнении.
2. Выходное пособие при сокращении. Для получения выходного пособия за второй и третий месяц при увольнении по сокращению штата‚ работнику необходимо показать работодателю оригинал бумажной трудовой книжки. Это служит подтверждением того‚ что сотрудник еще не трудоустроился (в бумажном варианте нет новой записи о приеме на работу). Если сокращенный сотрудник находится вдали от дома и не может явиться лично‚ он может отправить нотариально заверенную копию или организовать пересылку документа заказным письмом.
3. Оформление пенсии. Для подтверждения стажа в Пенсионный фонд может потребоваться оригинал. В этом случае работодатель обязан выдать документ под роспись в течение 3 рабочих дней‚ а работник — вернуть его в отдел кадров не позднее следующего рабочего дня после возвращения из ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Переход на ЭТК начался в 2020 году. Работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Определиться с выбором (остаться на бумажном варианте‚ перейти на электронный или вести оба формата одновременно) нужно было до 31 декабря 2020 года. До этого времени каждый официально трудоустроенный работник должен был подать в отдел кадров заявление о выбранном формате.

Тем не менее‚ даже при переходе на ЭТК‚ если у сотрудника осталась бумажная трудовая книжка‚ она не теряет своей силы. При увольнении оригинал бумажного документа выдается работнику на руки‚ а сведения о стаже дублируются в электронной системе.

Оригинал и подлинник: есть ли разница?

В делопроизводстве часто возникают споры: оригинал документа и подлинник документа — это одно и то же или есть разница?

Слово «оригинал» (заимствовано из немецкого Original‚ восходящего к латинскому originate) означает первоисточник — исходный объект‚ образец‚ с которого делают копию или репродукцию. В контексте трудовой книжки:

• Оригинал — это сам бланк трудовой книжки‚ выданный Гознаком‚ с оригинальными печатями и подписями работодателя‚ сделанными от руки или поставленными официально.
• Подлинник, термин‚ тождественный оригиналу. По признакам подлинности (водяные знаки‚ серия‚ номер‚ живая печать) можно определить‚ что перед вами не подделка.

Таким образом‚ в кадровом деле оригинал и подлинник трудовой книжки, понятия равнозначные.

Грамотность в деловой переписке: как правильно писать?

В русском языке бытует три варианта правописания анализируемого слова: оригинал‚ орегинал и оригенал. Правильным вариантом будет только первый — оригинал. Использование искаженных форм («орегинал»‚ «оригенал») в официальных документах и заявлениях недопустимо‚ так как это является грубой орфографической ошибкой.

Также стоит помнить о морфологии: если слово употребляется в значении «неординарный человек» (например‚ «Он у нас настоящий оригинал!»)‚ оно склоняется по образцу для одушевлённых существительных (кого? — оригинала‚ оригиналов). В значении «документ» оно склоняется как неодушевленное существительное мужского рода (что? — оригинал‚ оригинала).

Что делать‚ если оригинал утерян или испорчен?

Бывают ситуации‚ когда оригинал бумажной трудовой книжки отсутствует. Например:

• Документ испорчен работодателем, он обязан оформить дубликат.
• Сотрудник потерял трудовую (или работодатель ее потерял) — также оформляется дубликат на основании справок с предыдущих мест работы.
• У гражданина Республики Узбекистан (или другого иностранного государства) при приеме на работу нет бумажной трудовой книжки образца РФ — работодатель просто заводит ему новый документ.

Если сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат (например‚ выписку из электронной системы)‚ приоритет имеет оригинал бумажного документа‚ который и подлежит хранению в отделе кадров.

То‚ что оригинал трудовой книжки находится в отделе кадров — это не прихоть работодателя‚ а требование закона. Документ надежно защищен от утери‚ а все записи вносятся своевременно. Главное для работника — знать свои права: вы имеете право забрать оригинал при увольнении‚ для оформления пенсии или получения пособия по безработице (при сокращении). И помните о грамотности: слово «оригинал» всегда пишется через букву «и» и без лишних гласных!