Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж гражданина. Вопрос о её хранении актуален как для работодателей, так и для сотрудников, поскольку от правильного места хранения зависит доступ к сведениям при приёме на новую работу, оформлении пенсии, получении социальных выплат и решении спорных ситуаций.
Исторический контекст
С 15 января 1939 года в СССР была введена единая трудовая книжка для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений (постановление Совета Министров СССР). С тех пор документ претерпевал изменения, но его суть – подтверждение трудового стажа – осталась неизменной.
Традиционная (бумажная) трудовая книжка
Где она находится?
- У работодателя – пока сотрудник находится в штате, оригинал трудовой книжки обычно хранится в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в личном деле работника.
- У сотрудника – при увольнении работник получает трудовую книжку на руки (или её копию, если оформлен электронный вариант). После получения документ находится в личном архиве гражданина.
- В архиве организации – после увольнения работодатель обязан хранить трудовую книжку (или её копию) в течение 50 лет с даты последней записи, если иное не установлено законодательством (ст. 66 ТК РФ).
Важно помнить, что работник имеет право потребовать выдачу оригинала трудовой книжки в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не забрал документ в последний день работы, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться за получением книжки (см. пример из практики: «Один из наших работников уволился и в последний день работы не забрал трудовую книжку. Мы отправили ему уведомление с просьбой явиться за …»).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С развитием цифровых технологий в трудовое законодательство был внедрён электронный формат трудовой книжки.
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности физического лица, которые формируются в единой базе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) на основании отчётов СЗВ-ТД, представленных работодателем.
Где хранится электронная трудовая книжка?
- В информационной системе ПФР – основной реестр, где аккумулируются все сведения о трудовой деятельности граждан.
- В личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги» – каждый застрахованный лицо может просматривать свою ЭТК, скачивать выписки и подавать заявления.
- У работодателя – при переходе на электронный формат employer продолжает формировать и направлять отчёты СЗВ-ТД, но не хранит оригиналы бумажных книжек (если они не требуются для внутреннего учёта).
Преимущества ЭТК:
- Безопасное хранение – исключается риск утраты, повреждения или подделки документа.
- Мгновенный доступ – выписку можно получить в любой момент через личный кабинет.
- Снижение административной нагрузки – нет необходимости вести и хранить бумажные журналы.
Пример из практики: «В Самарской области 40,7 тысячи жителей выбрали электронную трудовую книжку. Документ обеспечивает безопасное хранение …».
Особенности хранения в разных странах
Хотя данная статья ориентирована на российское законодательство, стоит отметить, что в некоторых странах (например, в Украине) также внедрены электронные трудовые книжки. С 10 июня 2021 г. в Украине официально начался переход на электронный формат, что аналогично российскому опыту.
Практические рекомендации
Для работодателей
- Обеспечить надёжное хранение бумажных трудовых книжек в отделе кадров (сейф, архив с контролируемым доступом).
- Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек при приёме и увольнении сотрудников.
- При переходе на ЭТК своевременно сдавать отчёты СЗВ-ТД в ПФР и информировать сотрудников о возможности получения выписки через «Госуслуги».
- Соблюдать сроки хранения документов (50 лет после последней записи) и обеспечивать их конфиденциальность.
Для сотрудников
- При увольнении проверить, что трудовая книжка выдана в оригинале и содержит все необходимые записи (о приёме, переводах, увольнении, наградах).
- Если книжка не получена, потребовать письменное уведомление от работодателя и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию или суд.
- При использовании электронной трудовой книжки регулярно проверять выписку в личном кабинете ПФР/Госуслуг и сохранять её копию.
- Хранить бумажную трудовую книжку в надёжном месте (например, в огнеупорном сейфе или архиве личных документов) и избегать её повреждения.
Место хранения трудовой книжки зависит от её формы: бумажная версия традиционно находится у работодателя во время работы и у сотрудника после увольнения, а также подлежит длительному архивному хранению у организации. Электронная трудовая книжка концентрируется в единой базе Пенсионного фонда и доступна гражданину через государственные онлайн‑сервисы. Знание правил хранения и своих прав помогает избежать потери документа, упрощает оформление пенсии и социальных выплат, а также защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.