После прекращения трудового договора работник имеет право получить трудовую книжку (трудовую книгу) в последний день работы. Где её берут, какие есть нюансы и как оформить процесс – разбираем подробно.
Основные правила выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1) работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее последнего дня работы. При этом:
- Форма выдачи – на руки (или по согласованию с работником иным способом).
- Запись об увольнении вносится в книжку в тот же день.
- Если работник не может лично забрать документ, возможны альтернативные варианты (см. ниже).
Кто отвечает за выдачу?
Обычно это делает администрация или отдел кадров организации. При увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) выдача происходит в последний рабочий день, а при увольнении по инициативе работодателя – также в последний день работы.
Где именно берут трудовую книжку?
В зависимости от обстоятельств процесс может происходить в разных местах:
- На территории организации – в отделе кадров, в бухгалтерии или в HR‑отделе.
- В офисе работодателя – если сотрудник пришёл за документами лично.
- По почте – в случае, когда работник отказался принимать документ в руки или находится в другом городе.
- Электронно – при использовании электронной трудовой книжки (ЭТК).
Выдача в офисе
Это самый распространённый вариант. Работник приходит в HR‑отдел, получает книжку и подписывает акт приёма‑передачи (или простую расписку).
Почтовая отправка
Если сотрудник не может лично забрать книжку, работодатель может отправить её заказным письмом с описью вложения. При этом в описи указываются:
- номер и дата письма;
- контактные данные получателя;
- перечень приложенных документов (трудовая книжка, справка 2‑НДФЛ и др.).
Важно сохранить подтверждение отправки (квитанцию), чтобы в случае спора доказать факт передачи документа.
Электронная трудовая книжка
С 2020 г. в РФ допускается вести электронную трудовую книжку. При увольнении:
- Работодатель может не выдавать бумажный экземпляр.
- Вместо этого он отправляет работнику форма СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) в электронном виде.
- Форма СТД‑Р может быть отправлена ценным письмом с описью вложения.
- Если работник отказывается принимать форму СТД‑Р, работодатель может хранить её в электронном виде и не хранить бумажную копию.
Сроки выдачи и последствия задержек
По закону трудовая книжка должна быть передана в последний день работы. Если работодатель не выполнил этот срок, он может быть обязан выплатить компенсацию за задержку (ст. 394 ГК РФ).
Практически компенсацию часто требуют в суде, если работник подал жалобу. Поэтому важно соблюдать установленные сроки.
Что делать, если работник не забирает книжку?
Ситуация бывает несколько типичной:
- Работник ушёл с работы, но не пришёл за книжкой.
- Работник отказывается принимать документ.
- Работник находится в другом городе или за границей.
В каждом из этих случаев работодатель обязан:
- Сделать запись в Книге учёта трудовых книжек о выдаче (или об отказе от её получения).
- Если отказ произошёл, оформить акт об отказе с подписью работника (или уведомлением о невозможности вручения).
- Сохранить все подтверждения отправки (квитанцию, опись вложения).
- При необходимости – отправить документ по почте или электронной почте.
Как правильно оформить запись об увольнении в книжке
Формулировка записи зависит от основания увольнения. Примеры:
- Увольнение по собственному желанию – «Уволен по собственному желанию».
- Увольнение по инициативе работодателя – «Уволен по статье 81 ТК РФ (по сокращению positions)».
- Увольнение по соглашению сторон – «Уволен по соглашению сторон».
Запись должна быть выполнена чётким шрифтом, без стираний и зачеркиваний.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить трудовую книжку в другом городе?
Да. При наличии уважительной причины (например, переезд) работодатель может оформить отправку по почте или передать документ через представителя.
Что делать, если в книжке нет записи об увольнении?
В этом случае работник может потребовать внести запись вручную в HR‑отдел. Если работодатель отказывается, можно обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию.
Как оформить выдачу, если работник уже ушёл в другой город?
Работодатель отправляет книжку заказным письмом с описью вложения. В описи указываются ФИО получателя, дата отправки и подпись (при получении).
Нужно ли оформлять акт при выдаче электронной трудовой книжки?
Нет, при выдаче электронной формы акт не требуется. Достаточно подтверждения отправки (квитанция, электронное письмо с подтверждением получения).
Краткое резюме
Чтобы избежать юридических проблем и компенсаций, работодатель должен:
- Вyreдать трудовую книжку (или форму СТД‑Р) в последний день работы.
- Внести в неё запись об увольнении, соответствующую ТК РФ.
- Сохранить подтверждение выдачи (расписка, акт, опись вложения).
- При невозможности личной передачи – отправить документ по почте или электронной почте.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите корректную отчетность перед бывшим сотрудником и защитите компанию от возможных споров.
Автор: консультант по кадровым вопросам, 2025 год.