Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника; В ней работодатель фиксирует информацию о приеме на работу‚ переводах‚ увольнениях и награждениях. С недавнего времени в России произошли глобальные изменения в сфере кадрового делопроизводства: на смену традиционным бумажным бланкам пришли электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим у многих работодателей и сотрудников возникает резонный вопрос: где именно регистрируется трудовая книжка сегодня?

Электронная регистрация: ЕФС-1 и Социальный фонд России

Начиная с 2021 года‚ при приеме на работу кадровики обязаны формировать только электронные трудовые книжки. Процесс их регистрации кардинально отличается от бумажного документооборота.

Куда передаются данные?

Регистрация электронных данных о трудовой деятельности происходит в Социальном фонде России (СФР) — объединенном фонде‚ который пришел на смену Пенсионному фонку РФ и Фонду социального страхования.

Работодатель не вносит данные напрямую в базу СФР. Регистрация происходит через подачу специального отчета:

• Отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений). Именно этот документ заменил прежние формы СЗВ-ТД и 4-ФСС.
• Сроки подачи отчета жестко регламентированы: при приеме на работу или увольнении сотрудника работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Как проверить регистрацию сотруднику?

С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там фиксируется. Сделать это можно несколькими способами:

1. Через портал «Госуслуги».
2. В личном кабинете на сайте Социального фонда России.
3. Через приложение «СберКоннект» или другие сервисы банков‚ интегрированных с государственными базами данных.

Регистрация бумажных трудовых книжек

Несмотря на массовый переход на электронный формат‚ бумажные трудовые книжки все еще остались у значительной части населения. А именно:

• У работников‚ которые в 2020 году подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
• У тех‚ кто не определился с выбором и не подавал никаких заявлений (по закону за ними сохраняется бумажный бланк).

Книга учета движения трудовых книжек

Если на предприятии ведутся бумажные трудовые книжки‚ их регистрация осуществляется на локальном уровне — внутри организации. Для этого используется специальный журнал:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В эту книгу вносятся сведения о:

• Получении трудовой книжки от работника при приеме на работу.
• Оформлении новой трудовой книжки (для сотрудников‚ для которых это первое место работы).
• Выдаче трудовой книжки на руки при увольнении.
• Выдаче дубликата или вкладыша.

Электронный формат книги учета

Министерство труда России рассмотрело вопрос о ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек в электронном виде. Сейчас законодательство допускает ведение таких журналов в электронном формате при соблюдении определенных условий (наличие усиленной квалифицированной электронной подписи‚ защита данных и т.д.). Однако многие компании по-прежнему предпочитают вести бумажные журналы‚ прошитые и пронумерованные по классическим правилам делопроизводства.

Регистрация бланков трудовых книжек

Помимо учета самих книжек работников‚ работодатель обязан вести учет пустых бланков. Для этого предназначена Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В ней регистрируется:

• Поступление новых чистых бланков (покупка у изготовителя или распространителя).
• Списание испорченных бланков.
• Выдача бланка работнику (с возмещением стоимости или за счет работодателя).

Важные нюансы и частые ошибки

При регистрации трудовых книжек (как электронных‚ так и бумажных) работодатели часто сталкиваются с рядом сложностей:

1. Ошибки в отчете ЕФС-1: На этапе формирования первых отчетов СЗВ-ТД (предшественника ЕФС-1) механизм автоматического заполнения был реализован не до конца‚ что приводило к массовым ошибкам. Сегодня программы 1С и другие кадровые системы позволяют выгружать данные автоматически‚ но риск технических опечаток остается.
2. Параллельное ведение: Если сотрудник сохранил бумажную трудовую‚ работодатель обязан вести обе формы одновременно: вносить записи в бумажный бланк и отправлять электронный отчет в СФР.
3. Ответственность: За несвоевременную регистрацию и подачу сведений в Социальный фонд или за нарушение правил ведения бумажных книг учета работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафов.

• Электронная трудовая книжка регистрируется на государственном уровне — в базе Социального фонда России (СФР) посредством подачи работодателем отчета ЕФС-1.
• Бумажная трудовая книжка регистрируется на корпоративном уровне, во внутренних документах работодателя: в Книге учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книге бланков.

Переход на электронный формат сделал процесс регистрации более прозрачным и доступным для самого работника‚ однако для работодателей это означало появление новых строгих регламентов и необходимости своевременной сдачи электронной отчетности.