Самое главное помнить: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это кардинально меняет подход к хранению данных о трудовой деятельности, но не отменяет обязанности по сохранению информации. Правильное хранение трудовых книжек — это не просто бюрократия, а строгое требование закона, нарушение которого влечет серьезную административную ответственность для работодателя.
Нормативная база: что регулирует хранение?
Основным документом является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он устанавливает единые правила для всех работодателей — как для использующих бумажные, так и электронные трудовые книжки.
Ключевые изменения с 2026 года:
- Завершение перехода на ЭТК: после 31 декабря 2025 года работодатели, не внедрившие электронные трудовые книжки, обязаны продолжать вести бумажные.
- Приоритет электронного формата: для вновь принимаемых на работу работников с 1 января 2026 года оформление трудовой книжки в бумажном виде возможно только по их письменному заявлению.
- Единая система: все записи (и в бумажной, и в электронной книжке) должны вноситься в федеральную информационную систему «Труд» (ФИС «Труд»).
Правила хранения бумажных трудовых книжек
Даже с развитием цифровизации многие организации еще сохраняют архив бумажных трудовых книжек. Их хранение регулируется жестко:
Сроки хранения:
- Трудовая книжка работника хранится у работодателя в течение 75 лет с даты увольнения работника (ст. 62, 63 Трудового кодекса РФ).
- Если работник получил свою книжку при увольнении, обязанность по ее хранению переходит к нему, но он может по своему заявлению передать ее на хранение бывшему работодателю.
Условия хранения:
Трудовые книжки — это документы с особой исторической и правовой ценностью. Они должны храниться в условиях, исключающих их порчу, утрату или несанкционированный доступ:
- В специально отведенном помещении (архив, кабинет кадров) с контролируемым доступом.
- В металлических шкафах или сейфах, защищенных от огня, влаги, солнечных лучей и вредителей.
- Систематизированные и пронумерованные для быстрого поиска.
Ответственность за утрату:
Утрата трудовой книжки, серьезный инцидент. Работодатель обязан:
- Немедленно поставить в известность бывшего работника.
- Обратиться в органы Роструда для получения дубликата.
- Внести все имеющиеся сведения о трудовой деятельности работника в дубликат на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки, выписки из ФИС «Труд»).
За утрату документа работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
Особенности хранения электронных трудовых книжек (ЭТК)
С внедрением ЭТК физическое хранение бумажного носителя отпадает, но возникает новая обязанность — обеспечение неизменности, конфиденциальности и сохранности электронных данных.
Что хранит работодатель в случае с ЭТК:
- Электронную копию трудовой книжки в ФИС «Труд» (основной и единственный официальный документ).
- Электронные копии всех приказов и документов, на основании которых вносились записи (прием, перевод, увольнение и т.д.).
- Логи и аудит-трей системы, подтверждающие законность и время внесения записей.
Обязанности работодателя по ЭТК:
- Обеспечить техническую возможность работнику в любой момент получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или иным установленным способом.
- Гарантировать защиту персональных данных работника от утечек и несанкционированного изменения (согласно ФЗ-152 «О персональных данных»).
- Иметь резервные копии всех данных и обеспечивать их восстановление в случае сбоев.
- Хранить электронные документы-основания в течение тех же 75 лет, что и бумажные аналоги.
Что делать работодателю в 2026 году: практический чек-лист
Учитывая завершение переходного периода, необходимо:
- Для всех сотрудников: провести инвентаризацию имеющихся бумажных трудовых книжек (своих и переданных на хранение бывшими работниками). Убедиться в их физическом состоянии и правильности оформления.
- Для вновь принимаемых: с оформлять ЭТК по умолчанию. Бумажную книжку выдавать только по письменному заявлению работника.
- Для архивного фонда: организовать надежное, защищенное от пожара и воды хранение бумажных документов на 75 лет. Рассмотреть возможность передачи их в государственный или муниципальный архив по договору.
- Для ИТ-систем: проверить, что используемое программное обеспечение для ведения ЭТК полностью соответствует требованиям Приказа №320н и интегрировано с ФИС «Труд». Настроить регулярное резервное копирование.
- Для кадровых служб: провести обучение сотрудников работе с ЭТК, разъяснить им порядок внесения записей и ответ на запросы работников.
Требование об обязательном хранении сведений о трудовой деятельности работников — неизменно. Изменяется только форма: с 2026 года доминирующей становится электронная. Работодатель, внедривший ЭТК, освобождаеться от хранения бумажных книжек для действующих сотрудников, но не от ответственности за достоверность и сохранность данных в цифровом виде. Для бумажных книжек, поступивших до перехода на ЭТК, срок и условия хранения остаются прежними — 75 лет в безопасных условиях. Игнорирование этих правил грозит крупными штрафами и проблемами при проверках Роструда.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа Приказа Минтруда России № 320н и информации о завершении переходного периода по ЭТК с . Для получения самой актуальной редакции нормативных актов и консультации по конкретной ситуации рекомендуется обращаться к юристу или в территориальный орган Роструда.