Вопрос о хранении копий трудовых книжек после увольнения сотрудника часто возникает у HR‑специалистов и руководителей. Правильное оформление и соблюдение норм Трудового кодекса позволяют избежать юридических рисков и упростить работу с бывшими сотрудниками.
Что говорит закон?
Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:
- внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку;
- ознакомить владельца с новой записью под роспись в личной карточке по форме N Т‑2;
- выдать дубликат трудовой книжки уволенному работнику или по его запросу для оформления пенсионных выплат.
Кроме того, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (ТК РФ) предусматривает, что в случае обращения представителя уволенного сотрудника с запросом о выдаче копий, их можно выдавать только по нотариально заверенной доверенности.
Кому и куда следует хранить копии?
После увольнения оригинальная трудовая книжка передается работнику, однако копии могут оставаться в организации. Они хранятся:
- В отделе кадров (или в подразделении, отвечающем за кадровые документы).
- Отдельно от остальных трудовых книжек, находящихся на текущей работе.
- В течение двух лет с момента увольнения, если работник не потребовал их выдачу.
Если копия нужна для назначения пенсии, её можно оформить в виде нотариально заверенной копии и передать работнику или его законным наследникам.
Как правильно оформить хранение копий?
Для организации процесса хранения рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Назначить ответственного сотрудника отдела кадров, который будет контролировать архивные копии.
- Разместить копии в специальном каталоге или на отдельной полке, обозначив их как «Копии трудовых книжек уволенных сотрудников».
- Вести учет выдачи копий: дата, номер работника, основание выдачи (утр. потеря, запрос на пенсию и т.д.).
- Сохранять оригиналы в личных делах уволенных сотрудников в течение установленного срока (обычно 5 лет после окончания трудовых отношений).
Что делать, если копия потеряна?
Если у бывшего сотрудника отсутствует копия трудовой книжки, он может:
- Подать заявление в предыдущее место работы о выдаче дубликата.
- Обратиться с запросом в отдел кадров текущего работодателя (если он продолжает хранить копии).
- Получить нотариально заверенную копию из архивных материалов организации.
В случае, когда копия не может быть предоставлена, работник имеет право потребовать выдачу оригинального документа из архива, если он сохраняется в организации.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли хранить копии после увольнения?
Да, копии могут потребоваться для:
- Оформления пенсионных выплат;
- Подтверждения трудового стажа при устройстве в новую организацию;
- Решения спорных вопросов, связанных с возмещением убытков.
Сколько времени хранить копии?
Согласно нормативным документам, копии хранятся не более двух лет после увольнения, если работник не потребовал их выдачу. После истечения срока их можно уничтожить, но только после официального уведомления работника.
Можно ли уничтожить копии без согласия работника?
Уничтожение разрешено только после истечения установленного срока хранения и при условии, что работник не подал официального запроса о выдаче копии.
Хранение копий трудовых книжек уволенных работников – обязательный, но ограниченный по времени процесс. Правильное оформление, назначение ответственного лица и соблюдение сроков позволяют:
- Обеспечить юридическую защиту компании;
- Упростить работу с бывшими сотрудниками;
- Своевременно предоставлять необходимые документы для пенсионных и иных расчетов.
Помните, что копии трудовых книжек – это важный документ, который может потребоваться в любой момент. Поэтому их следует хранить аккуратно, вести учет и при необходимости быстро извлекать.