Важное напоминание: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․ Законодательство РФ четко определяет, где и как этот документ должен храниться․
Основное правило: хранение по месту основной работы
Ключевой принцип, который нужно помнить в первую очередь:
- Трудовая книжка физического лица хранится исключительно по месту его основной работы․
- Даже если гражданин работает по совместительству в нескольких организациях, его трудовая книжка находится у того работодателя, с которым у него заключен основной трудовой договор․
- Сведения о работе по совместительству вносятся в эту книжку на основании предоставленного работником документа (например, трудового договора или справки) от места совместительства․
Нормативная база
Все вопросы ведения, учета и хранения трудовых книжек регулирует:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, ст․ 84․1, устанавливающая обязанность работодателя по обеспечению хранения)․
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – это основной документ, утверждающий Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей․
Кто и как отвечает за хранение?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек полностью лежит на работодателе․
Для этих целей работодатель обязан:
- Назначить приказом (распоряжением) уполномоченное лицо (обычно это специалист отдела кадров), которое непосредственно осуществляет все операции с документами․
- Обеспечить физическую сохранность книжек․
Требования к месту хранения
Хотя законодательство прямо не требует хранить трудовые книжки только в несгораемом сейфе, они относятся к документам строгой отчетности․ Поэтому:
- Они должны храниться в запирающемся шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, пожара и повреждения․
- Хранить их в доступном для третьих лиц месте категорически запрещено (это нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Невостребованные после увольнения трудовые книжки (когда сотрудник не забрал документ) хранятся отдельно от книжек действующих сотрудников, но в таких же условиях безопасности (в сейфе)․
Система учета: две обязательные книги
Для четкого контроля за движением бланков и самих книжек работодатель должен вести две отдельные книги (п․ 40 Правил):
Приходно-расходная книга по учету бланков
Учитывает все операции с чистыми бланками трудовой книжки и вкладышами к ним․ Вносится информация о получении каждой партии бланков (серия, номер) и их расходовании (на какую конкретную книжку/вкладыш пошел бланк)․
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Учитывает движение уже оформленных, заполненных или пустых книжек․ В ней фиксируется: выдача книжки сотруднику при приеме на работу, возврат при увольнении, выдача дубликата, передача на хранение невостребованных книжек и т․д․
Практические шаги для работодателя
- При приеме на работу: Получить у нового сотрудника трудовую книжку (или заявление об отсутствии) и сразу зарегистрировать ее в Книге учета движения․ Присвоить книжке внутренний инвентарный номер․
- При увольнении: Сделать в книжке последнюю запись, завершить ее подписью и печатью․ Немедленно выдать книжку работнику под расписку в Книге учета движения․
- Если книжку не востребовали: После увольнения, если сотрудник не забрал документ в установленный срок, он переводится в статус «на хранении, невостребованная«․ Такие книжки хранятся отдельно в сейфе до востребования․
- Регулярные проверки: Периодически (например, раз в квартал) проводить сверку данных в обеих учетных книгах с фактическим наличием бланков и книжек в сейфе․
Типичные ошибки и риски
Наиболее частые нарушения, за которые работодателя могут привлечь к ответственности:
- Отсутствие ведения обеих обязательных учетных книг․
- Неправильное хранение: размещение книжек в открытых шкафах, кабинетах, доступных для посторонних лиц․
- Смешение востребованных и невостребованных книжек в одном месте без разделения․
- Потеря или порча документов из-за ненадлежащих условий хранения․
Правильное хранение трудовых книжек — это не просто бюрократия, а важная юридическая обязанность работодателя, направленная на защиту прав работника и самого работодателя․ Соблюдение требований Постановления Правительства №225, организация четкого учета и обеспечение физической безопасности документов позволяют избежать штрафов и споров․
Краткий итог: Трудовая книжка хранится только по месту основной работы, в запертом сейфе/шкафу, с обязательным ведением двух учетных книг и назначением ответственного лица;