В любой организации документы, связанные с персоналом, требуют особого подхода к хранению. Трудовые книжки, личные дела сотрудников и иные кадровые документы должны быть надёжно защищены от потери, повреждения и несанкционированного доступа. В этой статье мы разберём, какие требования предъявляются к хранению, какие виды шкафов подходят, а также дадим практические рекомендации по выбору и эксплуатации.
Нормативные требования к хранению трудовых книжек и личных дел
Согласно действующему законодательству РФ, трудовые книжки являются важным документом, фиксирующим трудовую деятельность сотрудника. Их хранение регулируется рядом нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – требования к оформлению и хранению.
- Федеральный закон «О персональных данных» – защита информации о сотрудниках.
- СанПиН и СНиП – требования к условиям хранения в помещениях.
- Рекомендации ГАРАНТ и других консалтинговых компаний;
Основные положения:
- Документы должны храниться в непрямом доступе, то есть только у уполномоченных лиц.
- Обеспечение пожарной безопасности – предпочтительно использовать огнестойкие шкафы.
- Контроль доступа – замок, ключ или электронный контроль.
- Систематическая сортировка – алфавитный или нумерационный порядок.
Какие шкафы подходят для хранения личных дел и трудовых книжек?
На рынке представлено несколько типов металлических шкафов, специально предназначенных для кадровых документов. Ниже перечислены наиболее популярные варианты.
Металлические картотечные шкафы «Практик»
- Форматы А4 и А5 – удобны для отдельных карточек.
- Выдвижные ящики позволяют быстро извлекать нужный документ.
- Огнестойкие модели (например, Огнестойкие картотеки) защищают бумагу от возгорания.
Шкафы с выдвижными ящиками
Подходят для размещения множества маленьких карточек. Благодаря ящикам можно:
- Разместить до 100‑200 карточек в одном шкафу.
- Организовать сортировку по отделам, должностям или датам.
- Легко обслуживать и пополнять.
Огнестойкие картотеки
Имеют специальное огнеупорное покрытие, выдерживают температуру до 1000 °C в течение 30 минут. Идеальны для хранения:
- Оригинальных трудовых книжек.
- Учредительных и учетных документов.
- Ключевых копий приказов и договоров.
Большие форматы (А0‑А1)
Для архивных фондов, где требуется хранить крупные схемы, планы и иные документы, используют шкафы формата А0‑А1. Они часто оснащаются электронными замками и системой вентиляции.
Как правильно оформить и разместить личные дела сотрудников
Согласно рекомендациям Homesklad, каждый работник организации должен иметь отдельную карточку личного дела. Правила размещения:
- Карточки размещаются в шкафу в алфавитном порядке по фамилии сотрудника.
- Внутри каждой карточки хранятся:
- Трудовая книжка.
- Личная информация (паспортные данные, контактные данные).
- Сведения о квалификации и обучении.
- Документы, связанные с премированием и наградой.
- Срок хранения личных дел – 5 лет после увольнения сотрудника, но не менее 3 лет с момента окончания трудовых отношений.
- После истечения срока уничтожение производится в соответствии с нормами утилизации (механическое shredding, сжигание и т.д.).
Требования к помещению, где хранятся трудовые книжки
Несмотря на отсутствие строгого требования к «решеткам на окнах», рекомендуется обеспечить:
- Ограниченный доступ – только уполномоченные HR‑сотрудники.
- Контроль температуры и влажности (не выше 25 °C, относительная влажность 45‑55 %).
- Наличие пожарной сигнализации и системой тушения, не использующей воду (например, газовый пожаротушитель).
- Убедиться, что шкаф установлен на ровной поверхности и закреплён к стене, чтобы предотвратить опрокидывание.
Практические рекомендации по выбору шкафа
При покупке шкафа для хранения личных дел и трудовых книжек учитывайте следующие критерии:
- Материал – металлический профиль с антикоррозийным покрытием.
- Замок – ключевой или электронный, с функцией контроля доступа.
- Огнестойкость – минимум класс EI30 (30 минут защиты от огня).
- Размер ячейки – под формат А5 (для карточек) и А4 (для документов).
- Наличие аксессуаров – выдвижные ящики, полки, подставки для документов.
- Гарантия – минимум 2 года на металлическую конструкцию.
Примеры моделей, часто выбираемых в Москве и Санкт‑Петербурге:
- Картотека «Нобилис» – современный дизайн, электронный замок.
- Картотека «КРО» – огнестойкая, подходит для архивных фондов.
- Картотека «Valberg» – многосекционная, с возможностью установки в стену.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос: Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе?
Ответ: По закону они могут храниться в металлическом запираемом шкафу, при этом огнестойкость шкафа должна соответствовать требованиям (не менее 30 минут). Опечатанный сейф – дополнительный уровень защиты, но не обязательный.
Вопрос: Нужно ли устанавливать решётки на окна в помещении, где хранятся трудовые книжки?
Ответ: Обязательно не требуется, однако рекомендуется ограничить доступ к помещению (закрытые двери, система контроля доступа).
Вопрос: Как часто необходимо проверять состояние шкафа и документов?
Ответ: Проверку рекомендуется проводить минимум раз в квартал: целостность конструкции, исправность замка, отсутствие признаков влаги или повреждений.
Хранение трудовых книжек и личных дел сотрудников – важная часть эффективного управления персоналом. Правильно подобранный шкаф‑картотека, соответствующий требованиям пожарной безопасности, контроля доступа и огнестойкости, обеспечит:
- Соблюдение законодательных норм.
- Защиту конфиденциальной информации.
- Удобный доступ к документам при необходимости.
- Сокращение риска потери или повреждения важных бумаг.
При выборе шкафа ориентируйтесь на параметры, перечисленные в разделе 5, и не забывайте о регулярном обслуживании. Таким образом, ваша организация будет хранить кадровые документы надёжно и эффективно.