Трудовые книжки являются важными документами, подтверждающими трудовую деятельность работников. В связи с этим, возникает вопрос о том, где должны храниться трудовые книжки обособленного подразделения.

Централизованная и децентрализованная формы ведения документации

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).

Учет и хранение трудовых книжек

Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Возможность хранения трудовых книжек в обособленном подразделении

Работодатель может хранить в обособленном подразделении трудовые книжки сотрудников, которые работают в головном офисе. Однако, это должно быть сделано в соответствии с требованиями законодательства и приказами работодателя.

Требования к хранению трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться в сейфе или другом специальном помещении, обеспечивающем их сохранность и конфиденциальность. Недопустимо хранение трудовых книжек в шкафу или другом месте, не обеспечивающем их безопасность.

Источники:

• Постановление Минтруда России от № 69
• Приказ Минтруда 320н
• КонсультантПлюс
• 9111.ru
• БУХ.1С