Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника‚ сведения о его квалификации‚ а также о периодах работы у разных работодателей. С 2003 года правила её ведения и хранения регулируются Приказом Минтруда России от 16 апреля 2003 г. № 354н‚ а пункт 10 этого приказа посвящён особенностям хранения трудовых книжек в организации.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда России от № 354н «О правилах ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями от ).
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‚ 63‚ 65.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании» (в части использования электронных трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от 5 февраля 2025 г. № 119н «Об утверждении формы и порядка ведения книги учёта движения трудовых книжек».

Что именно регулирует пункт 10?

Пункт 10 Приказа № 354н гласит:

«Трудовые книжки‚ находящиеся в распоряжении работодателя‚ хранятся в специально отведённом помещении‚ обеспечивающем их сохранность от потери‚ порчи‚ кражи и несанкционированного доступа. Доступ к трудовым книжкам имеет только уполномоченный сотрудник организации‚ который обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек».

Основные требования к помещению для хранения

1. Закрытое помещение. Доступ к нему ограничен только уполномоченным лицам (например‚ специалисту отдела кадров);
2. Защита от внешних воздействий. Температура‚ влажность и освещение должны соответствовать нормам‚ предотвращающим порчу бумаги (не более +25 °C‚ относительная влажность 40‑60 %).
3. Охранные системы. При необходимости – видеонаблюдение‚ система контроля доступа (карты‚ коды).
4. Пожарная безопасность. Наличие огнетушителей‚ система оповещения‚ регулярные проверки.
5. Организация хранения. Трудовые книжки размещаются в специальных ящиках‚ папках или шкафах с пронумерованными ячейками‚ чтобы быстро находить нужный документ.

Кто уполномочен вести трудовые книжки?

Согласно пункту 10‚ уполномоченным считается:

• Специалист отдела кадров‚ назначенный руководителем организации.
• Лицо‚ прошедшее инструктаж по правилам работы с трудовыми книжками и подписавшее соответствующее заявление.
• В случае небольших организаций (до 10 сотрудников) – руководитель может выполнять эту функцию лично‚ но обязан вести учёт движения книжек.

Книга учёта движения трудовых книжек

Для каждой организации ведётся книга учёта движения трудовых книжек (бумажная или электронная). В ней фиксируются:

Книга учёта бланков трудовых книжек

Эта книга фиксирует количество полученных и израсходованных бланков‚ их серию и номер. Пример записи:

• Дата получения:
• Поставщик: ОАО «Трудпринт»
• Серия/номер: А‑2024‑001‑050
• Кол‑во получено: 50 шт.
• Кол‑во выдано: 0 шт.

Порядок выдачи и возврата трудовой книжки

1. Работник получает книжку при приёме на работу (или при её замене).
2. Сотрудник отдела кадров вносит запись в книгу учёта движения.
3. При увольнении книжка возвращается работодателю‚ в ней делаются завершающие записи (дата увольнения‚ причина‚ подпись работодателя).
4. После возврата книжка помещается в хранилище до момента передачи её новому работодателю.
5. Если книжка утеряна‚ работнику выдаётся дубликат‚ а в учётных книгах делается отметка о потере и выдаче нового экземпляра.

Ответственность за нарушение пункта 10

Нарушения могут повлечь за собой:

• Административную ответственность – штраф для организации от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Гражданско‑правовую ответственность – возмещение ущерба в случае утраты или порчи трудовой книжки.
• Дисциплинарные меры в отношении уполномоченного лица (выговор‚ увольнение).

Переход к электронным трудовым книжкам

С 2024 года Минтруд активно продвигает электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом пункт 10 сохраняет свою актуальность‚ но «хранение» происходит в информационных системах‚ а не в физическом помещении. Основные требования:

• Защита данных – шифрование‚ двухфакторная аутентификация.
• Регулярные резервные копии (не реже одного раза в месяц).
• Доступ к ЭТК имеет только уполномоченный сотрудник и сам работник через портал Госуслуг.

Практические рекомендации работодателям

1. Создайте отдельное помещение или выделенный шкаф в офисе‚ где будут храниться все трудовые книжки.
2. Назначьте ответственного за учёт и оформите его должностные инструкции.
3. Ведите две книги учёта (движения и бланков) в соответствии с образцами‚ утверждёнными Минтрудом.
4. Проводите периодические проверки (раз в квартал) состояния книжек и соответствия записей.
5. Обеспечьте обучение персонала по правилам работы с документами и конфиденциальности.
6. При переходе на электронный формат – выберите сертифицированную систему и проведите миграцию данных под контролем инспекции труда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли вносить исправления в трудовую книжку?

Нет. По пункту 10 и статье 65 ТК РФ исправления в трудовую книжку не допускаются. При ошибке оформляется дополнительная запись с указанием причины и подписью работодателя.

Вопрос: Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Работник обращается в отдел кадров‚ где оформляется акт утери‚ после чего выдается дубликат. В книге учёта фиксируется факт утери и выдачи нового экземпляра.

Вопрос: Нужно ли хранить трудовые книжки после выхода работника на пенсию?

Да. Трудовая книжка остаётся документом‚ подтверждающим трудовой стаж‚ который может понадобиться при расчёте пенсионных выплат.

Вопрос: Как обеспечить сохранность книжек в условиях небольшого офиса?

Для небольших компаний достаточно использовать запираемый металлический шкаф с ограниченным доступом и вести электронный журнал доступа.

Пункт 10 Приказа Минтруда № 354н от 16 апреля 2003 г. устанавливает строгие требования к хранению трудовых книжек и к ведению учёта их движения. Соблюдение этих требований защищает интересы как работников‚ так и работодателей‚ минимизирует риск потери важной информации и позволяет быстро реагировать на проверку со стороны инспекции труда. При переходе к электронным трудовым книжкам основные принципы (ограниченный доступ‚ надёжное хранение‚ учёт) сохраняются‚ лишь меняется форма их реализации.

Помните: правильная организация хранения трудовых книжек – это не только соблюдение закона‚ но и показатель профессионального отношения работодателя к своему персоналу.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов Минтруда РФ и актуальна на 21 мая 2026 года.