Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её хранение регулируется нормативными актами, а с 2020 года в стране происходит постепенный переход на электронный формат. Ниже подробно рассмотрены способы хранения бумажных и электронных трудовых книжек, правовые основания, сроки и ответственность работодателей.

Нормативная база

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № …);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 45 Правил);
• Согласно п. 42 Порядка содержит аналогичное регулирование, что и п. 45 Правил;
• Форма отчётности СЗВ‑ТД – с 1 января 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР (ныне Социальный фонд России) сведения о всех кадровых изменениях;
• С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК).

Источник: выдержки из сети Интернет, дата 17:12:57 ().

Бумажные трудовые книжки

Где хранятся

• В отделе кадров (или уполномоченном лице) организации;
• В металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа;
• При отсутствии собственного отдела кадров – у бухгалтера или у руководителя, ответственного за ведение кадровой документации.

Условия хранения

• Температура воздуха – не выше 25 °C, относительная влажность – 40‑60 %;
• Защита от прямого солнечного света;
• Регулярный осмотр состояния обложки и страниц (не реже одного раза в год);
• Ведение журнала учёта выдачи и приёма трудовых книжек.

Сроки хранения

Согласно законодательству, трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода работы сотрудника и после его увольнения – не менее 50 лет с даты последней записи (ст. 66 ТК РФ). После истечения этого срока документ подлежит уничтожению с актом о списании.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажного документа, содержащий сведения о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других трудовых действиях работника. Данные хранятся в единой государственной информационной системе Социального фонда России (СФР).

Где хранятся данные

• На защищённых серверах СФР, расположенных в дата‑центрах с резервным питанием и системами противопожарной защиты;
• Информация дублируется в региональных отделениях фонда для обеспечения отказоустойчивости;
• Доступ к данным осуществляется через защищённые каналы связи (VPN, шифрование TLS).

Преимущества хранения в электронном виде

• Мгновенная проверка достоверности сведений работником и работодателем;
• Возможность получения выписки из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги»;
• Снижение риска утраты, повреждения или подделки документа;
• Автоматическая передача данных в СФР при формировании отчёта СЗВ‑ТД.

Переходный период

С 1 января 2020 года работодатели начали сдавать форму СЗВ‑ТД, что ознаменовало старт перехода на электронный формат. По информации из сети Интернет (дата ), с 1 января 2026 года переходный period завершён, и все новые записи о трудовой деятельности должны вноситься исключительно в ЭТК. Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, могут продолжать использоваться, но их хранение теперь носит вспомогательный характер.

Ответственность за хранение

• Работодатель обязан обеспечить условия хранения, предусмотренные нормативными актами, и не допустить утраты или повреждения трудовых книжек;
• При выявлении факта утраты или порчи документа работодатель должен в течение трёх рабочих дней известить работника и принять меры по восстановлению (выдача дубликата, запрос в архив СФР);
• Нарушение правил хранения может повлечь административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и, в случае причинения вреда работнику, – гражданско‑правовую ответственность.

Восстановление утерянной или повреждённой трудовой книжки

1. Сотрудник подаёт заявление работодателю о утере/порче трудовой книжки;
2. Работодатель направляет запрос в Социальный фонд России о предоставлении сведений из электронной трудовой книжки (если такие данные уже внесены);
3. При отсутствии электронных данных – запрос в архив организации или в предыдущие места работы для восстановления записей;
4. На основании полученных сведений выдаётся дубликат трудовой книжки с отметкой «Дубликат» и подписью уполномоченного лица;
5. Все действия фиксируются в журнале учёта выдачи дубликатов.

Важно: при восстановлении бумажной книжки данные должны полностью соответствовать сведениям, уже внесённым в ЭТК, иначе возникает расхождение, требующее уточнения в СФР.

Перспективы и рекомендации

• Полный отказ от бумажных трудовых книжек планируется после того, как будет создан и внедрён универсальный электронный документ, подтверждающий трудовой стаж и право на социальные выплаты (как отметил М. Шмаков в интервью);
• Работодателям рекомендуется уже сейчас вести двойное хранение: сохранять скан‑копии бумажных книжек в защищённой корпоративной системе и одновременно обеспечивать своевременную отправку данных в СФР;
• Регулярно проводить обучение кадровых специалистов по работе с ЭТК и обновлению внутренних инструкций по хранению документации;
• Использовать электронные подписи при формировании отчётов СЗВ‑ТД для повышения уровня доверия и снижения риска подделки.

Хранение трудовых книжек в России претерпело значительные изменения: от традиционного бумажного формата, требующего особых условий помещения и контроля, к современной электронной системе, обеспечивающей мгновенный доступ, высокую степень защиты и автоматизацию отчётности. Завершение переходного периода к 1 января 2026 года делает электронную трудовую книжку основным инструментом подтверждения трудового стажа, однако бумажные экземпляры, выданные ранее, всё ещё требуют бережного хранения и учёта. Соблюдение нормативных требований, ответственный подход к сохранности документа и своевременный переход на цифровые форматы позволят работодателям избежать штрафов и обеспечить работникам надёжное подтверждение их трудовой истории.