Ксерокопия трудовой книжки часто требуется при приёме на новую работу‚ оформлении кредита‚ получении социальных выплат или в судебных разбирательствах. Чтобы копия имела юридическую силу‚ её необходимо правильно заверить. Ниже – пошаговое руководство‚ основанное на действующем законодательстве‚ нормативных документах и разъяснениях Роструда.

Нормативная база

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 – определяет понятия «копия документа» и «заверенная копия документа».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регламентирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Разъяснения Роструда (ответ на запрос Пакет кадровика) – указывают‚ что при увольнении записи в трудовой книжке нельзя заверять печатью отдела кадров работодателя.
• Приказы Минтруда и соцзащиты о порядке выдачи дубликатов и справок из трудовой книжки.

Кто может заверить копию?

Согласно разъяснениям ведомств и практике кадровых служб‚ заверение ксерокопии трудовой книжки осуществляет:

• специалист отдела кадров (кадровик) – уполномоченный на ведение трудовых книжек;
• руководитель предприятия или лицо‚ которым он делегировал такие полномочия (например‚ заместитель директора по кадровой работе);
• в некоторых случаях – нотариус‚ но это требуется только при необходимости придать копии нотариальную силу (например‚ для подачи в суд).

Важно: печать отдела кадров не ставится на копию при увольнении (см. разъяснение Роструда). При текущем трудоустройстве печать отдела кадров допустима‚ если она используется совместно с подписью ответственного лица и указанием реквизитов заверения.

Этапы заверения ксерокопии трудовой книжки

1. Подготовка оригинала
   • Убедитесь‚ что трудовая книжка находится в надлежащем состоянии (нет повреждений‚ все записи читаемы).
   • Оригинал должен храниться в сейфе или металлическом шкафу отдела кадров (это фиксируется в реестре хранения трудовых книжек).
2. Сделать качественную ксерокопию
   • Копировать каждую страницу трудовой книжки (включая обложку и последнюю страницу с записью о месте работы).
   • Качество копии должно позволять чётко читать все подписи‚ печати и даты.
3. Оформить реквизиты заверения
   На первой странице копии (или на отдельном листе‑приложении) указываются:
• Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах).
• Дата выдачи копии.
• ФИО‚ должность и подпись лица‚ заверяющего копию (кадровик или уполномоченное лицо).
• Расшифровка подписи (ФИО полностью).
• Отдел кадров – печать организации (круглая печать с наименованием предприятия). При увольнении печать не ставится!
• Указание места хранения оригинала: «Подлинник трудовой книжки находится в сейфе отдела кадров ООО «Название»».
• При необходимости – серия и номер дубликата (если выдаётся дубликат вместо оригинала).
4. Пример формулировки заверения
   

   «Настоящим подтверждаю‚ что данная ксерокопия трудовой книжки полностью соответствует подлиннику‚ хранящемуся в сейфе отдела кадров ООО «Пример». Выдано 22 мая 2026 г. Подпись: __________ /Иванов И.И./‚ специалист отдела кадров.»

5. Прошивание и нумерация страниц (при многостраничной копии)
   • Страницы копии прошиваются ниткой или скрепкой в левом верхнем углу.
   • На каждой странице проставляется номер страницы (например‚ «1/5»‚ «2/5» и т.д.);
   • На первой странице размещаются все реквизиты заверения (см. пункт 4).
6. Выдача сотруднику

   После заверения копия выдаётся сотруднику под роспись в журнале выдачи справок и копий. Журнал ведётся в отделе кадров и хранится не менее 5 лет.

Что нельзя делать при заверении

• Ставить печать отдела кадров на копию при увольнении (запрещено Рострудом).
• Заверять копию без указания места хранения оригинала.
• Использовать неразборчивую или неполную подпись ответственного лица.
• Выдавать копию без прошивания и нумерации страниц‚ если документ многостраничный.
• Заверять копию‚ сделанную с низкого качества (размытый текст‚ пропущенные строки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да‚ нотариальное заверение придаёт копии дополнительную юридическую силу‚ однако для большинства кадровых и трудовых процедур достаточно заверения отделом кадров.

Нужно ли указывать серию и номер трудовой книжки при заверении копии?

Серия и номер указываются только в случае выдачи дубликата трудовой книжки. При обычной копии достаточно указать место хранения оригинала.

Сколько времени хранится журнал выдачи копий?

Журнал выдачи справок‚ копий и выписок хранится не менее 5 лет в соответствии с внутренними нормативными актами организации и Федеральным законом «О персональных данных».

Можно ли заверить копию‚ если оригинал утерян?

Нет. Заверение возможно только при наличии подлинника. При утере оригинала следует оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с ТК РФ и затем уже заверять его копию.

Практический совет кадровикам

Для удобства работы рекомендуется заготовить шаблон заверения в электронном виде (например‚ в Word) с полями для заполнения: ФИО сотрудника‚ дата‚ место хранения оригинала‚ подпись и печать. Это снизит риск ошибок и ускорит процесс выдачи копий сотрудникам.

Заверение ксерокопии трудовой книжки в отделе кадров – процедура‚ регламентированная нормативными актами и требующая внимательного соблюдения формальностей. Главное – указать место хранения оригинала‚ поставить подпись уполномоченного лица и‚ при текущем трудоустройстве‚ печать организации (за исключением случаев увольнения‚ когда печать ставить нельзя). Следуя представленному алгоритму‚ вы получите документ‚ обладающий полной юридической силой и пригодный для использования в любых официальных целях.

Следуйте актуальным разъяснениям Роструда и обновляйте внутренние инструкции отдела кадров не реже одного раза в год‚ чтобы избежать штрафов и споров с сотрудниками.