Соблюдение правил хранения трудовых книжек является обязательным требованием трудового законодательства РФ․ Нарушение этих правил может повлечь административную ответственность в виде штрафов как для должностных лиц‚ так и для юридических лиц․ Ниже представлен подробный обзор действующих норм‚ размеров штрафов и порядка их применения․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ ст․ 65․2) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек․
• Федеральный закон № 197-ФЗ «О трудовой книжке» – устанавливает порядок выдачи‚ заполнения и хранения документа․
• Кодекс об административных правонарушениях РФ (КоАП) – ст․ 5․27 определяет ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек․

Что считается нарушением?

Нарушение хранения трудовых книжек может выражаться в следующих действиях (или бездействии):

1. Отсутствие трудовых книжек у работника при приёме на работу или увольнении․
2. Хранение трудовых книжек в условиях‚ не обеспечивающих их сохранность (влажность‚ высокая температура‚ прямой солнечный свет)․
3. Нарушение порядка ведения трудовых книжек: незаконные исправления‚ отсутствие подписей‚ печатей‚ неверное указание данных․
4. Несвоевременная выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении․
5. Хранение трудовых книжек без учёта требований к конфиденциальности персональных данных․

Размеры штрафов

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ‚ штрафы зависят от категории нарушителя:

При повторном нарушении в течение года штраф может быть увеличен до двукратного размера․

Порядок наложения штрафа

1. Выявление нарушения – проводится государственной инспекцией труда (ГИТ) либо иным уполномоченным органом․
2. Составление протокола – фиксируются факты нарушения‚ ссылки на нормативные акты‚ показания свидетелей․
3. Рассмотрение дела – дело передаётся в комиссию по делам об административных правонарушениях или в суд (в зависимости от тяжести нарушения)․
4. Вынесение постановления – указывается размер штрафа‚ срок его уплаты и реквизиты для оплаты․
5. Уплата штрафа – производится в течение 60 дней с момента вступления постановления в законную силу (при отсутствии обжалования)․
6. Обжалование – возможно в течение 10 дней в вышестоящий орган или суд․

Рекомендации для работодателей

• Обеспечить надёжное место хранения трудовых книжек: металлический шкаф с запиранием‚ защита от влаги и пожара․
• Вести журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек‚ фиксируя даты‚ подписи ответственных лиц․
• Проводить периодические инструктажи сотрудников отдела кадров по правилам заполнения и хранения трудовых книжек․
• При увольнении выдавать трудовую книжку в день расчёта‚ оформляя акт приёма‑передачи․
• Соблюдать требования конфиденциальности: не допускать посторонних лиц к доступу к трудовым книжкам․
• Вести электронный резерв копий данных (при условии соблюдения требований к защите персональных данных)․

Нарушение правил хранения трудовых книжек влечёт не только административные штрафы‚ но и может повлечь трудовые споры‚ ущерб репутации компании и потерю доверия сотрудников․ Соблюдение установленных норм – это простая‚ но важная часть эффективного управления персоналом․ Рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты и своевременно устранять выявленные недостатки‚ чтобы избежать финансовых потерь и юридических рисков․

Информация актуальна на 23 мая 2026 г․