С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году правила её ведения устоялись, но остаются важные нюансы, о которых должен знать каждый кадровик и руководитель. Неправильное ведение ЭТК может привести к штрафам от государственных органов, в первую очередь от Пенсионного фонда РФ (СФР). Эта статья объясняет, что такое электронная трудовая книжка, кто и как должен её вести, и какие шаги необходимо предпринять для перехода на цифровой формат.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это официальный цифровой документ, который ведётся в единой государственной системе (на базе Пенсионного фонда РФ) и содержит всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, должности, вводные данные и т.д. Она является полноправной заменой бумажной трудовой книжке и имеет такую же юридическую силу.

Ключевые отличия от бумажного аналога:

• Хранится в защищённой государственной информационной системе (ГИС «Электронная трудовая книжка»).
• Не может быть утеряна, испорчена или заполнена с ошибками «от руки».
• Доступна работнику в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или через приложение «Работа в России».
• Автоматически используется для расчёта пенсии, что снижает риски ошибок.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Обязанность по ведению трудовой книжки (включая электронную) лежит исключительно на работодателе. Это прямо указано в Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 67) и Порядке ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н).

Категории работников и правила выбора формата (на 2026 год):

Работники, принятые на работу после 1 января 2021 года:

Для них ведение ЭТК — обязательное. Бумажная трудовая книжка им не выдаётся. Все сведения о их трудовой деятельности работодатель обязан передавать в СФР в электронном виде. Выбора способа ведения у таких сотрудников нет.

Работники, уже имевшие бумажную трудовую книжку до 2021 года:

Им предоставлено право выбора. Они могут:

1. Оставить бумажную книжку. В этом случае работодатель продолжает её вести в традиционном порядке (делает записи, заверяет подписью и печатью), а также обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде.
2. Перейти на электронный формат. Для этого сотрудник должен подать распорядительный документ (заявление) работодателю о своём желании вести трудовую книжку в электронном виде и об отказе от бумажного носителя.

Если сотрудник не сделал явный выбор:

Если работник, имеющий бумажную книжку, ничего не написал и не подал заявление, работодатель обязан:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке.
• Одновременно передавать сведения о трудовой деятельности этого сотрудника в СФР в электронном виде.

Пошаговая инструкция: как оформить переход на ЭТК

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Для перехода с бумажной на электронную книжку от работника необходимо получить письменное заявление. В нём он должен чётко выразить волю о переходе на ЭТК и отказе от бумажного носителя. Образец заявления можно разработать самостоятельно или использовать типовые формы,ированные кадровыми сервисами.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную книжку (если она была)

Даже после перехода на ЭТК, в бумажную книжку (если она у сотрудника есть) вносится последняя запись с указанием, что с определённой даты сведения о трудовой деятельности данного работника ведутся в электронном виде. Запись заверяется подписью руководителя или ответственного за кадры и печатью организации (если есть). После этого бумажная книжка выдаётся сотруднику, и работодатель с неё снимает ответственность.

Шаг 3: Передача сведений в Пенсионный фонд РФ (СФР)

Это ключевое и обязательное действие. Работодатель должен оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить в СФР:

• О приёме на работу нового сотрудника (если он с 2021 года).
• О факте перехода конкретного сотрудника на электронный формат (на основании его заявления).
• Все сведения о трудовой деятельности: приказы о приёме, увольнении, переводах, изменениях условий труда и т.д.

Передача данных осуществляется через:

• Сервисы электронного документооборота (например, СБИС, Контур.Эльба и др.).
• Прямой личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Какие данные хранятся в ЭТК?

Электронная трудовая книжка содержит те же сведения, что и бумажная, в соответствии с Трудовым кодексом:

• Данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
• Информация о каждом месте работы: дата приёма и увольнения, должность, подразделение, основание для изменения (приказ, соглашение).
• Сведения о поощрениях и взысканиях (если они оформлялись как отдельные записи).
• Данные о трудовом стаже и исчислении пенсионных коэффициентов.

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества (для работника и работодателя):

• Надёжность и сохранность: нет риска утери, порчи, подделки.
• Удобство и доступность: сотрудник может в любой момент распечатать выписку через Госуслуги.
• Автоматизация и минимизация ошибок: данные напрямую передаются в ПФР для расчёта пенсии.
• Экономия времени и ресурсов: не нужно покупать бланки, хранить книги, делать дубликаты.

Риски и недостатки:

• Технологическая зависимость: нужен стабильный интернет и работающие сервисы.
• Ответственность за своевременность: работодатель должен передавать данные в СФР без задержек. За нарушение сроков предусмотрены штрафы (ст. 15.33 КоАП РФ).
• Необходимость контроля: требуется следить за корректностью передаваемых сведений.
• Вопросы у старых сотрудников: некоторые работники могут настороженно относиться к отказу от «живой» книжки.

Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?

Работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через:

1. Личный кабинет на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).
2. Мобильное приложение «Работа в России» (разработано Минтрудом).
3. Личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФР (pfr.gov.ru).

В этих сервисах можно просмотреть всю историю трудовой деятельности, а также получить официальную выписку из электронной трудовой книжки (она имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной).

Важные выводы и рекомендации для работодателя

• Для новых сотрудников (с 2021 г.) ЭТК — единственный формат. Не требуется никаких заявлений, просто начинайте передавать данные в СФР.
• Для старых сотрудников, нужно заявление. Без письменного волеизъявления работника вы не можете принудительно перевести его на ЭТК. Если заявления нет — ведите оба формата параллельно.
• Сроки передачи данных — критичны. Передавайте информацию в СФР в день приёма/увольнения или на следующий рабочий день. Задержки грозят штрафами.
• Храните заявления сотрудников. Это ваш главный документ, подтверждающий законность перехода на ЭТК, на случай проверок.
• Информируйте сотрудников. Объясните им преимущества ЭТК, покажите, как получить доступ через Госуслуги. Это снизит непонимание и количество вопросов в отделе кадров.

Что будет, если не вести ЭТК правильно?

Роспотребнадзор и ПФР проводят проверки. За нарушение порядка ведения трудовых книжек (включая несвоевременную передачу сведений в ЭТК) работодателю грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц, от 5 000 до 50 000 руб.
• Для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Кроме того, ошибки в данных ЭТК могут напрямую повлиять на правильный расчёт будущей пенсии сотрудника, что вызовет претензии и судебные споры.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять детали в актуальных редакциях Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н.