Вопрос о хранении трудовых книжек стоит особенно актуально в условиях перехода к электронному документообороту и ужесточения требований к кадровой отчётности. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регламентируют обязанность работодателя хранить копию (дубликат) трудовой книжки, какие документы подлежат хранению, кто отвечает за их учёт и какие последствия могут наступить при нарушении требований;

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 62 регулирует выдачу документов, связанных с работой, и их копий.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – основной документ, определяющий порядок ведения, учёта и хранения как оригиналов, так и дубликатов трудовых книжек.
• Постановления и локальные нормативные акты организаций (положения о кадровом учёте, инструкции по работе с электронными трудовыми книжками).

Ключевые положения Приказа № 320н

1. Работодатель обязан вести учёт и хранение оригиналов, дубликатов и вкладышей трудовых книжек.
2. Назначается уполномоченное лицо (кадровик, специалист по документообороту), которое отвечает за хранение и выдачу документов.
3. Трудовые книжки и их дубликаты хранятся до востребования у работника или его законных представителей.
4. Документы должны храниться в специальном помещении (сейф, шкаф с ограниченным доступом) с обеспечением условий, препятствующих порче, утрате и несанкционированному доступу.

Что именно хранит работодатель?

В соответствии с законодательством в организации хранятся следующие документы:

• Оригиналы трудовых книжек, выданные работникам при приёме на работу.
• Дубликаты трудовых книжек (выдаются в случае утраты, порчи или по требованию работника).
• Вкладыши (страницы‑вкладыши) с записями о стаже, повышении квалификации, переводах и т.д.
• Электронные версии трудовых книжек (ЭТК) – при наличии согласия работника и внедрения в ИТ‑систему организации.

Сроки хранения

Трудовые книжки и их копии хранятся до востребования работника, его наследников (в случае смерти) или до полного завершения трудовых отношений, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами. При этом в организации сохраняются записи о выдаче и возврате документов в течение всего периода их хранения.

Порядок выдачи копий трудовой книжки

Согласно статье 62 ТК РФ и Приказу № 320н, работник имеет право получить копию (дубликат) трудовой книжки:

1. По письменному заявлению (можно через электронную форму в корпоративном портале).
2. Работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
3. Если работник требует оригинал, а он находится у работодателя (например, в случае увольнения без выдачи), работодатель обязан вернуть его в течение того же срока.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. При этом:

• ЭТК считается равнозначным бумажному документу, если она оформлена в соответствии с требованиями Минтруда.
• Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных и хранить электронные копии в защищённом ИТ‑окружении.
• При переходе с бумажной формы на электронную необходимо получить согласие работника и оформить соответствующее распоряжение.

Практические рекомендации для работодателей

Назначьте ответственного лица

Внутренним приказом определите уполномоченное лицо (например, начальника отдела кадров), которое будет вести реестр трудовых книжек, контролировать их хранение и выдачу.

Организуйте место хранения

• Создайте отдельный кабинет или сейф с ограниченным доступом.
• Обеспечьте условия, защищающие от влаги, пыли и механических повреждений.
• Ведите журнал входа‑выхода документов (бумажный или электронный).

Ведите реестр

Реестр должен включать:

Оформляйте дубликаты правильно

При выдаче дубликата необходимо:

1. Сделать отметку в оригинальной книжке о выдаче дубликата.
2. Подписать дубликат обеими сторонами (работодатель и работник).
3. Внести запись в реестр о выдаче дубликата.

Переход на электронный формат

• Подготовьте ИТ‑инфраструктуру (серверы, шифрование, резервное копирование).
• Разработайте инструкцию для сотрудников по работе с ЭТК.
• Обеспечьте возможность печати «копий» при необходимости (например, для предъявления в органы).

Последствия нарушения требований

Нарушения в области хранения трудовых книжек могут привести к:

• Административной ответственности – штрафы для организации (от 5 000 до 30 000 рублей) в соответствии с КоАП РФ.
• Отказ в выдаче справок о стаже, что может стать основанием для трудовых споров и исков работников.
• Уголовную ответственность в случае умышленного уничтожения или фальсификации записей (ст. 285.1 УК РФ).
• Потерю репутации работодателя и ухудшение отношений с профсоюзами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Должен ли работодатель хранить копию трудовой книжки после увольнения?

Ответ: Да. Дубликат (или оригинал, если работник его не получил) хранится у работодателя до востребования работника или его наследников.

Вопрос: Можно ли хранить только электронную копию?

Ответ: При наличии согласия работника и соблюдения требований к защите персональных данных электронная версия считается равнозначной бумажной, однако в большинстве организаций сохраняют и бумажный дубликат как резерв.

Вопрос: Как быстро работодатель обязан выдать дубликат?

Ответ: По письменному заявлению – в течение трёх рабочих дней со дня получения.

Вопрос: Что делать, если трудовая книжка была испорчена?

Ответ: Необходимо оформить дубликат, отметить факт порчи в оригинале, выдать дубликат работнику и зафиксировать всё в реестре.

Обязанность работодателя хранить копию (дубликат) трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда № 320н. Правильная организация учёта, хранения и выдачи этих документов защищает интересы как работников, так и самой организации, снижая риск административных и судебных споров. Внедрение электронных трудовых книжек упрощает процесс, но не отменяет необходимости соблюдения требований к защите данных и наличию резервных копий.

Дата актуализации статьи: