Трудовая книжка (включая электронную) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Строгое соблюдение правил её ведения, учета, хранения и выдачи, одна из ключевых обязанностей работодателя, за нарушение которой предусмотрена административная ответственность.

Настоящая статья основана на нормативных актах, действующих в 2026 году:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 84.1 и др.).
• Постановление Правительства РФ от № 225 (с последними изменениями), утвердившее Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший форму и порядок ведения трудовых книжек.

I. Общие положения и ответственность

Работодатель (юридическое лицо, ИП) обязан:

1. Организовать работу по учету, ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Назначить ответственного сотрудника (приказом руководителя), который осуществляет непосредственный контроль за этим процессом.
3. Обеспечить безопасное хранение документов, защищая их от утраты, порчи и несанкционированного доступа.

Важно! Для физических лиц (работодателей-физлиц) установлены особые, упрощенные правила, но с развитием электронных трудкнижек подходы ко всем работодателям постепенно унифицируются.

II. Порядок хранения трудовых книжек у работодателя

Требования к месту хранения

Все трудовые книжки, вкладыши и бланки (даже те, что не востребованы после увольнения сотрудников) подлежат строгому учету и хранению.

• Основное правило: Хранить необходимо в металлическом сейфе или ином специально приспособленном помещении (шкафу), обеспечивающем защиту от огня, воды и несанкционированного доступа.
• Доступ к помещению/сейфу должен быть только у ответственного лица и руководителя организации.

Учет и документирование

Для учета ведется система журналов (п. 40 Правил):

• Журнал (Книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нем фиксируется каждый факт:
  • получения новой книжки от работника при приеме на работу;
  • выдачи книжки при увольнении (с подписью работника);
  • выдачи дубликата;
  • пересылки по почте (если требуется).
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Учитываются именно бланки строгой отчетности, а не готовые книжки.

Сроки хранения

Трудовые книжки (бумажные и данные об электронных) хранятся у работодателя:

• В течение 75 лет с даты увольнения работника (ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ»).
• Даже если работник не забрал книжку после увольнения, работодатель обязан хранить её весь установленный срок.

III. Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении (прекращении трудового договора)

Это самый важный и частый случай. Правила абсолютно жесткие:

• Срок выдачи: В день увольнения (последний день работы) при любом основании прекращения договора (по соглашению сторон, по инициативе работника, работодателя и т.д.).
• Содержание: Работодатель обязан выдать саму трудовую книжку с записью об увольнении, содержащей:
  • дату увольнения (последний день работы);
  • основание увольнения с точным указанием нормы ТК РФ или иного акта (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»);
  • подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
• Фиксация выдачи: Работник должен расписаться в Журнале учета движения трудовых книжек о получении своей книжки.

По заявлению работника (до увольнения)

Если работник, находясь в штате, подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ):

• Работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день подачи заявления.
• После этого ведение записи в книжке приостанавливается до её возврата работником.

Выдача дубликата трудовой книжки

Выдается при утрате оригинальной книжки.

• Основание: Заявление работника и решение работодателя (приказ).
• Срок изготовления: Не позднее 15 рабочих дней с даты подачи заявления (если не требуется восстановление записей из архивов).
• Отметка в дубликате: В первом поле вкладывается вкладыш «Дубликат» с указанием номера и даты выдачи. Все последующие записи ведутся в дубликате.
• Стоимость: Работодатель вправе взыскать с работника фактические затраты на изготовление дубликата (бланк, печать, работа сотрудника).

IV. Особенности заполнения и ведения

Записи в трудовой книжке

• Заполняются ручкой (чернилами синего или черного цвета) полными словами, без сокращений.
• Даты указываются в формате: число, месяц (словом), год (например, «23 мая 2026 года»).
• Каждая запись должна содержать: наименование организации, ФИО работника, дату перевода/приема/увольнения, основание (ссылка на документ), подпись и печать.

Вкладыши

• Используются при изменении ФИО, реорганизации организации (если меняется наименование), а также для отметки о дубликате.
• Вкладыши также подлежат учету и хранению.

V. Типичные ошибки и риски

Наиболее частые нарушения, ведущие к спорам и штрафам:

• Невыдача книжки в день увольнения. Это грубейшее нарушение, за которое по ст. 5.27 КоАП РФ грозит штраф от 1 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и до 1 000 000 для юрлиц.
• Неполная или некорректная запись об увольнении (отсутствие основания, даты, печати).
• Хранение книжек вне сейфа или в условиях, не обеспечивающих их сохранность.
• Утрата трудовых книжек из-за ненадлежащего учета.
• Отказ в выдаче дубликата или необоснованное завышение стоимости его изготовления.

VI. Перспективы: электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России параллельно с бумажными ведется Электронная трудовая книжка (ЭТК) в реестре СЗВ-ТД.

• Работник вправе выбрать: бумажный вариант или ЭТК (или оба). Выбор делается заявлением.
• При выборе ЭТК бумажная книжка не оформляется, но работодатель обязан вести электронный учет сведений.
• Хранение и выдача в классическом понимании для ЭТК не требуется, но работодатель обязан обеспечить доступ работника к его данным в реестре и своевременное обновление информации.
• Однако, по состоянию на 2026 год, бумажная трудовая книжка все еще широко используется, особенно для работников старшего возраста и в случаях, предусмотренных законом.

VII. Алгоритм действий для работодателя (краткий чек-лист)

1. При приеме на работу: Принять бумажную трудовую книжку (или заявление о ведении ЭТК), внесить запись о приеме, зарегистрировать в Журнале учета движения.
2. В период работы: При каждом изменении (перевод, отпуск, увольнение) своевременно и корректно вносить записи. Хранить книжку в сейфе.
3. При увольнении: В последний день работы сделать запись об увольнении, выдать книжку работнику под роспись в журнале;
4. После увольнения: Если книжка не была востребована — хранить её в сейфе 75 лет.
5. При утрате: По заявлению работника оформить дубликат в течение 15 дней, вставив в него вкладыш «Дубликат».

Соблюдение правил хранения и выдачи трудовых книжек — это не просто бюрократия, а юридическая обязанность, защищающая права и работника, и работодателя. Грамотная организация учета (сейф, ответственный, журналы) и неукоснительное следование срокам (особенно — выдачи в день увольнения) минимизируют риски судебных споров и крупных штрафов. В условиях развития электронного документооборота важно помнить, что даже при наличии ЭТК ответственность за корректность и полноту сведений о трудовой деятельности полностью лежит на работодателе.