Вопрос хранения трудовых книжек является одним из самых ответственных в кадровом делопроизводстве; Ошибки в этом процессе могут привести не только к административным штрафам, но и к серьезным проблемам при подтверждении стажа работников для назначения пенсий․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные носители остаются актуальными и требуют строгого соблюдения правил хранения․

Основные нормативные акты

Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225, базовые правила ведения и хранения․
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает актуальные формы, порядок ведения и хранения․
• КоАП РФ (ст․ 5․27) — устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства;

Сроки хранения трудовых книжек

Срок хранения трудовой книжки зависит от того, когда было завершено делопроизводство по данному документу (т․е․ когда работник был уволен и книжка была закрыта)․

Долгосрочное архивное хранение

Если работник уволился и не забрал трудовую книжку, она передается в архив организации или государственного архива․ Сроки хранения следующие:

• 75 лет — если делопроизводство по книжке было закончено до 1 января 2003 года․
• 50 лет — если делопроизводство по книжке было закончено после 1 января 2003 года․

Краткосрочное хранение в отделе кадров

Если работник или его законные представители (ближайшие родственники) не явились за трудовой книжкой после увольнения, работодатель не отправляет её в архив мгновенно․

Трудовая книжка должна храниться в кадровой службе организации в течение 2 лет․ Важно, чтобы в этот период она хранилась отдельно от книжек действующих сотрудников․

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Каждая организация обязана вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Это основной документ, подтверждающий факт выдачи или приема книжки․

Срок хранения самой Книги учета:

Согласно актуальным нормам, срок хранения Книги учета движения трудовых книжек составляет 50 лет․

Особенности хранения в современных условиях

Бумажные vs Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако это не отменяет правила хранения бумажных документов․ Если работник решил остаться на бумажном носителе, работодатель обязан соблюдать все вышеописанные требования по ведению и хранению «корочки»․

Требования к условиям хранения

Трудовые книжки должны храниться в условиях, исключающих их потерю, порчу или несанкционированный доступ третьих лиц․ Обычно они хранятся в сейфах или запираемых шкафах в отделе кадров, а после передачи в архив — в соответствии с требованиями архивного дела․

Ответственность за нарушения

Ненадлежащее хранение трудовых книжек или их утрата могут повлечь за собой административную ответственность․ Согласно ч․ 2 ст․ 5․27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства может привести к штрафам, а в некоторых случаях ответственность может быть более серьезной, если это повлекло за собой невозможность подтверждения стажа работника․