Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, именно работодатель обязан обеспечить её надёжное хранение. Исключительная ответственность за этот процесс лежит на отделе кадров (кадровой службе) организации.
Нормативная основа для хранения
Требования к хранению трудовых книжек установлены:
- Статьёй 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан хранить трудовые книжки работников.
- Приказом Минтруда России — регламентирует порядок заполнения, учёта и хранения.
- Правилами ведения трудовых книжек, утверждены постановлением Правительства РФ.
Кто именно хранит: роль отдела кадров
Отдел кадров выполняет ключевые функции:
- Приём и регистрация — при устройстве на работу сотрудник передаёт свою трудовую книжку (бумажную или сведения об электронной). Кадровик проверяет её состояние, делает первую запись.
- Систематизация — все книжки хранятся в специально оборудованном месте (сейф, шкаф с ограниченным доступом), часто в алфавитном или порядковом номере.
- Ведение учёта — ведётся журнал (книга) учёта движения трудовых книжек, где фиксируется: кто передал, когда, на какую запись, кому и когда вернули.
- Оформление записей, при увольнении, переводе, отпуске кадровик вносит соответствующие записи, заверяет их подписью и печатью организации.
- Возврат работнику, при увольнении (по инициативе работника или работодателя) трудовая книжка возвращается сотруднику под расписку. При переходе в другую организацию, по запросу нового работодателя (с согласия работника).
Особенности хранения: бумажная vs электронная книжка
Бумажная трудовая книжка
Это классический вариант. Хранится в отделе кадров в течение всего периода работы сотрудника в организации. Требования:
- Защита от повреждений, влаги, огня.
- Ограничение доступа — только уполномоченные кадровые работники.
- Срок хранения после увольнения — не менее 75 лет (согласно правилам хранения документов).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для работодателей. В этом случае:
- Физический носитель отсутствует — вся информация хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР).
- Отдел кадров не хранит «бумажку», но обязан:
- Передавать сведения о приёме, увольнении, награждениях в ПФР в установленные сроки (обычно в течение 15 дней).
- Хранить электронные копии документов, на основании которых вносились записи (приказы, договоры).
- Вести учёт бланков (если организация ещё использует бумажные книжки для новых сотрудников по их желанию).
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуг.
Ведение учётных документов
Даже при полном переходе на ЭТК, отдел кадров обязан вести:
- Книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек — для бумажных экземпляров.
- Книгу учёта бланков трудовых книжек — если организация заказывает и использует бумажные бланки. Учёт ведётся на бумажном носителе (приказ Минтруда от № 1н).
Ответственность за хранение
Нарушение правил хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность для работодателя и должностных лиц (в т.ч. начальника отдела кадров) по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Предупреждение или штраф.
- За утрату трудовой книжки — более строгие санкции, включая возмещение работнику морального вреда.
Утрата документа может привести к сложностям для работника при оформлении пенсии или подтверждении стажа.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли работник забрать свою трудовую книжку на время?
Нет. Трудовая книжка хранится у работодателя. Работник может получить её только при увольнении (для трудоустройства) или получить выписку/копию.
Что делать, если при увольнении в книжке нет нужной записи?
Немедленно обратиться в отдел кадров с требованием оформить запись. Если отказываются — письменное заявление на имя руководителя, а при необходимости, жалоба в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
Где хранят книжки уволенных сотрудников?
В архиве организации (или в отделе кадров, если архив не выделен). Срок хранения — не менее 75 лет с даты увольнения.
А что с книжками сотрудников, у которых была электронная?
Бумажный носитель не выдается. Все сведения в ПФР. Отдел кадров хранит только электронные копии документов, на основании которых вносились записи в ЭТК.
Хранение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а важнейшая юридическая обязанность работодателя, за которую отвечает отдел кадров. Грамотная организация этого процесса защищает интересы и компании, и сотрудника, обеспечивая сохранность документа, подтверждающего трудовой стаж и достижения. В эпоху цифровизации роль отдела кадров смещается от физического хранения бумаги к точному и своевременному внесению данных в электронную систему ПФР и ведению внутреннего учёта.