Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Запись в ней об увольнении должна быть выполнена точно в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами работодателя, иначе у сотрудника могут возникнуть проблемы при подтверждении страхового стажа, расчёте пенсии и получении социальных выплат․

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 66․1, 81, 83, 84 и др․) – регулирует порядок прекращения трудового договора и внесения записей в ТК․
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» – связывает правильность записей в ТК с размером будущей пенсии․
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» – содержит детальные правила оформления записей․
• Постановление Правительства РФ от № 441 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует работу с ЭТК и выдачу формы СТД‑Р․

Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении

1. Основание записи – запись делается только на основании изданного приказа работодателя об увольнении (о приёме, переводе, увольнении)․ Без приказа вносить данные запрещено․
2. Соответствие тексту приказа – формулировка в ТК должна полностью совпадать с текстом приказа и с соответствующей статьёй ТК РФ․
3. Последовательность заполнения колонок (по инструкции):
   1. 1‑я колонка – порядковый номер записи․
   2. 2‑я колонка – дата увольнения (число, месяц, год)․
   3. 3‑я колонка – характеристика события (приём, перевод, увольнение)․
   4. 4‑я колонка – наименование организации, её структурного подразделения (если есть)․
   5. 5‑я колонка – должность, профессия, специальность․
   6. 6‑я колонка – основание увольнения (статья и пункт ТК РФ или иного федерального закона)․
4. Точность и отсутствие исправлений – записи делаются черными чернилами, без подчисток и исправлений․ При необходимости исправить ошибку – оформляется новая запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на ошибочную запись․
5. Выдача формы СТД‑Р – при переходе сотрудника на электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК) в последний день работы работодатель обязан выдать форму СТД‑Р (ст․ 66․1 ТК РФ)․
6. Передача данных в СФР – сведения о записи в ЭТК подаются в Социальный фонд России на следующий день после издания приказа об увольнении․

Запись в трудовой книжке при различных основаниях увольнения

Увольнение по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)

Пример записи:

2026
05․22․2026 – уволен по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Инженер‑конструктор
Уволен по соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)

Увольнение по инициативе работника (ст․ 80 ТК РФ)

Пример записи:

2026
05․22․2026 – уволен по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Менеджер по продажам
Уволен по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)

Увольнение по инициативе работодателя

• Сокращение штата или численности (ст․ 81 ТК РФ)

Пример:

2026
05․22․2026 – уволен в связи с сокращением штата (ст․ 81 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Бухгалтер
Уволен в связи с сокращением штата (ст․ 81 ТК РФ)

• Несоответствие занимаемой должности (ст․ 81 ТК РФ)

Пример:

2026
05․22․2026 – уволен за несоответствие занимаемой должности (ст․ 81 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Оператор ПК
Уволен за несоответствие занимаемой должности (ст․ 81 ТК РФ)

• Систематическое неисполнение трудовых обязанностей (ст․ 81 ТК РФ)

Пример:

2026
05․22․2026 – уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей (ст․ 81 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Старший специалист
Уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей (ст․ 81 ТК РФ)

Увольнение в связи с выходом на пенсию (ст․ 80 ТК РФ – по собственному желанию, но с указанием причины)

Пример записи:

2026
05․22․2026 – уволен в связи с выходом на пенсию (по собственному желанию, ст․ 80 ТК РФ)․
ООО «Пример»
Главный инженер
Уволен в связи с выходом на пенсию (по собственному желанию, ст․ 80 ТК РФ)

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

• При увольнении сотрудника, у которого ведёться ЭТК, запись вносится в электронный формат в тот же день, что и в бумажную ТК (если она ведётся параллельно)․
• Работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику форму СТД‑Р, содержащую сведения о трудовой деятельности и причине увольнения․
• Сведения о записи в ЭТК передаются в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
• Если у сотрудника нет бумажной ТК, но он хочет получить её на руки, работодатель выдаёт дубликат бумажной ТК на основании данных ЭТК․

Последствия ошибок в записях трудовой книжки

• Неправильное указание основания увольнения может привести к отказу в признании периода работы страховым стажем․
• Это напрямую влияет на расчёт пенсии по старости: недоучтенные месяцы снижают размер выплаты․
• Ошибки могут стать основанием для споров в суде, особенно при оспаривании законности увольнения․
• В случае обнаружения неточности работодатель обязан внести исправительную запись, оформив её как новую строку с пометкой «Исправлено» и ссылкой на ошибочную запись․

Практический чек‑лист для кадровика при увольнении

1. Издать приказ об увольнении, указав точное основание (статья и пункт ТК РФ)․
2. Проверить соответствие текста приказа формулировке, которую планируется внести в ТК․
3. Заполнить трудовую книжку:
   1. Проставить порядковый номер записи․
   2. Указать дату увольнения (число, месяц, год)․
   3. В 3‑й колонке написать «уволен» (или «договор расторгнут», «договор прекращен» – в зависимости от основания)․
   4. Заполнить 4‑ю колонку – наименование организации и подразделения․
   5. Заполнить 5‑ю колонку – должность, профессия, специальность․
   6. В 6‑й колонке указать основание увольнения (статья и пункт ТК РФ или иного федерального закона)․
4. При наличии ЭТК – внести запись в электронный формат и подготовить форму СТД‑Р․
5. Выдать сотруднику форму СТД‑Р в последний рабочий день․
6. Передать сведения об увольнении в СФР на следующий день после приказа․
7. Проверить готовую запись на отсутствие опечаток и соответствие законодательству․

Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении – не просто формальность, а гарантия защиты прав работника на получение страхового стажа и пенсии․ Соблюдение установленного порядка, использование точных формулировок ТК РФ и своевременная передача данных в Социальный фонд позволяют избежать споров и финансовых потерь как для сотрудника, так и для работодателя․ Следуя представленным рекомендациям и образцам, кадровик сможет выполнить эту процедуру без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством․