Трудовая книжка – один из важнейших кадровых документов, подтверждающий трудовую историю работника. Правильное хранение трудовых книжек в архиве гарантирует их сохранность, соответствие требованиям законодательства и возможность быстрой выдачи по запросу.

Правовая база

Содержание и порядок ведения, учёта и хранения трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности».
• Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑71) – определяют сроки хранения кадровой документации.
• Пункт 43 Правил хранения архивных документов (утверждённые в 2025 г.) – конкретизирует требования к помещениям и средствам хранения.

Какие документы включаются в личное дело сотрудника

В личное дело в период работы включаются как оригиналы, так и копии следующих документов (по данным КонсультантПлюс):

1. Трудовая книжка (оригинал) и её дубликат (при необходимости).
2. Трудовой договор, дополнительные соглашения.
3. Приказы о приёме, переводе, повышении в должности, увольнении;
4. Справки о заработной плате, надбавках, премиях.
5. Документы, подтверждающие прохождение аттестаций, обучения, повышения квалификации.
6. Медицинские справки, приказы о временной нетрудоспособности.
7. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями (при их наличии).

Сроки хранения трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу и нормативным актам, трудовые книжки и их дубликаты хранятся:

• До востребования работника (или его наследников) – в течение срока трудового договора.
• Если книжка не востребована, она передаёться в архив и хранится не менее 50 лет (КонсультантПлюс, 2026).
• По истечении установленного срока документы могут быть уничтожены в установленном порядке.

Учет трудовых книжек в организации

Для контроля за наличием и состоянием книжек необходимо вести два вида учёта:

1. Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей – фиксирует количество выданных, находящихся в архиве и утерянных бланков.
2. Учёт конкретных трудовых книжек – отражает их текущий статус (в эксплуатации, в архиве, утеряна, выдана сотруднику).

Учет ведётся в журнале учёта трудовых книжек, который подписывается ответственным лицом (начальником отдела кадров) и хранится вместе с другими кадровыми документами.

Требования к помещению и средствам хранения

Для обеспечения сохранности трудовых книжек в архиве необходимо соблюдать следующие условия (пункт 43 Правил хранения архивных документов):

• Помещение должно быть закрытым, с ограниченным доступом (только уполномоченный персонал).
• Стены, пол и потолок – без сквозняков, влаги и резких перепадов температуры (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Окна – снабжены решётками или ставнями, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа.
• Оборудование – металлический запираемый шкаф или несгораемый сейф, отвечающий требованиям ПП 43 (не менее 2‑х уровней защиты: физическая и пожарная).
• Система пожарной безопасности – наличие датчиков дыма, автоматических систем тушения, а также наличие огнетушителей класса АВ.
• Контроль доступа – система электронных замков, журнал входов‑выходов.

Процедура передачи трудовых книжек в архив

Процесс передачи включает несколько этапов:

1. Подготовка списка – формируется перечень книжек, подлежащих передаче (не востребованных более 1 года).
2. Проверка состояния – проверяется целостность, отсутствие повреждений, наличие всех вложений (вкладыша, отметок).
3. Оформление акта передачи – акт подписывается представителем отдела кадров и архивариусом, в нём указываются номера книжек, их состояние и дата передачи.
4. Маркировка – каждая книжка получает архивный штамп с указанием номера архива, даты поступления и срока хранения.
5. Внесение в архивный реестр – данные вносятся в электронный реестр архивных документов, где фиксируются все атрибуты (номер, дата, срок хранения, место хранения).

Электронные копии и цифровой архив

С 2025 года в России активно развиваются нормы по оцифровке кадровой документации. При хранении трудовых книжек в электронном виде необходимо:

• Обеспечить достоверность копий (цифровая подпись, печать).
• Хранить оригиналы в течение установленного срока (не менее 5 лет) – электронные версии могут использоваться только после этого периода.
• Гарантировать защиту информации – шифрование, ограниченный доступ, резервное копирование.
• Соблюдать требования ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О персональных данных».

Лучшие практики (best‑practice)

Чек‑лист для контроля хранения трудовых книжек

• ☑ Проверено наличие полного комплекта документов в личном деле.
• ☑ Состояние книжки (без повреждений, чистый вкладыш).
• ☑ Оформлен акт передачи в архив (подписи, печати).
• ☑ Книжка маркирована архивным штампом.
• ☑ Внесена запись в электронный реестр.
• ☑ Помещение соответствует требованиям (температура, влажность, защита от доступа).
• ☑ Система пожарной безопасности проверена.
• ☑ Доступ к архиву ограничен (журнал входов‑выходов).

Хранение трудовых книжек в архиве – важный элемент кадровой политики любой организации. Соблюдение законодательных требований, правильный учёт, надёжные условия хранения и своевременная передача в архив позволяют обеспечить сохранность документов на протяжении десятилетий, а также упростить процесс их выдачи при необходимости.

При правильном подходе к организации архива трудовые книжки станут надёжным источником информации о трудовой истории сотрудников и помогут избежать юридических рисков.

Дата составления статьи:  г.